Hogyan készítsünk teendők listáját: Kezelési tippek

Mindent megtettünk. Valahogy soha nem tűnik elég óráknak a nap folyamán, hogy elvégezze az összes dolgot a teendők listájában. Itt van egy olyan rendszer, amely működik - és az is jól működik.

A lista nem elég

A "dolgok listázása" nem elég. Be kell rangsorolni őket. Tudnia kell, hogy mely feladatok fontosabbak, így ezekre összpontosíthat. Ezután erőforrásokat kell elkülönítenie ezekre a tételekre, mérnie kell a haladást, és jutalmazni magát a sikerért.

Rangsor

Sorolja fel az összes feladatát a táblázatban, bár papírt is készíthet. Azt is elhelyezheti őket a számítógépre vagy okostelefonra, írhatja őket a naptárba, vagy beírhatja azokat időgazdálkodási szoftverbe.

Az első lépés az, hogy felsorolja mindazt, amit meg kell tennie. Ezután hozzárendel egy rangot számukra, így összpontosíthat a fontos elemekre.

Használjon A, B, C rangot. Az A-lista azoknak a dolgoknak, amelyeket ma meg kell tenni, mielőtt elhagynám. A B-lista olyan dolgok, amelyeket meg kell tenni, de nem feltétlenül ma. Végül a C-lista azok a dolgok, amiket hamarosan meg kell találni.

Meglehetősen gyorsan megtudhatod, hogy a C-listán lévő dolgok, és még a B-lista is, soha nem jutnak el. Néhány évvel ezelőtt egy Operations Manager pozícióban egyre inkább csalódott voltam az A-listámmal. Nemcsak nem jutottam át rajta minden nap, mint mindig voltam, de az A-lista folyamatosan nőtt. Ekkor rájöttem, hogy mit kell tennem, hogy a teendőlistám nekem dolgozzon, és kifejlesztettem egy rendszert tett munka.

Idő beosztás

Nem volt elég tudni, hogy mi fontos; mi tette az A-listát. Azt is tudnom kellett, hogy mennyi ideig tartanak, és mennyi időt kellett szentelni nekik. Adott hozzá egy oszlopot a teendők listájához azzal a becsült idővel, ameddig az egyes feladatoknak meg kell tennie, és egy szomszédos oszlopot a halmozott összeget.

Aztán elvégeztem egy egyszerű időmérést. Ahogy minden feladatot elvégeztem, leírtam, amit tettem, és a kezdési és befejezési időket. Egy egész napot nyomoztam. Aztán pár hét múlva ismételtem meg egy másik napon. Ez nem volt kimerítő felmérés semmilyen módon, de némi betekintést adott nekem. Operációs menedzserként a napom nagy részét a megszakítások vették fel - olyan események kezelésével, amelyek történt, a felmerült válságok, vagy a megoldandó problémák. Ezek a megszakítások átlagosan napi négy órát fogyasztottak. Mivel általában tízórás napot dolgozom, hat órát hagyott nekem naponta a teendők listáján.

Minden este, mielőtt elmentem az irodából, frissíteném a teendők listáját. Törölném azokat a dolgokat, amelyeket befejeztem, átruháztam vagy leértékeltem, adtam hozzá az új dolgokat, rendeztem át a prioritásokat, hogy a legfontosabb feladatokat a tetejére szerezzem, és hozzárendeljük a becsült időt mindegyikhez. Aztán elmentem a listára a hatórás jelzésre, és rajzolnék egy sort. Ez a következő nap célpontjává vált.

Jutalmazd meg magad

Leggyakrabban ez a vonal valahol esett az A-listámon. Rosszul volt az aljánál. Ez azonban az én célom volt. Ha eltaláltam vagy elhaladtam a vonalon, hazamentem úgy, mintha produktív és sikeres nap lenne. Ahelyett, hogy megverte magam azon dolgok felett, amiket nem tudtam elérni, elismertem a sikeremet, hogy találkoztam vagy megvertem a célomat. Másnap újra el kellett kezdeni, és el kell érnem az új célt, de a korábbi sikerek szemszögéből tettem, nem pedig az állandóan többet megteszítő csalódottságtól, mint amennyire volt időm.

Szüksége van egy rendszerre

Ahhoz, hogy sikeres legyen, olyan rendszert kell kialakítania, amely képes kezelni az idejét, így még többet tud tenni az Ön által használt időben. Ha a teendők listája mindig a tetején van, akkor a főnöke megkezdi keresni valakit, aki naponta egy kicsit távolabb dolgozhat a listán. Az alábbiakban nézd meg néhány erőforrást, amelyek segítenek az időgazdálkodás jobb munkájában.

A probléma kezelése

Sorolja fel azokat a feladatokat, amelyeket meg kell tennie. Elsőbbséget kell adni azoknak, amelyek fontosak, nem csak sürgősek. Van egy terved, hogy mit kell betölteni minden nap. Dolgozzon a terv felé. Jutalmazza meg magát, ha találkozik vagy verte a célját.