Ismerje meg, hogyan kell tartani az ülés jegyzőkönyveit

Az értekezlet jegyzőkönyvei azok a részletes megjegyzések, amelyek egy találkozó vagy konferencia hivatalos írásos nyilvántartása. Az összegyűjtésért felelős személy általában arra kéri az egyik résztvevőt, hogy hajtsa végre ezt a feladatot. Egy nap, hogy valaki te lehet! Bár ez nem szörnyen nehéz feladat, ez fontos. A jegyzőkönyvek hivatalos jegyzőkönyvei annak, hogy mi történt, a pontosságra van szükség. Részletes megjegyzéseket kell tennie arról, hogy az embereknek szükség esetén utólag kell hivatkozniuk. Íme néhány mutató, amely segít abban, hogy ezt a feladatot finesse módon kezelje.

Tudja meg, mit kell tennie az ülés előtt, alatt és után.

A találkozó előtt

• Válassza ki a felvételi eszközt: Az első dolog, amit meg kell tennie, annak eldöntése, hogy hogyan veszi a jegyzeteket. Elmehetsz régi iskolába, és használsz tollat ​​és papírt, vagy technikailag használsz laptopot, táblagépet vagy okostelefonot? Ellenőrizze a főnökét, hogy látja-e, hogy egy adott módszert szeretne-e használni. Nem valószínű, de lehetséges.
• Győződjön meg róla, hogy a választott eszköz működőképes, és csak abban az esetben álljon rendelkezésre biztonsági mentés, ha az eredeti sikertelen. Ha például egy laptopot hoz, akkor toll és papír is jól használható. Nem akarja leállítani az értekezletet, miközben keres valamit, hogy írjon, ha a számítógép összeomlik.

• Olvassa el a találkozó napirendjét az ülés kezdete előtt. Lehetővé teszi, hogy megfogalmazza a perceket. Hagyjon helyet az egyes elemek alatt, és írja be jegyzeteit. Ezzel egy kicsit könnyebbé válik a munkája, amíg a találkozót futtató személy a napirenden marad.

A találkozó során

• A résztvevők lapja körül, és győződjön meg róla, hogy mindenki be van jelentkezve. A hivatalos ülés jegyzőkönyvében fel kell tüntetnie az összes résztvevő listáját.
• Győződjön meg róla, hogy tudja, ki mindenki.Így azonosíthatja, hogy ki beszél, és helyesen rögzíti ezt az információt.
• Jegyezze meg az ülés kezdetének időpontját.
• Ne próbáljon meg minden megjegyzést felírni. Jó, ha csak a főbb ötleteket foglaljuk magukba. Legyen óvatos, hogy ne hagyja ki azokat az elemeket, amelyekkel nem ért egyet. Az Ön elfogultságai nem befolyásolhatják Önt. Ne feledje, hogy ez egy hivatalos számla, és nem a véleményed arról, hogy mi történt!

• Írja le az összes indítványt, aki tette őket, és a szavazatok eredményeit, ha vannak; nem kell felírnod, ki küldött egy mozgást. Természetesen a szervezet szabályai eltérőek lehetnek, így először ellenőrizheti őket.
• Ha az esetleges indítványokról vagy vitákról a szavazást a következő ülésre halasztják, jegyezze fel ezt.
• Jegyezze fel a találkozó végét.

A találkozó után

• Írja be a perceket a találkozó után a lehető legrövidebb időn belül, miközben minden még mindig friss az elmédben. Ha hibát észlel a jegyzeteiben, vagy ha kérdésed van, gyorsan megkeresheted a többi résztvevővel való beszélgetéssel.
• A jegyzőkönyv utolsó példányánál adja meg a szervezet nevét, a bizottság címét, a találkozó típusát (napi, heti, havi, éves vagy különleges), valamint annak célját.
• Adja meg az időket, amiket kezdett és véget ért.
• Adja meg a résztvevők listáját és egy megjegyzést arról, hogy ki vezette az ülést. Itt is jelezheti, hogy felvette a perceket. Adja meg a nevét a résztvevők listáján, és zárójelben a nevét követően mondja el, hogy felvette a perceket. Alternatívaként, a dokumentum végén, a „Respectively by by” (Megfelelően benyújtott), majd az Ön nevével írható le.

• Helyesbítse a perceket, mielőtt elküldi őket. Kérd meg valakit, aki részt vett, hogy megnézze őket. Ő tudhatja, ha véletlenül elhagyott valamit.
• Küldje el őket az ülésen futó személynek, hacsak nincs más utasítás.