Hogyan dolgozzunk ki hatékony találkozóprogramot

A találkozó napirendje azoknak a tételeknek a listája, amelyeket a résztvevők egy találkozón remélnek. A napirendet a találkozó előtt, legalább 24 órával előre kell terjeszteni, hogy a résztvevőknek lehetőségük legyen arra, hogy felkészüljenek az ülésre. Ha lehetséges, a napirendet az ülés előtt néhány nappal elérhetővé kell tenni.

Találkozási menetrend kidolgozása

Először is meg kell állapítani, hogy más munkatársakra van-e szükség ahhoz, hogy segítsen a találkozó tervezésében. Ezután döntse el, hogy mit szeretne elérni az ülés megtartásával, és hozzon létre megvalósítható célokat az ülésén. A kitűzött célok létrehozzák a hatékony találkozási terv keretét. Győződjön meg róla, hogy nem tervezett többet, mint amennyire ésszerűen elérhető az ülésen.

Ahogy Stephen Covey elmondta a "A rendkívül hatékony emberek 7 szokásában", "Kezdje a végét szem előtt tartva". Az értekezlet célja meghatározza az értekezlet középpontját, az ülés napirendjét és az értekezlet résztvevőit.

Ezután mérlegelje, hogy mennyi időre van szüksége az egyes napirendi pontokhoz. Ha a találkozó egy órát tart, és öt napirendi pontja van, akkor ez egy általános elképzelést ad Önnek arról, hogy milyen időintervallumban dolgozik. Ez nem jelenti azt, hogy minden napirendi pontnak pontosan 12 percnek kell lennie, de az öt kombinált nyilvánvalóan nem tud több időt tölteni.

A döntéshozatalhoz szükséges döntések

Az általános cél meghatározása után Önnek vagy csapatának bizonyos döntéseket kell hoznia. A találkozó céljával vagy céljával kiegészítve az Ön napirendjére is:

• A találkozó dátuma, ideje és helye
• A résztvevőknek szükségük volt az ülésen
• Tárgyalandó tárgyak
• Az idő, amire számít a csoport, meg kell vitatnia az egyes elemeket
• Az ülés előkészítése. Ez magában foglalja az előzetes találkozó bármely olvasási, dokumentációs, adat-, üléseinek jegyzőkönyvét, vagy bármely más olyan előkészítést, amely a tényleges megbeszélést eredményezi. A megfelelő dokumentumokat csatolni kell az ülés közleményéhez és napirendjéhez, amikor megosztja őket a meghívott résztvevőknek.

Azonosító résztvevők

Miután úgy döntött, hogy egy találkozó szükséges a cél eléréséhez, ki kell dolgoznia a résztvevők listáját. Nem minden munkavállaló részt vehet, vagy részt kell vennie minden ülésen, de a megfelelő résztvevők meghívása növeli a siker valószínűségét. Határozza meg a résztvevőket, ha kérdéseket tesz fel magának:

• Kinek kell tulajdonítania a csoport által kifejlesztett megoldást?
• Kinek a csoportja a folyamatot tárgyalja?
• Ki ismeri az Ön által forgalmazott információkat?
• Kik adhatnak adatokat és tényeket a döntéshozatalhoz?
• Ki rendelkezik tapasztalattal vagy szakértelemmel a csoporttal való megosztáshoz?
• Kinek kell támogatnia bármilyen megoldás vagy feladat végrehajtását?
• Kinek kell engedélyt vagy erőforrást biztosítania az értekezlet eredményének teljesítéséhez?
• Ki ellenezheti bármilyen megoldás vagy irányítás végrehajtását?

Rendszeresen ütemezett találkozók

Nem minden találkozónak szüksége van egy speciálisan kidolgozott menetrendre. A legtöbb alkalmazott rendszeresen tervezett találkozókat szervez a szervezeti egységek vagy munkacsoportok számára. Önnek is van csapata és projektje, amelyben részt vesz.

A folyamatban lévő projekt nem igényel újonnan kidolgozott menetrendet minden találkozóra, de a csapata jól fog szolgálni, ha elfogadott egy standard megközelítést az ülésen.

A rendszeresen tervezett munkavállalói találkozó három szegmensre oszlik, amelyeknek mindegyike szabványos napirendi pontokat tartalmaz:

1. Információs elemek: Írjon ki minden olyan napirendi pontot, amely minden ülésre tájékoztató jellegű. Például a menedzser frissíti a csoportot a felső vezetés eredményeiről.
2. Műveleti elemek: Helyezze a napirendre azokat a tételeket, amelyeket a csoport minden rendszeresen tervezett találkozón meg szeretne vizsgálni. Például a költségvetés teljesítménye az adott időszakra, valamint a költségmegtakarítások és a csoport által tervezett folyamatos fejlesztések azonosítása.
3. Továbbítás tervezése: Helyezze a napirendre azokat a tételeket, amelyeket a csoport előre tervez, vagy előkészít. Például a következő hónap rövid távú céljai vagy a munkatársak segítségnyújtásának szükségessége a következő feladatoknál.

Ha a találkozó napirendjének kidolgozásakor kövesse ezeket az iránymutatásokat, akkor növelheti annak valószínűségét, hogy a találkozója produktívabb lesz.

Mit kell tenni

A rendszeresen ütemezett találkozó napirendje segíthet az Ön által keresett eredmények létrehozásában néhány alapvető elem felvételével:

• Melegítés és üdvözlet. Vegyünk egy rövid jégtörőt attól függően, hogy milyen gyakran találkoznak a csoport.
• Tekintse át a találkozó célját, napirendjét és várható eredményeit és termékét.
• Ellenőrizze, helyesbítse (ha szükséges) az előzetes ülés jegyzőkönyvét.
• Adja meg a megfelelő szervezeti és vállalati információkat, amelyeket a csapatnak szüksége van.
• Ellenőrizze az akcióelemek, cselekvési tervek és kötelezettségvállalások terén elért előrehaladást. A csoportok előrehaladásának áttekintése a célok tekintetében.
• Beszélje meg és döntsön az ülés napirendi pontjairól.
• A következő lépések azonosítása.

• Határozza meg a következő ülés célját, eredményét és napirendjét.
• Az értekezlet végén a jegyzetvevőnek felül kell vizsgálnia az emberek által az ülésen tett kötelezettségvállalásokat.
• Azonosítsa a csoportban nem szereplő személyek segítségét, és hozzon létre résztvevőket a kapcsolatfelvételhez.
• Határozza meg, hogy a résztvevőknek ki kell tudniuk, hogy mi lesz a találkozón, és eldöntheti, hogy hogyan fogja megvalósítani a kommunikációt.
• 24 percen belül terjessze a perceket, vagy azonnal, ha a jegyzetvevő elektronikusan vette át őket.