E-mail üdvözletek, amelyeket olvasnak

A BusinessInsider.com szerint az átlagos munkatársa napjainak mintegy 25 százalékát osztja szét a több száz e-mailben. Míg néhány embernek szüksége van egy alapvető e-mail etikettre, mások hibáztatnak, mert túlterheltek a kommunikáció puszta mennyisége.

A munkakeresés során valószínűleg sok-sok e-mailt fog küldeni, beleértve a fedőlapokat, köszönöm megjegyzéseit és üzeneteit a munkakereséssel kapcsolatos kapcsolatokhoz.

Szánjon időt arra, hogy elkerülje a kínos hibákat, mint például valakinek nevét, és győződjön meg róla, hogy a válaszokat tartalmazó megjegyzéseket írja.

Kezdj egy profi üdvözléssel

Törekedjen a téma egyértelműségére. Válasszon valamit közvetlennek, amely azonosítja az e-mail célját, mint például az "ülésidő megváltozott" vagy a "gyors lekérdezés a javaslatról".

Kerülje el a sárgarépát, mint a "Szeretném tájékoztatni …", amely megpróbálja elcsábítani az olvasást az e-mail megnyitásához. Az emberek gyakran döntenek arról, hogy a témakör alapján nyitnak-e egy e-mailt, ezért válasszon egyet, amely egyértelműen kijelöli a célját.

Használjon professzionális üdvözlést. Tartalmazzon megfelelő üdvözlést a körülmények és a címzett számára. Bizonyos üdvözletek e-mailben működnek, de nem használják őket rendszeres levélben, míg néhány üdvözlet mindkettőre működik.

Válasszon egy üdvözlést attól függően, hogy mennyire jól ismeri azt a személyt, akinek írásban van, és milyen típusú üzenetet küld. Például, ha valakivel írsz, tudod, hogy "Hi Jim" megfelelő. "Kedves Úr. Smith" megfelelő lenne, ha munkát kér vagy üzleti levelet írna.

Kerülje az e-mail üzenetek megnyitását, ami „hé”, ami nagyon informális és általában nem a munkahelyen használatos. Szintén félénk a "Hi folks" vagy a "Hi guys" -től, még akkor is, ha az e-mailek jellege nyugodt.

Üdvözlő példák

• Kedves Keresztnév Utónév (ez jól működik, ha nem ismeri az írott személy nemét)
• Kedves Keresztnév (ha valaki ismerősnek küld e-mailt)
• Szia Keresztnév (Ha valaki ismerősnek küld e-mailt)
• Tisztelt Úr! Vezetéknév
• Tisztelt Úr! Keresztnév vezetéknév
• Tisztelt Dr. Vezetéknév
• Kinek kell aggódnia
• Tisztelt Emberi Erőforrás Menedzser
• Kedves bérbeadási vezető

Használja a megfelelő írásjeleket az üdvözlés után. Formálisabb e-mailek esetén használjon félköteget a név után. Azok számára, akiket ismernek vagy alkalmi levelezést kaptak, vesszőt használjon az üdvözlő név után.

Kerülje el a gyakori hibákat

E-mail írása közben az alábbi hibák néha előfordulnak, amikor az emberek gyorsan riasztanak egy üzenetet. Szánjon időt az üzenet áttekintésére és a következő lépések végrehajtására.

• Az e-mail cím utolsó hozzáadása.Ha nem rendelkezik e-mail küldésének lehetőségével, add meg a címet, ha gyorsindító ujjával rendelkezik. Csak akkor adjuk meg a címzett nevét, ha biztos benne, hogy az e-mail készen áll.
• Kerülje el a régi "válasz minden" hibát.Nézze meg a trigger ujját, amikor elüt a "Válasz mindenkinek". Fontolja meg, hogy a listán szereplő mindenkinek valóban el kell-e olvasnia, mit kell mondania. Figyeljen arra is, hogy a láncban régebbi e-maileket szeretne látni, ha valaki látni szeretné a Válasz Összes listát.
• Gyere a humorba. A humor nehéz észrevenni egy e-mailben, mivel a hangod nem feltétlenül ragyog. A testnélküliség, az arckifejezés vagy a cadence nélkül a humor süllyedhet, vagy akár szándékosan sértheti az olvasót. Játssz biztonságban, és hagyd ki.

• Lektorált.Ne tegyük azt a hibát, hogy azt gondolják, hogy az emberek megbocsátják az informális e-maileket, vagy hogy hibákat fognak tolerálni, ha a telefonba írunk. Lehet, hogy hevesen ítéljük meg az e-mailben levő hibákat, különösen, ha tombolnak. Ne támaszkodjon egy helyesírás-ellenőrzőre, amely gyakran választhat rossz szót az Ön számára. Igazolja az e-maileket, mint bármelyik fontos dokumentumot. Különösen mindig ellenőrizze és ellenőrizze, hogy helyesen írta-e be az emberek nevét.
• Ne használjon hangulatjeleket vagy hangulatjeleket. Az e-mail üzenetek egyre inkább hasonlítanak a szöveges üzenetekre. A munkahelyi üzenetek néha magukban foglalják a "hüvelykujj" hangulatjeleket vagy smiley arcokat. Annak ellenére, hogy egyre gyakrabban fordulnak elő, a formális levelezésben kerülje el a hangulatjeleket és hangulatjeleket. Ha az e-mail üdvözlés tartalmaz egy személy vezetéknevét, ez egy biztos jele annak, hogy hagyja ki a hangulatjeleket és a hangulatjeleket.

• Ne feledje, hogy az e-mail örökké tart.Gondoljon kétszer, mielőtt valami személyes vagy bizalmas üzenetet küldene e-mailben, valaki e-mailben, valaki elrontásával vagy haraggal válaszolva. Még a törölt e-maileket is feltöltheti az adatmentésből.

Ezeket a kölcsönhatásokat jobban lehet személyesen elvégezni. Alkalmazza a 24 órás szabályt. Ha nem biztos benne, hogy elküldi-e az üzenetet, várjon a következő napra, hogy eldöntse. Egy másik jó hüvelykujjszabály: Ne írjon semmit az e-mailbe, amelyet nem szeretne nyilvánosan megosztani, például egy lerakásban, vagy például a szociális médiában.