10 dolog Minden új programkezelőnek tudnia kell

A programmenedzsment jutalmazó és jól fizetett pályaválasztás, de kihívást jelentő szerep is lehet. Ha most kapta meg az első programmenedzsment munkát, vagy szeretné tudni, hogy a programmenedzsment karrierjére ugrik-e, fontos, hogy megértsük, mit jelent a karrier. Tekintsük ezeket a 10 dolgot, amelyekről minden új programkezelőnek tudnia kell a programkezelő szerep megkezdése előtt.

A programkezelés nem ugyanaz, mint a projektmenedzsment

A projektmenedzsment a munka tervezéséről, a feladatok és erőforrások szervezéséről, a folyamatok ellenőrzéséről és egy konkrét cél megvalósításáról szól. Akár új iroda megnyitása, új alkalmazás elindítása, akár egy olimpiai stadion építése, a projektek meghatározott célkitűzésekkel határozzák meg a kezdeti, középső és befejeződéseket.

A programmenedzsment eltérő és általában sokkal szélesebb. A programkezelő egyszerre több projektet is felügyelhet, amelyek mindegyike saját projektcsapata és projektvezetője lehet. Ezek a projektek együttesen egy nagyobb program részét képezhetik, amelynek célja, hogy idővel valami értéket nyújtson a szervezetnek.

Várható bizonytalanság

A programok természeténél fogva bizonytalanok. Bár lehet, hogy tudja, mi a nagy kép, csak egy elképzelés, amikor elkezd. Az odaérkezés pontos útja és a hosszú távú projektek megtervezése az, amire szükséged van.

Részletes tervezést fog kezdeni arról, hogy mit tud, és készítsen képet arról, hogyan közelítheti meg a többi részét. Fokozatosan terjessze ki a tervezési és szállítási látókörét, amíg nem megy tovább.

A következő lépések megtervezése érdekében rendszeres időközönként zárja ki az időt. Ezt a lehetőséget is felhasználhatja annak biztosítására, hogy még mindig nyomon követhesse üzleti értékét.

Vigyázz az Burnoutra

Bár a projekt egy év múlva lehet, a programok nyúlik ki - látszólag végtelen ideig.

A programvezetőknek meg kell védeniük csapataikat a kiégés ellen. Végtelenül nem tudsz a legmagasabb sebességgel dolgozni, így ügyeljen arra, hogy a személyzet tagjai megfelelő leállást kapjanak. Ez magában foglalja a munkahelyi csendesebb idıszakokat, kevesebb kimenetelemmel és elegendı idıvel az irodától a vakációhoz.

A betegszabadság szoros kezelése, a túlórákról szóló jelentések megtekintése, és ügyeljen arra, hogy csapata jólétét kiemelkedő fontosságú, ha a lemorzsolódást meg akarja szüntetni, és tehetséges embereit megtartani a program időtartama alatt.

Szüksége van a Pace kezelésére

Amikor egy olyan programot szállít, amelynek távoli befejezési dátuma van, kezelnie kell a munka ütemét.Nehéz megőrizni a lendületet több éven keresztül, így a programvezető szerepe a prioritások és projektek zsonglőrése, hogy rendszeresen mérhető kimenetek jöjjenek létre.

Keverjük össze a gyors nyereményeket és a folyamatos haladást a nagyobb képcélok felé. Ez segíti a csapatot abban, hogy előre haladjon, és gondoskodik arról, hogy néhány rövidebb távú sikertörténet megosztható legyen a motiváció megtartása érdekében. Végül segít a befektetőknek és a vezetői vezetőknek, hogy lássák, hogy van-e előrelépés.

Képezd el csapatodat a sikerért

A programok gyakran újszerű, egyedi vagy átalakító jellegűek egy szervezet számára. Az ilyen jellegű kezdeményezésekkel kapcsolatos munka egyik kihívása, hogy valószínűleg nem rendelkezik a saját készségekkel, hogy képes legyen teljesíteni a szükséges feladatokat és projekteket.

Ez rendben van, és várható. Az új programmenedzser feladata, hogy biztosítsa, hogy felkészülhessen, átképezhesse és fejleszthesse azokat az embereket, akiknek van szüksége, hogy együtt tudjanak kezelni az összes erőforrásigényt.

Előfordulhat, hogy bizonyos területeken korlátozott ideig csak egy bizonyos erőforrásra van szükség. Ha például egy hétig szüksége van rá, akkor nem fogja képezni az egyik személyzetét, hogy hogyan kell vezetni egy targoncát. Ha azonban átalakítja a vállalat online jelenlétének kezelésének módját, akkor valószínűleg értékes lenne, ha a webhelyfejlesztési készségeket házon belül, valamint a szociális médiával vagy a keresőmotor-optimalizálással kapcsolatos szakértelemmel látná el. Ezek a készségek, amelyekre a vállalkozás hosszú távon támaszkodik.

Döntsön arról, hogy ezek közül melyiket kell beágyazni a csapatba, és melyeket kell kiszervezni, majd gondoskodjon arról, hogy a program képes legyen a képzési és toborzási feladatok elvégzésére, hogy készen állhasson a kimenetek kezelésére, mint minden projekt.

A kormányzás összetettebb

Ha projektmenedzsment hátteréből származik, akkor a kormányzás nem lesz meglepetés. Ez a módja annak, hogy a projekt- és programstruktúrákat megszervezzük és ellenőrizzük annak érdekében, hogy a döntéshozatal megfelelő módon történjen, és hogy a megfelelő emberek részt vegyenek. Elengedhetetlen annak biztosítása, hogy a munkát olyan módon alakítsák ki, amely megfelel az általános üzleti esetnek, és segít az emberek felelősségének megőrzésében.

A kormányzás az is, hogy a projektirányítási iroda és a felsővezetők biztosíthassák, hogy egy program jó úton halad az előnyök eléréséhez. Ugyancsak formális útvonalat biztosít a projektek vagy egy teljes program lezárására, ha bizonyítható, hogy ezek az előnyök már nem érhetők el.

A kormányzás összetettebb a programkörnyezetben, mint a projektkörnyezetben. A projekttáblák és az irányító csoportok általában vezetői szintű tagsággal rendelkeznek. Ez várható, mivel a program végeredménye általában üzleti átalakulás.

A tervezés sokkal nehezebb

A programban részt vevő projektmenedzserek tipikusan közösen tervezik a projektterveket, majd egy programmenedzsment csapat - a programvezető irányítása alatt - megfelel és a tervek integrálódnak.

Ezt könnyebb mondani, mint a megtenni. Megköveteli a projektek és a projekt feladatai közötti függőségek azonosítását. Ez arra készteti Önt, hogy vizsgálja meg az egész program erőforrásigényét, és a kulcsfontosságú emberek elérhetőségének megfelelő tevékenységeket zsonglálja.

Miután létrehozta az integrált programtervet, nyomon követheti azt egy Gantt-diagramban vagy más szoftvereszközben. Mivel a projektmenedzserei valós időben nyomon követik projektjeiket, módosítania kell a programtervet, mindenkit tájékoztatnia kell a változásokról, és meg kell állapítania, hogy mit jelent ez a munkahelyük számára.

Nem kell minden sort terveznie

Programmenedzserként a projektvezetőkre támaszkodik a részletes tervezés elvégzésére. Nem célszerű vagy kívánatos, hogy több ezer feladatú programot követhessen.

Fel kell készülnie a felvetett, magas szintű nézetre a projektekről, hogy elegendő részletességgel megmutassa, hogy valamilyen programszintű hatás lesz-e.

Ennek legegyszerűbb módja a dedikált szoftveralkalmazások. A több milliárd dolláros program alapszintű táblázaton való kezelése túl nehéz lenne.

Szüksége van a küldöttre

Azonban jó, ha delegálsz, a programmenedzsment szerepe azt jelenti, hogy még jobbá kell tenned.

A jó hír az, hogy projektvezető csapattal kell rendelkeznie, és lehet, hogy van egy dedikált programkezelő irodája is, amely támogatja az átalakító változásokat.

Sok program van a programon, és annak megteremtése annak biztosítása érdekében, hogy minden mozgó alkatrész együtt mozogjon a megfelelő időben, óriási erőfeszítés. Nem teheted egyedül, és nem kellene próbálnod. Határozza meg, hogy mennyi időre van szüksége a program kezdeményezéséhez, majd gondoskodjon róla, hogy van egy csapat a helyére, hogy segítsen.

Ha nem rendelkezik senkivel a programkezelő irodájában, kérje meg, hogy valaki kiküldje magát a program menedzsment csapatába. Rengeteg van számukra. Például valaki a projektkoordinációs szerepkörben tökéletesen alkalmas lenne a program szintjén szükséges koordináció megvalósítására, felszabadítva Önt, hogy vegyen részt a stratégiai feladatokban.

Ne félj a konfliktusoktól

A programokhoz sok szál van. A nehéz érdekelt felekkel rendelkező projektektől a látszólag elérhetetlen határidőkig minden nap konfliktushelyzetet kínál. Vigyázz a dolgokat, amelyek megzavarják a projekt teljesítményét, és készen állnak arra, hogy lépjenek be, amikor szükséges, hogy elkezdjék a konfliktushelyzetet.