Hogyan válasszuk ki az emberi erőforrás információs technológiát?

A humánerőforrás-információs rendszer (HRIS) alapvető fontosságú a vállalatok számára, hogy kezeljék az ellátási terveiket és a munkavállalói információkat. Az előnyök kezelési technológiája már nem szép, de szükség van arra, hogy segítsen a HR-nek az információs tenger és a juttatási tervekre fordított pénz kezelésében segíteni, mivel a HR korlátozott erőforrásokkal és folyamatosan változó adatokkal rendelkezik.

De hogyan tudják a HR és más vezetők tudni, hogy a legjobb HR információs technológiát választják az összes részlet kezelésére, és hogy az általuk választott megoldás megtartja az idő próbáját?

Az alábbiakban a humánerőforrás-információs technológia kiválasztásának folyamatában kulcsfontosságú kérdéseket kell feltenni és válaszolni.

Mi a rugalmassági és skálázhatósági fok, amit a HR információs technológia nyújt?

A HR szakembereknek meg kell határoznia, hogy a szoftver több Excel táblázatból, adatbázisból és papíralapú dokumentumból is képes-e adatokat importálni, valamint azt, hogy milyen szinten tud kapcsolódni az összes más rendszerhez és adathoz.

A szoftvernek képesnek kell lennie a több forrásból származó információk befogadására és szűrésére. Ideális esetben ezt a folyamatot is automatizálni kell. Számos online beiratkozási megoldás megköveteli, hogy az adatokat manuálisan manipulálják, mielőtt a fuvarozóhoz tudnának frissíteni a rendszerüket. A frissítési formátum, az átviteli ütemezés és a szállítási mód automatizálása segíthet a számlázási és jogosultsági problémák kiküszöbölésében.

A szoftver képes lesz-e elhelyezni a HR vállalati és haszonszolgáltatói szabályait?

Egy igazán képes beiratkozási motor értékelni fogja az egyes beiratkozási tevékenységeket, és alkalmazza a szükséges szabályokat, üzeneteket, utasításokat és opciókat, amelyek kifejezetten a kívánt jogosultsági követelményeknek megfelelnek. A szoftvernek meg kell felelnie a vállalat és a fuvarozók jogosultsági szabályainak.

Vajon képes lesz-e a HR információs technológia növekedni és méretezni a Szervezettel?

A HR-nek értékelnie kell a technológia növekedési képességét, mivel a vállalat új alkalmazottakat, irodákat, előnyöket és szabályokat alkalmaz. A HR-nek meg kell kérdeznie az egyes elemek küszöbértékét.

A technológiai szoftver képes integrálni más rendszerekkel?

A bérszámfejtés és egyéb funkciók gyakran ugyanazokat az információkat osztják meg, mint az előnyök kezelése. A HR nagyobb hatékonyságot szerezhet, ha az egyik rendszerbe bevitt adatokat és egyéb munkavállalói információkat megosztják egy másik rendszerrel. A munkavállalók felvételének követése egy másik szükséges funkció.

Ki felel a megoldás végrehajtásáért vagy építéséért?

Milyen szintű képzésre van szükség? Egyes megoldások megkövetelik, hogy az ügyfél nagyon részt vegyen a kezdeti megvalósításban, ami túlnyomó lehet a már elfoglalt HR adminisztrátorok számára.

A HR-nek világosan meg kell értenie a szükséges képzési és technikai szakértelem szintjét és a várt időt. A kérdéses megoldásszolgáltatók e témakörben betekintést nyújthatnak a finom területekre, amelyek kezdetben egyszerűnek tűnhetnek, de jelentős technológiai szakértelemmel rendelkeznek. A HR ezután meghatározhatja azokat a konkrét feladatokat, amelyek olyan nehézkesek lehetnek, hogy reálisan akadályozzák a befejezést, ami potenciálisan csökkenti a HR információs technológia értékét és a megtérülést.

Van-e díj, ha a képzés részt vesz?

Meg kell vizsgálni a képzés költségeit is - ideértve az időbeli és utazási költségeket is. A HR-nek tisztában kell lennie a HR informatikai bevezetésével kapcsolatos valamennyi kemény és puha költséggel.

Ki fogja az adatokat?

A válasz erre a kérdésre a Humánerőforrás-szervezetnek kell lennie. A vállalatoknak képesnek kell lenniük arra, hogy adatokat továbbítsanak bármely alkalmazásszolgáltatónak (ASP). Ha az adatok egy fuvarozó tulajdonában lévő szerveren találhatók, akkor a vállalat esetleg további díjakat számít fel, ha átváltja a szolgáltatót.

Milyen típusú karbantartás és karbantartás szükséges? Amikor a szoftver telepítve van a vállalat helyszíni munkaállomásain vagy szerverein, rendszeresen frissíteni kell a technológiát, és nehézkes lehet a tervezése és kezelése. A HR információs technológia frissítéseit gyakran az alkalmazásszolgáltató (ASP) vagy a Software as a Service (SaaS) modellen keresztül online elérhető szoftverrel végezzük.

Milyen biztonsági intézkedéseket építettek be a HR információs technológiába?

Ha a szoftver online, ASP vagy SaaS modellen keresztül elérhető, a szolgáltatónak napi biztonsági mentéseket, biztonsági mentési kiszolgálókat és védő rétegeket kell biztosítania. Kiegészítő rendszereknek és eljárásoknak kell lenniük ahhoz, hogy az információkat elveszítsék vagy illetéktelen személyek hozzáférhessenek. A HR-nek a többi vezetővel konzultálva kizárólagos hatáskörrel kell rendelkeznie ahhoz, hogy eldöntse, hogy ki férhet hozzá a HR információs technológiához és milyen mértékben.

Vajon az alkalmazottak be tudnak-e jelentkezni a juttatási tervekbe és megváltoztatni a valós idejű személyes adataikat és tervezni a választásokat?

A munkavállalók hozzáférését a számítógépek széles körben elterjedt, általános hozzáférésének figyelembevételével kell megadni.

A munkavállalói lakosság többsége rendelkezik internet-hozzáféréssel otthon. Az alkalmazottak önkiszolgálása óriási lehetőséget kínál az idő és a pénz megtakarítására. A jó önkiszolgáló rendszer a munkavállalókat zökkenőmentesen fogja vezetni az önmagukra és az eltartottakra vonatkozó információk bevitelével.

A rendszernek világosan be kell mutatnia a rendelkezésre álló terveket, és lehetővé kell tennie a munkavállalók számára, hogy kényelmesen válogassanak, egyszerűsítve ezeket a műveleteket a folyamat során varázslókkal. A munkatársaknak képesnek kell lenniük az eltartottak hozzáadására és az információk szükség szerinti megváltoztatására, a nap 24 órájában, a hét minden napján, egész évben.

Ezek további kérdések, amelyekre a szervezet humánerőforrás-informatikai igényeinek felmérésekor válaszolni kell.

Vajon a technológia emberi erőforrásokat biztosít a Hatóság számára, hogy eldöntse, hogy ki lesz engedélyezve és milyen mértékben?

Ugyanígy, mint a munkavállalók hozzáférésének biztosítása, a technológiának a végső szót kell adnia a HR-nek. A HR-nek jogosultnak kell lennie minden adat jóváhagyására, mielőtt azt a fuvarozóknak továbbítanák, és meg kell határoznia azt is, hogy az alkalmazottak és mások milyen mértékben férnek hozzá.

Milyen típusú jelentési képességek érhetők el a Hr információs technológiából?

A jelentéstételi technológiának több nézetet és formátumot (táblázatkezelő, PDF, HTML), nagy képértékelést és képességet kell nyújtania a döntéshozatal fokozására. A HR-nek képesnek kell lennie arra, hogy bármikor felmérje a konkrét tervekbe, a kiemelkedő cselekvésekbe és a munkavállalói demográfiai információk változásaiba való felvételét az ellátásokkal és más munkavállalói adatokkal kapcsolatban.

A szoftver kínál különleges jellemzőket a HR időmegtakarításához?

Attól függően, hogy a HR saját szervezeti igényeinek megfelelően kíván-e feldolgozni az információkat a kötegekben, kezelni tudja az értesítéseket és a számlázást a COBRA házirendjeire, saját számlázási és számlázási eszközöket, valamint konkrét jelentést készíteni.

Támogatja-e a szoftver a sajátosságait, hogy segítse a HR-t a munkavállalókkal való jobb kommunikációban?

Egyes programok rugalmasságot biztosítanak a HR számára, hogy több szinten kommunikáljanak a munkavállalókkal - tömeges e-mailben, elektronikus hirdetőtáblákon és speciális szűrési kritériumokon keresztül (például helyszín, osztály, biztosítási tervek, beiratkozási státusz, nyugdíjas státusz stb.). HR informatikai rendszer. A kommunikáció számos eszköze tovább automatizálhatja a folyamatokat, és segíthet a HR-nek, hogy jobban célozza meg az üzeneteket.

Támogatja-e a szoftver a sajátosságait, hogy segítse a HR-t a munkavállalókkal való jobb kommunikációban?

Amellett, hogy a HR engedélyezi a tranzakciók jóváhagyását, számos HR informatikai rendszer is biztosítja a HR számára, hogy a szállítói számlázások ellenőrzése során szolgálatként szolgáljon, hogy megbizonyosodjon arról, hogy egyetértenek a rendszerben lévő adatokkal. Ez:

• biztosítsa a fuvarszámlák pontosságát
• időt és pénzt takarít meg
• segítse a munkavállalók beiratkozásainak időben történő kézbesítését, és
• fokozza a jogosultság megerősítését, amikor a munkavállalók gondoskodnak.

Hogyan cserélhető az információ a szállítókkal?

És ki lesz felelős az interakcióért? A HR informatikai rendszer integrációját nemcsak a szoftverrel rendelkező kapcsolattartók száma alapján kell megítélni, hanem az általa engedélyezett kapcsolat típusától. A kedvezménnyel való kezelést biztosító szoftverrel való sikeres interakció biztosítása számos lépést igényel, többek között:

• a kezdeti végrehajtási adatgyűjtés összegyűjtése;
• a folyamatos információcsere kezdeti integrációjának létrehozása;
• a napi vagy heti interakció összehangolása annak biztosítása érdekében, hogy az adatok beérkezzenek és pontosan alkalmazhatók legyenek;
• a folyamatban lévő frissítések áttekintése;
• biztosítani kell, hogy a beiratkozási igények a szabályozókkal összhangban teljesüljenek; és
• proaktív kapcsolat kialakítása az egyes fuvarozókkal az adatcsere kapcsolatának javítása érdekében.

A termékkínálat teljes megértéséhez elengedhetetlen az egyes feladatokért felelős személyek ismerete. Minden egyes szoftverszolgáltató különböző szintű integrációt kínál majd a fentiekben ismertetett feladatok egy része számára. A HR-nek olyan kereskedőkkel kell dolgoznia, akik erős, folyamatos, zökkenőmentes kapcsolatot mutatnak a vállalat kiválasztott fuvarozóival.

Számos szolgáltató lehetővé teszi egy általános ANSI 834 fájl továbbítását, amely a szállító által elfogadott vagy nem fogadható el, és amelyet gyakran a csoport mérete befolyásol.

A menedzsereknek olyan szolgáltatókat kell keresniük, amelyek tiszta, érvényesített átutalásokat kínálnak (biztosítva a tranzakció jogosultságát), az egyes fuvarozók szükségleteinek megfelelően, hogy elkerüljék a problémákat. Meg kell keresniük azokat a szolgáltatókat is, amelyek rendelkeznek egy dedikált EDI (Electronic Data Interchange) részleggel, hogy kölcsönhatásba lépjenek a fuvarozó saját, konkrét átviteli nyelvével.

Milyen szintű ügyfélszolgálat biztosított?

Van-e külön díj a szolgáltatásért? A HR-nek meg kell határoznia a nyújtott segítségnyújtás szintjét és az ügyfélszolgálatot - online segítséget adatbázis, online csevegés, e-mail támogatás, élő emberrel folytatott beszélgetések vagy ezek kombinációja révén. Tekintettel az előnyök érzékenységére és az egyéb HR-információkra, a vezetőknek 24 órán belül várniuk kell a válaszoktól a közvetlen kapcsolatfelvételtől.

Mi a költsége a HR Informatikai Rendszernek, és meghaladja az előnyöket?

A HR-nek értékelnie kell a HR informatikai rendszerének teljes költségét, beleértve az éves, havi és egyszeri díjakat, a nyújtott előnyök mellett. Egy kicsit drágább rendszer többet fizethet a különbségért, amely lehetővé teszi a dolgozók számára, hogy saját nyilvántartásaikat fenntartsák, és nagyobb kényelmet, időmegtakarítást és pontosságot kínáljanak. Ezeket a tényezőket figyelembe kell venni és mérlegelni kell a HR informatikai rendszer kiválasztásakor.

A HR informatikai rendszerek szükségessége növekszik. A HR informatikai rendszerek széles választékát kínáló HR személyzettel egyre fontosabb az összes rendelkezésre álló lehetőség elemzése és mérése.

A HR informatikai rendszer kiválasztását olyan befektetésnek kell tekinteni, amely a tanszék és a vállalat igényei szerint növekszik. Ezek a kérdések a vállalat megfelelő HR-informatikai rendszeréhez vezetnek.