A projekttervbe belefoglalandó lépések

01 Projekt célok

A projekt céljait egy projekt chartában határozták meg, de a projekttervbe is bele kell foglalni. Ennek számos módja van. A projektterve tovább magyarázhatja a projekt céljait, vagy kiegészítheti a chartát. Függetlenül attól, hogy a projektvezető hogyan kívánja beilleszteni a célokat a projekttervbe, fontos, hogy egyértelmű kapcsolatot tartson fenn a projekt chartája - a projekt első kulcsdokumentuma - és a projekt második kulcsdokumentuma, a projektterv között.

02 Projekt hatálya

A projekt céljaihoz hasonlóan a hatályt a charta határozza meg. A projektvezetőnek azonban tovább kell finomítania a projektterület alkalmazási körét. Például egy manuális folyamat automatizálására szolgáló projektnek meg kell határoznia a hatókört annak meghatározásával, hogy hol kezdődik és végződik a folyamat.

A hatókör meghatározásával a projektmenedzser elkezdheti megmutatni, hogy a projekt célja vagy a végtermék hogyan néz ki a végén. Ha a hatókör nincs meghatározva, akkor a projekt egészében kibővülhet, és költségtúllépést és elmaradt határidőket eredményezhet.

Például, ha egy marketingcsapatot vezet, hogy kiadjon egy brosúrát a vállalat termékcsaládjához, hány oldalt fog megtenni? Milyen példák vannak a késztermék megjelenésére? Egyes csapattagok számára egy brosúra két oldalt jelenthet, míg mások számára tíz oldalt jelenthet. A hatókör meghatározása az egész csapat kezdetén ugyanazon az oldalon kapható.

03 Mérföldkövek és fontosabb eredmények

A projekt legfontosabb eredményeit mérföldköveknek nevezik. A legfontosabb munkatermékek fő kimeneteknek nevezhetők. Ezek a projektek nagy részét képezik. A projekttervnek meg kell határoznia ezeket a tételeket, meg kell határoznia azokat, és meg kell határozni a befejezésük határidejét.

Ha egy szervezet egy új szoftvert fejlesztő projektet hajt végre, a főbb eredményeket az üzleti követelmények végső listája és azok végrehajtásának módja lehet. Ezek után a projekt mérföldköveket tartalmazhat a tervezés befejezéséhez, a rendszer teszteléséhez, a felhasználói elfogadási tesztekhez és a szoftver telepítésének időpontjához. Ezeknek a mérföldköveknek van munkájukkal kapcsolatos termékük, de inkább a folyamatok, mint maguk a termékek.

A mérföldkőnek és a főbb megvalósítható határidőknek nem kell pontos dátumoknak lennie, de minél pontosabbak, annál jobb. A pontos időpontok segítenek a projektmenedzsereknek a munkaszerkezetek pontosabb lebontásában.

A terv ebben a szakaszában mérföldköveket hoz létre, így nagy vagy magas szintű eredményeket vehet fel, és azokat kis eredményekre bonthatja, amelyeket a következő lépésben vázolhatunk fel.

04 Munkavégzés szerkezete

A munkamegosztási struktúra, vagy a WBS, a projekt mérföldköveit és főbb eredményeit kisebb darabokra dekonstruálja, így minden személy számára egy személy felelősséggel tartozik. A munkamegosztási struktúra kialakításakor a projektvezető számos olyan tényezőt vesz figyelembe, mint a projektcsapat tagjai erőssége és gyengesége, a feladatok kölcsönös függősége, a rendelkezésre álló források és a teljes projektidő.

A projektvezetők végső soron felelősek a projekt sikeréért, de nem tudják egyedül elvégezni a munkát. A WBS olyan eszköz, amellyel a projektvezető biztosítja a projekt elszámoltathatóságát, mert a projekt szponzorának, a projektcsapat tagoknak és az érdekelteknek, akik felelősek a projektért, felelősek. Ha a projektmenedzser aggódik egy feladat miatt, pontosan tudja, hogy ki találkozzon ezzel az aggodalommal.

05 Költségvetés

A projekt költségvetése megmutatja, hogy mennyi pénzt szenteltek a projekt teljesítéséhez. A projektvezető felelős ezeknek az erőforrásoknak a diszpergálásáról. Olyan projekt esetében, amelynek eladói vannak, a projektvezető biztosítja, hogy a szállítmányokat a szerződés feltételei szerint végezzék el, különös tekintettel a minőségre. Néhány projekt költségvetés a humánerőforrás-tervhez kapcsolódik.

Fontos, hogy megállapítsuk az egyes mérföldkövek és a megvalósíthatóság költségeit, ha megnézzük, hogy mennyi időt és munkaerőt kell fizetni a feladatok elvégzéséhez. A projekt költsége a projekt időtartamához kötődik, ami a projekt hatóköréhez kapcsolódik. A hatókört, a mérföldköveket, a feladatokat és a költségvetést össze kell hangolni és valósítani kell.

06 Humánerőforrás-terv

A humánerőforrás-terv azt mutatja be, hogy a projekt milyen személyzetet kap. Néha személyzeti tervként ismert. Ez a terv határozza meg, hogy ki lesz a projekt csapatában, és mennyi idő várható el minden személy számára. E terv kidolgozása során a projektvezető a csapattagokkal és felügyelőikkel egyeztet a munkatársaknak, hogy mennyi időre fordíthatja a csapatot a projekt. Ha további személyzetre van szükség a projekt konzultációjához, de a projektcsapat részét képezi, akkor azt a személyzeti terv is dokumentálja. Ismét konzultálnak a megfelelő felügyeletekkel.

07 Kockázatkezelési terv

Sok dolog baj lehet a projektben. Bár minden lehetséges katasztrófa vagy kisebb csípés előre nem látható, sokan megjósolhatók. A kockázatkezelési tervben a projektmenedzser azonosítja a projekt kockázatait, a kockázatok valószínűségét és a kockázatok mérséklésére irányuló stratégiákat. A projektvezető a projekt szponzorától, a projektcsoporttól, az érdekelt felektől és a belső szakértőktől kér segítséget.

A kockázatcsökkentési stratégiákat olyan kockázatokra vezetik be, amelyek valószínűleg előfordulnak, vagy magas költségekkel járnak. A tervben szerepelnek azok a kockázatok, amelyek nem valószínűek, és azok, amelyek alacsony költségekkel rendelkeznek; ezek azonban nem rendelkezhetnek enyhítő stratégiákkal.

08 Kommunikációs terv

A kommunikációs terv ismerteti, hogy a projektet hogyan közlik a különböző közönségekkel. A munkamegosztási struktúrához hasonlóan a kommunikációs terv feladata az egyes komponensek teljesítése egy projektcsapattagnak.

Ebben a lépésben fontos, hogy körvonalazzuk, hogyan kommunikálnak és megoldódnak a kérdések a csapaton belül, és milyen gyakran fogják kommunikálni a csapattal és az érdekeltekkel vagy a főnökkel.

Minden üzenetnek célközönsége van. A kommunikációs terv segíti a projektmenedzsereket abban, hogy a megfelelő információk megfelelő időben kerüljenek a megfelelő emberekhez.

09 Az érdekeltek kezelési terve

Az érdekelt felek gazdálkodási terve meghatározza, hogy az érdekelt feleket hogyan használják fel a projektben. Néha az érdekelteknek csak tájékoztatást kell kapniuk. Ez a kommunikációs tervben gondoskodik. Ha többre van szükség az érdekelt felek részéről, az érdekelt felek kezelési terve felvázolja, hogyan fogják elérni.

10 Változáskezelési terv

A változáskezelési terv keretet biztosít a projekt módosításához. A projektmenedzserek hajlamosak arra, hogy elkerüljék a projekt változásait, de néha elkerülhetetlenek. A változáskezelési terv protokollokat és folyamatokat biztosít a módosítások elvégzéséhez. Az elszámoltathatóság és az átláthatóság szempontjából elengedhetetlen, hogy a projekt támogatói, a projektvezetők és a projektcsapat tagjai követik a változáskezelési tervet.