Hogyan tervezzük meg a vállalati találkozót

Gratulálunk! Az Ön cége a vállalat minden szintjén kiválasztott munkatársak csoportjához tart. A vezérigazgató a projektmenedzser felelősségét adja az eseményért. Ezek a tippek és a mintaprojektterv azt mutatja, hogy egy projektmenedzser megközelítheti a projektterv elkészítését egy vállalati találkozóra vagy hasonlóan összetett projektre.

Tervezze meg a projektet

Az első lépés a terv megtervezése. Kezdjük azzal, hogy megvitatjuk az eseményt az érintettekkel. Ha ez tavaly történt, mi történt? Mi romlott el? Ki vezette a projektet, és segíthetnek elkerülni az idei buktatókat? Mivel a vezérigazgató a projektet Önhöz rendezte, mit akar ki az eseményből? Mikor lesz az esemény? Hol? Mi a költségvetés?

Gyűjtsön össze annyi információt, amennyit csak tud. Ez lesz a csontváz, amelyen a projekt tervet készíted.

Építsd a csapatot

Milyen más erőforrásokra van szükség ahhoz, hogy ez a projekt sikeres legyen? Vannak emberek más osztályokban, akik segítenek abban, hogy ez az esemény sikeres legyen? Mit kell tennie, hogy odaérjen? Csak kérdezhetné, vagy szüksége van-e hivatalos jóváhagyásra a főnöküktől? Mennyi időre van szüksége tőlük? Milyen speciális készségekre van szükségük ahhoz, hogy biztosítsák? Bárki más tudja ezt a képességet, ha a kívánt személy nem áll rendelkezésre?

Mivel ez egy vállalati szintű találkozó, hogyan segíthet a HR? Szüksége van a létesítmények részlegének segítségére? Mi a helyzet a Marketing Tanszékkel? Segítségre van szüksége ezen a területen?

Tervezze meg a napirendet

Miután megtudta, mennyi ideig tart az ülés, akkor elkezdi betölteni az időblokkokat. Szüksége van nyitó hangszóróra? Ki lesz ez? Megtartja a résztvevőket, vagy a program egy részében kisebb csoportokra bontja őket? Hány más hangszóróra lesz szüksége? Ki fogja megszervezni a kisebb üléseket, ha kitörsz?

Az esemény több mint egy napot vesz igénybe? Hogyan zárja be az első napot? Hogyan nyitja meg újra a második napot?

Hogyan fogsz véget vetni? Szükséges-e záró beszéd? Hogyan fogod kezelni a szállodából kilépő személyek logisztikáját, ha egyet foglalsz?

Keresse meg a helyet

Tudja meg, hány ember jön. Ezután határozza meg, hogy mennyi hely szükséges. Hol lesz az esemény? Van-e hely a vállalati irodában, vagy nagyobb helyre van szüksége? A vezérigazgató szeretné, ha az ülést helyszínen tartják, hogy az emberek koncentrálhassanak, vagy azt akarja, hogy az irodában tartsák a költségeket?

Mely tulajdonságai lehetnek a térségben? A repülőtér közelében lévő szálloda jó választás a városból érkező emberek utazási idejének minimalizálására, vagy valamit, ami csendesebb lesz?

Mit fizetnek a különböző helyszínek a létesítményeikért? Mit foglalnak magukba, és mit kell vásárolni és hozni? Feladnak egy személyt, hogy dolgozzanak? Milyen politikájuk van az anyagra és a külső emberekre?

Húzd le

Miután összegyűjtöttük a válaszokat a legtöbb kérdésre, elkezdhetjük összeállítani a projekttervet. Ne feledje, hogy itt látható a projekt feladatok listája, csak a munkamegosztási struktúra (WBS). Nem foglalja magában a feladatok vagy az idővonalak közötti függőségeket. Ezeket később hozzáadjuk.

Mintavállalati találkozó projekt terv

A projektmenedzsment alapvető eszközeivel kapcsolatos projekttervezés során megvitattuk a projekttervezés mögötti gondolkodást és a tervezési folyamat során a projektmenedzsment készségeit. Az alábbiakban bemutatjuk, hogy a projekttervezeti munkamegosztási struktúra (WBS) hogyan kereshet egy projektet egy vállalati találkozó tervezéséhez:

1. A projekt előterjesztése

1. Határozza meg a költségvetést
2. Beszélje meg a vezérigazgatóval a projekt céljainak megállapítását
3. Tippekért forduljon a korábbi projektmenedzserhez (PM)
4. Határozza meg az érintettek listáját
5. Lépjen kapcsolatba az érdekelt felekkel a bevitelhez.
6. Létrehozza az esemény dátumát
7. Határozza meg, hogy hány hangszóró / előadó szükséges
8. Határozza meg, hogy hány támogató személyzetre van szükség
9. Határozza meg, hogy hány alkalmazottat vesz részt
10. Sorolja fel az esemény lehetséges helyeit

2. A projektcsapat építése

1. Szerezd vissza a marketingt
2. Szerezd meg a HR-t
3. Nézze meg, hogy a Vásárlás hozzárendel-e valakit a segítséghez
4. Kérdezd meg Susan-t, hogy kezelje az összes hangszóró adatait
5. Get rep a létesítmények
6. Ütemezés a projekt csapat csapata számára

3. A menetrend kidolgozása

3a

1. Állítsa be a kezdési időt
2. Állítsa be az időt, a helyet és a személyzetet a regisztrációhoz
3. A reggeli ülés hosszának beállítása
4. A beszédek hosszának beállítása
5. Számítsa ki a reggeli beszélgetésekhez szükséges hangszórók számát
6. Foglalkoztasson hangszórókat
7. Tervezd meg a reggeli reggel szünetet (idő és hossz)
8. A konferenciaterem frissítésének megszervezése szünet közben (víz, szemét stb.)
9. Ebédszünet tervezése (idő, hossz, hely, menü, aki fizet)
10. Délutáni munkamenet tervezése (hossz, hangszórók száma)
11. A délutáni hangszórók felvétele
12. Tervnap első zárása (idő, aki, hossz)

3b A második nap tervezése

1. Állítsa be a kezdési időt
2. A reggeli ülés hosszának beállítása
3. Számítsa ki a reggeli beszélgetésekhez szükséges hangszórók számát
4. Foglalkoztasson hangszórókat
5. Tervezd meg a reggeli reggel szünetet (idő és hossz)
6. A konferenciaterem frissítésének megszervezése szünet közben (víz, szemét stb.)
7. Ebédszünet tervezése (idő, hossz, hely, menü, aki fizet)
8. Délutáni munkamenet tervezése (hossz, hangszórók száma)
9. A délutáni hangszórók felvétele
10. Záró beszéd terv (idő, ki, hossz)
11. Rendezzen ki kijelentkezési időt a szállodával

4. Tervezze meg a helyet

1. Határozza meg a résztvevők számát
2. Ülőhelyek tervezése (sorok vs. táblázatok)
3. Számítsa ki a szükséges helyet
4. Vizsgálja meg a rendelkezésre álló helyeket ezzel a mennyiséggel (költségek, hely, szolgáltatások)
5. Számolja ki a hangszórók számát minden nap és összesen
6. Határozza meg a szükséges személyzet számát és típusát
7. Ismerje meg, hogy hány résztvevőnek / beszélőnek / személyzetnek kell szobája
8. Tárgyalja a költségeket és a dátumokat a rendelkezésre álló helyekkel
9. Szerződés aláírása a kiválasztott helyre

5. Nyissa meg az eseményt

1. Végezze el az összes részletet az esemény helyével
2. Győződjön meg arról, hogy a résztvevők értesítést kapnak
3. Értesítsen a témáról és a prezentációs időről / napról az összes felszólalót
4. Értesítsen minden támogató személyzetet a feladatokról és az eltolásokról
5. Kapjon RSVP-t a résztvevőktől
6. Szükség esetén értesítse a csere résztvevőket

6. Nyomon követés

1. Minden felszólalótól beszédet készít
2. A záró beszédek áttekintése
3. Minden résztvevő, hangszóró, személyzet névcímkéjét kapja
4. Vásároljon bármilyen anyagot és ajándékot a résztvevőknek
5. Erősítse meg újra az esemény helyét

7. Felülvizsgálat és értékelés

1. Az elégedettségi felmérés elküldése minden résztvevőnek
2. Ellenőrző felmérés küldése minden hangszórónak
3. Köszönjük az összes felszólalót és személyzetet
4. Tartsa záró értekezletet a projekt csapatával

További tervezés

A fenti projekttervezeti munkamegosztási struktúra (WBS) a vállalati találkozó tervezésének mintáját mutatja. Ez csak egy vázlat. A projektcsoportnak továbbra is dolgoznia kell ezeken az elemeken, és sokan ki kell terjednie. Emellett az egyes feladatokhoz szükséges időre, a feladatok relatív jelentőségére és a feladatok közötti kapcsolatokra / függőségekre kell dolgozniuk.