Hogyan készítsük el a menedzsment találkozókat?

Nem kell nagyon messzire nézni, hogy szakértői véleményeket találjanak az időgazdálkodásról, a teljesített vezetőkről és más gurukról, valamint a megbeszélésekről szóló javaslatokról, és azt javasolják, hogy elkerüljék, zsugorodjanak, vagy más módon lemondanak ezekről a gyakran munkaigényes vállalati időkből.

Ennek ellenére néha csak találkoznunk kell. Igen, a szakértőknek nagyszerű tanácsok állnak rendelkezésre az időgazdálkodásról, a napirend ellenőrzéséről és a rendszabályokról. A fókusz itt egy kicsit más, ami néhány próbálkozott és igazi útmutatást nyújt, amely segít a vezetőknek öt közös találkozót választani fájdalommentes és produktív eseményekké.

Öt közös találkozási megoldás

1. Távolítsa el a halált az „Around the Table” frissítésekkel. Ismeri ezt a találkozót. Húsz tizennyolc embert húzzon egy szobában, és azt követelje meg, hogy minden személy megosszon egy olyan frissítést, amely jellemzően úgy tűnik, mint a létezésük igazolására irányuló kísérlet, és tegyék meg a helyzetüket a nagy munkáscsarnokban. A vezérigazgatók és a vezető vezetők híresek arról, hogy ezek az ülések futnak, naiv módon hitték, hogy ez egy nagyszerű módja annak, hogy mindenki meghallja, mi történik az egész cégen. A valóságban az emberek többnyire kihangsúlyozzák és saját tervezésükre összpontosítanak, amit senki sem hallgat.

Helyette: Mindenképpen vegye fel a kapcsolatot társaival, csapattagjaival vagy kulcsfontosságú munkatársaival, de ne hagyja magát az „asztal körül” megközelítéshez. Adjon információt kivételes alapon. Ossza meg a releváns híreket, beleértve a pénzügyi eredményeket, a nagy ügyfelek nyerését vagy a szervezeti szintű kezdeményezések frissítéseit. Továbbá terjessze ki az ajánlatot az egyének számára, hogy fontos kérdéseket tegyenek fel. Ha valami figyelemre méltó és nem széles körben ismert, akkor valaki megosztja. Ha egy csoportnak szüksége van egy másik csoport segítségére, emelje fel a kérést.

Ellenkező esetben ne kötelezze az összes résztvevőt megosztani.

2. Általános helyzetmegállapodások. Ezek brutális időgyilkosok lehetnek, különösen akkor, ha ismétlődő eseményként zárnak be és rosszul kezelik őket.

Helyette : Soha ne hívjon találkozót valamire, amit felnézhet. Használja ki a nap technológiai eszközeit annak biztosítására, hogy a munkacsoportok fenntartsák az aktuális és látható állapotfrissítést, ahol mindenki láthatja az egérkattintással. Ha meg kell felelniük a tervezett találkozóidőnek félre, vagy használjon agilis megközelítéseket és futtasson rövid „stand-up” üléseket. Legyetek draconikusak azoknak a hullámzásoknak és zavaró tényezőknek, amelyek megnyújtják ezeket az üléseket. Fókuszáljon a megosztási státuszra, és megköveteli az embereket, hogy a fórumon kívüli problémákat kezeljék.

3. Strukturálatlan brainstorming találkozók. A legtöbb ötletgyűjtő megbeszélés ennyire kevéssé megkönnyíti, hogy végül elnyomjuk az ötleteket, támogatjuk a főnök ötletét, vagy nagyszerű listákat készítünk a hűvös dolgokról, amelyeket a poszt-poszton soha nem hallottak és nem látnak újra.

Helyette: Dolgozzon az ötletgyűjtés témakörének meghatározása és a meghívottakkal való megosztása előtt. Gyűjtsük össze a bemenetüket, és konszolidáljuk és tegyük közzé azt, vagy osszuk meg anélkül, hogy az ötleteket hozzárendelnénk. Használja az élő munkamenetet, hogy ugorjon és építsen a benyújtott ötletekre, és hozzáadja a listához. Ellenőrizze az idei értékelések értékelésére irányuló szándékot. Adjon más technikákat, amelyek minimalizálják a szocializációs nyomást, mint például az agyírás. És mindenekelőtt az ötletek megszilárdítása és az értékelésük folyamatának megteremtése, valamint a könnyebb csoportos referenciák archiválása a jövőbeli üléseken és helyzetekben.

4. A műveletek áttekintése, amelyek az inkvizíciót szelídnek tekintik. Ha valaha is szenvedett egy olyan munkamenetben, ahol a találkozóvezető - általában egy végrehajtó - az egyik küzdő funkcióra összpontosít, vagy mindenki előadásában keres gyenge pontot, majd kegyetlenül grillezze a hírnököket, tudja, milyen romboló ez a formátum. Ne tartsa fenn ezt a folyamatot.

Helyette: tartsa a mély funkcionális merüléseket és a vállalati proctológiai vizsgákat magán, és összpontosítson a kulcsfontosságú működési mutatók, problémák és lehetőségek megosztására. A csoportos megbeszélés nem az az idő vagy hely, ahol egy kevésbé teljesítő területet vagy egyéniséget szétszedhet. Állítsa be a helyszíni nyomon követési megbeszélést, de ne tegye ki mindenki másnak a keresztrejtett vizsgálatát. Ne térjen vissza a javításért való elszámoltathatóságért, de szüntesse meg a kegyetlenséget, és mit jelent az, hogy a nyilvános menekülés az ülésmenedzsment repertoárjából származik.

5. Találkozók, amelyek spontán döntéseket igénylő kérdéseket vetnek fel. Furcsán vagy ironikusan a tárgyalóterem a gyors döntések egyik legrosszabb helye. A kérdés első emelése és döntéshozatali felhívás az embereket a helyszínre helyezi, és ők visszahívják ezt a megközelítést.

Helyette: A csoporttalálkozók előtt folyamatosan dolgozzon, hogy a kulcsfontosságú érdekelt feleket bevonják a kérdésekbe és a lehetőségekbe. Kérje meg a bevitelt, nyújtson perspektívákat és dolgozzon a közös érdekek közvetítésében. Használja az értekezlet fórumát az érdekeltek érdekeinek érvényesítésére és ajánlásaik meghatározására. Bár még nem kaphatod meg az azonnali döntést egy másik lépés nélkül, akkor megerősíted munkakapcsolatodat a munkamenet előtti munkáddal.

Az alsó sor most

Közösségi lények vagyunk természetünkön, sőt, számos olyan technológiai eszközzel is, amely lehetővé teszi számunkra, hogy ugyanazon a helyen legyünk, néha csak szemtől szembe. Ezt az időt bölcsen kihasználva mutassa meg a résztvevők iránti tiszteletet olyan találkozók készítésével, amelyek minimalizálják az időbefektetéseket és maximalizálják a kiváló minőségű információmegosztást egy nem fenyegető környezetben.