A rendetlen pult védelme

Minden nap egyre több információt dobnak rád. Új levél, különböző bizottságok jelentései, számlák, javaslatok, és több mindennap megüt az asztalon. Túl elfoglalt vagy, hogy azonnal foglalkozzon vele, így csak elkezd felhalmozódni. Az asztala úgy néz ki, mint egy háborús övezet.

A probléma nem az, hogy az asztalod rendetlen; a probléma az, hogy a fontos dolgok elvesznek. Az új anyagot temetjük el, vagy az új anyagból, de nem veszik észre. Ennek eredményeként túl sok időt töltesz olyan dolgokra, amelyek egyszerűen sürgősek, és nem azok, amelyek fontosak.

Amikor a főnöke meg akarja tudni, hogy hamarosan meg tudja-e adni ezt a jelentést az alelnök számára, nem akarja elmondani neki, hogy nem vette észre azt a feljegyzést, amelyet küldött neked a jelentést kérve. A főnöke sem lesz izgatott, hogy hallja, hogy az új termékcsalád elrendezése késik, mert félreállította, és lefedte, és elfelejtette.

Vannak, akik azt mondják, hogy a legjobb megoldás a probléma megoldására egy tiszta íróasztal. Mások szerint a rendetlenség rendben van. Ki igaza van?

Túlterhelt íróasztal, átgondolt elme

Nem is olyan régen volt egy népszerű kifejezés, hogy "egy zsúfolt íróasztal a zsúfolt elme jele." Ez a kifejezés egy egész iparágat hozott létre, amelynek célja, hogy segítse az üzleti vezetőket az asztali gépeik tisztításában, mint szellemi élesség jele.

Nem kétséges, hogy olyan filmeket láttál, ahol a főnök az irodájában ül egy felhőkarcoló belvárosában. Üvegasztal mögött ül, fiók nélkül. Az egyetlen díszítés a lenyűgöző toll, amely fontos dokumentumok aláírásához, telefonhoz vagy hangszóróhoz van rendelve.

Másrészről…

Sokan nem látnak semmi bajot az asztalon lévő papírkötegekkel, még a székülésekre és az irodai padlóra is. Idézik, hogy a „zsúfolt íróasztal a zseni jele”, és a „rendetlen asztal csak egy piszkos asztal jele.”

Mindannyian tudunk valakit, akinek az asztalán van. Nem látod, hogyan tudják megmondani, hogy az asztal fém vagy fa. Mégis, ha valamiért kérdezed őket, jobbra mennek egy halomhoz, 2 vagy 3 lapon keresztül, és kihúzzák azt, amit kértek.

Mi működik az Ön számára

Mindkét oldal helyes. A probléma nem megfelelő. A kérdés az, ami hatékonyabbá teszi Önt. Van néhány alapvető iránymutatás, amelyek mindkét megközelítésre vonatkoznak, de a legfontosabb az, hogy a lehető leghatékonyabban működjön. Szinte mindenkinek meg kell szabadulnia az íróasztaluk tetején lévő tökéletlenségektől, de az asztalon nem lehet több, mint egyetlen elem, és sokan nem fognak dolgozni.

Sokan egyszerre több projekten dolgoznak (vagy csaknem ugyanabban az időben). A kreatív típusok úgy érzik, hogy inspirációra van szükségük. A részletesen orientált egyéneknek közel kell lenniük a referenciaanyag mennyiségéhez. Vannak, akik úgy érzik, hogy a munka halom elfoglaltnak tűnnek, és így biztonságosabbá teszik őket az elbocsátások idején. Mások úgy érzik, hogy egy tiszta íróasztal megmutatja, hogy mennyire hatékonyak az elvégzett munka. Fontos, hogy mit tegyünk az Ön számára.

Hogyan viselkedjen a szörnyeteg

Legyen szó a steril üveg asztalról, vagy egyszerűen csak egy kicsit többet kíván rendelni az asztalának káoszához, van néhány alapvető irányelv:

• Tényleg javítani akar: Nem javasoljuk a súlyos megközelítést, amit néhányan csinálnak. Sajnos, ez a kifogás, hogy túl könnyű legyen magadnak. Ez a kísérlet, hogy kevésbé zsúfolt és hatékonyabb legyen az asztala, attól függ, hogy komoly erőfeszítéseket teszel.
• Tartás, dobás vagy áthelyezés: Keressen három konténert. Jelölje meg a legkisebb "tartást". Jelölje meg a legnagyobb „dobást”. Legyen egy másik tartály, amelyen "mozog". Az igazán létfontosságú dolgok a tárolótartályba kerülnek, hogy később válogassanak. Bármi, amit haza akarsz vinni vagy eladni, a "mozgás" konténerbe kerül. Minden más a dobás tárolóba kerül.

• Kezdje a legrégebbi: Megtudhatod, hogy megnézed azokat, melyek a legrégebbi halom. Általában legtávolabb van a székedtől. A legegyszerűbb eldobni az elemeket ebből a halomból.
• Értékelje az egyes darabokat egyszer: Nézd meg a halom minden egyes elemét. Döntse el, hogy melyik tartályba kerül. Nem állíthatja vissza az asztalára később, most el kell döntenie. Tegyen mindent a három konténerbe. Nincs más lehetőség.
• Kérdezd meg magadnak: Az első kérdés az, hogy "van-e valahol máshol, vagy kaphatom valakitől?" Ha van egy másolata az e-mailben, vagy egy jelentésben, vagy a piacelemzést készítő személy asztalán, stb., Nem kell más példányt megőrizni. Dobd. Akkor kérdezd meg, miért van szükségem erre? Ha a válasz: a) lépéseket tesz vele, b) tegyen valamit vele, ha több információt kapok valakitől, vagy c) hivatkozni, ahogy más munkát végzek, tedd a tartókeretbe. (Miután megszabadult a rendetlenségtől, újra megkülönbözteted a megtartó halomat a három kategóriában, így nyugodtan szétválaszthatja őket most. Ez időt takarít meg.) Ha a válaszod bármi más volt, dobd ezt az elemet.

• Légy könyörtelen és bátor: Ahogy minden egyes halomon halad, közelebb és közelebb kerül a megérkezett dolgokhoz, könyörtelen legyen a döntéseidben. Ne vegyél be foglyokat. Ha tényleg nincs rá szükséged, dobd el. És légy bátor. Ne lógj valamire csak azért, mert valaki valamikor kérdezhet valamit róla. Ne építsen erődítményt, hogy megvédje magát.

A probléma kezelése

Az asztalodnak nem kell sterilnek és teljesen papírmentesnek lennie, bár ez segíthet. A cél az, hogy megszervezze az asztalt, hogy maximalizálja a hatékonyságát. Ha ez azt jelenti, hogy még néhány cölöp van az íróasztalánál, mint a szomszédos személy, ez rendben van - feltéve, hogy mindazt, amit tartott, segít a megnövekedett hatékonyság elérésében.