Hogyan lehet eredményes találkozókat futtatni?

Az emberek annyi időt töltenek az üzleti találkozókon, hogy a sikeres szervezetek számára a találkozási idő fenntartható eredményekké válása elsődleges. Az üzleti találkozók sikeres lebonyolításához olyan tevékenységeket kell kezelni, amelyekkel az ülés vezetője az ülés előtt, alatt és után.

Ha kihasználja ezeket a tizenkét üzleti találkozókezelési tippet, a találkozók és csapatok jobban működnek és jobb eredményeket hoznak.

Az üzleti megbeszélést megelőző tevékenységek

Az üzleti találkozó előtti műveletek megalapozzák az értekezlet eredményeinek megvalósítását. Megteheti az összes szükséges nyomon követést, de az előzetes munka nélkül nem lesz sikeres.

Tervezze meg az üzleti találkozót

Az eredményes üzleti találkozók az intelligens tervezéssel kezdődnek. Először is azonosítani kell, hogy szükség van-e más alkalmazottakra, hogy segítsen a találkozó tervezésében (vagyis néhány részlegből húzza az embereket). Ezután döntse el, hogy mit szeretne elérni az értekezlet megtartásával, és meghatározza a találkozóra vonatkozó célokat.

Az üzleti találkozóra beállított célok meghatározzák a hatékony találkozó terv keretét. Ahogy Stephen Covey azt mondja a "Hatalmasan hatékony emberek hét szokásában", "Kezdje a fejét szem előtt." Az értekezlet célja meghatározza az értekezlet középpontját, az ülés napirendjét, és a résztvevőknek, akiknek részt kell venniük az ülésen.

Győződjön meg róla, hogy találkozóra van szüksége

Előfordulhat, hogy visszafelé hangzik, de miután kifejlesztette üzleti találkozási tervét, győződjön meg róla, hogy egy találkozó megfelelő eszköz a kitűzött célok eléréséhez. A találkozók megtartása költséges vállalkozás, ha figyelembe vesszük a résztvevők számlázható költségeit. Minden erőfeszítést megtesz annak megállapítására, hogy egy találkozó a legjobb lehetőség a probléma megoldására, a folyamat javítására, vagy hosszú vagy rövid távú stratégia létrehozására csapatának vagy osztályának.

Megfelelő részvétel biztosítása az ülésen

Ha egy üzleti találkozó a megfelelő eszköz a célok eléréséhez, ellenőrizze a résztvevőket, akiknek részvétele szükséges ahhoz, hogy az ülés sikeres legyen. Ez úgy tűnhet, mintha nem-agytörzs lenne, de eljut a legvonzóbb vezetőre - a kulcsfontosságú résztvevőknek rendelkezniük kell az ülésen való részvételhez.

Néha az emberek küldötteket küldnek távollétükben. Ha egy küldött részt vesz egy döntő döntéshozó helyén, győződjön meg róla, hogy a kijelölt munkatárs jogosult-e végleges döntéseket hozni, amelyeket alá lehet írni. Ellenkező esetben elhalasztja az ülést.

Elosztása és felülvizsgálata az előzetes munka előtt az ülés előtt

Hány találkozót vett részt az ülésen, amikor elkezdődött az értekezlet-közvetítő, aki elkezdett egy papírlapot vagy egy PowerPoint bemutatót indított a vita elindításához? Bosszantó, mert a sárgaréz taktikájába kerül; a találkozó egy csoportos olvasóvá válik - alig produktív az Ön vállalkozásának.

Az üzleti találkozók legeredményesebbé tehetik, és biztosíthatják az eredményeket a szükséges előzetes munkával az ülés előtt. Az előzetes munka, grafikonok, grafikonok és olvasóanyagok 48 órával az értekezlet elkezdése előtt azt jelenti, hogy mindenki készen áll arra, hogy ugorjon be.

Azok a dokumentációk, amelyek segítenek a találkozási célok elérésében, a következők lehetnek:

• jelentések és adatok
• diagramok és linkek a versenyképes információkhoz
• havi-napi értékesítés
• termelési terveket
• A Microsoft PowerPoint csúszdái, amelyek bemutatják a kulcsfontosságú beszélgetési pontokat
• ülések jegyzőkönyvei, megjegyzések és korábbi találkozók vagy kapcsolódó találkozók és projektek nyomon követése

Az üzleti találkozó során végrehajtandó tevékenységek

Az üzleti találkozó során, ha hatékonyan használja az időt, lelkesedést fog létrehozni a témához, és elkötelezettséget generál a résztvevőktől. Az emberek valamit nagyobbnak fognak érezni, mint a mindennapi kihívások. Ezért egy jól megkönnyített, aktív találkozó, amely meghatározza a nyomon követés szakaszát, találkozási eredményeket fog eredményezni.

Hatékony üzleti találkozó megkönnyítése

A találkozóvezető pozitív, produktív hangot ad az értekezlet résztvevői közötti kölcsönhatásra. A hatékony megbeszélés megkönnyítése a célok felülvizsgálatával, vagy a találkozó várható eredményeivel és a napirenddel kezdődik. A segítő segít a csoport tagjai számára, hogy koncentráltak és produktívak legyenek.

A találkozó kialakítása és a napirend meghatározza az ülés keretét. Egy hatékony közvetítő, aki a résztvevőket a pályán tartja, biztosítja a várt, kívánt eredményeket az ülés eredményeként.

Minden résztvevő bevonása a megvalósítható műveletekbe

Minden munkacsoport különböző személyiségekkel rendelkezik, amelyek találkoznak az üléseken. Csendes munkatársaid vannak, valamint olyanok, akik megpróbálnak dominálni minden beszélgetési ponton. Legyen szó akár az ülésen való részvételről, akár minden résztvevőt be kell vonni a találkozási célok folyamatába.

Ez biztosítja, hogy minden résztvevőt az ülés témájába fektessenek be és nyomon követik. Nem lesz egy tagod - vagy magad -, aki megpróbálja elviselni a teljes terhelést.

Hatékony üzleti találkozó nyomon követési terv létrehozása

Az üzleti találkozó során nyomon követési tervet kell készíteni a cselekvési tételekkel. A hatékony tervek a következők:

• Az adott akcióelem
• Az a személy neve, aki tulajdonjogot kapott a műveletelem végrehajtásához
• A cselekvési tétel esedékessége
• Konszenzus a cselekvési tétel befejezéséről

Beszélje meg a valós élet forgatókönyveit és a sikert akadályokat, amelyeket a csapat tagjai tapasztalhatnak, amikor megpróbálják elérni az eredmények előállításához szükséges elemeket. Ha nyomon követési találkozóra van szüksége, állítsa be a résztvevők elhagyásának idejét, hogy mindenki naptárban legyen.

Az üzleti megbeszélést követő tevékenységek

A találkozó előtt és alatt végzett tevékenységek és tervezés nagy szerepet játszanak abban, hogy elérjék a várt, pozitív és konstruktív eredményeket. A találkozót követő lépések ugyanolyan fontosak. A következő ütemezett találkozó nyomon követése soha nem elég ahhoz, hogy az eredményeket biztosítsa.

Találkozónapok közzététele

24 percen belül közzéteszi jegyzőkönyveit és cselekvési tervét. Az emberek a leghatékonyabban járulnak hozzá az eredményekhez, ha azonnal elkezdenek cselekvési elemeket. Még mindig van egy új emlék a találkozóról, a különböző vitafórumokról és az egyes találkozási pontok indokairól.

Továbbá a percek eloszlásának késedelme befolyásolja az eredményeket, mert a legtöbb ember várja, hogy a jegyzőkönyv megérkezzen, mielőtt a kötelezettségvállalásait kezelné.

Hatékony üzleti megbeszélések

A határidők tiszteletben tartása és betartása és a nyomon követés segít Önnek találkozók eredményeinek elérésében. Az ülést követően minden cselekvési ponttal rendelkező személynek cselekvési tervet kell készítenie minden kötelezettségvállalásának teljesítésére.

Függetlenül attól, hogy írják-e a lépéseket a tervezőjükbe, átruházzák a feladatokat egy másik személyzetre, vagy azonnal elvégezhetik a feladatot, az egyén felelős a nyomon követésért.

Ezenkívül javíthatja az értekezlet eredményeit, ha az egyes személyeket az ülések közepén követheti. A cél az, hogy ellenőrizze a haladást, és gondoskodjon arról, hogy a feladatok folyamatban legyenek.

Elszámoltathatóság a következő ülés során

Voltál-e már valaha egy utólagos találkozón, amely minden résztvevőből állt, mondván a csoportnak, hogy miért nem tudták teljesíteni elkötelezettségüket? Az eredmények elszámoltathatóságának normája vagy szokása a találkozó ciklusának korai szakaszában kezdődik.

A tanácsadó közreműködése az ülések közepén segít, de a csoportnak nem kell elfogadnia a kötelezettségvállalásokat. A résztvevők számoljanak be a következő ülésen az előrehaladásról és az eredményekről azzal a várakozással, hogy minden résztvevő teljesíti a kitűzött célokat. Ha egy feladat leáll, a következő ülésen nézze meg, hogy van-e jogszerű útlezárás a haladáshoz, és határozza meg, hogyan kell eljárni.

Ismertesse a folyamatos fejlesztés üzleti találkozójának folyamatát

Az üzleti megbeszélések áttekintése a folyamatos fejlesztés hatékony eszköze. A résztvevők felváltva vitatják meg, hogy mi a hatékony vagy nem hatékony a jelenlegi üzleti találkozófolyamatról. Megvitatják az előrehaladást is, amit úgy érzik, hogy a csoport a témával foglalkozik.