A szervezeti diagramok kezelése eszközként

A szervezeti diagramok, vagy az Org-diagramok röviden használhatók az embereknek a szervezet tervezett szerkezetének bemutatására. Ez a "hivatalos" szervezet tükrözi a vállalat hatalmi struktúráját. Néha az Org Diagramok csak arra szolgálnak, hogy összekeverjék az embereket a struktúra valójában. Ez általában nem szándékos, hanem REFLECTS az érintett emberek zavart.

Ugyanakkor az Org Chart is használható, mint menedzsment eszköz a szervezet céljainak eléréséhez. Meg fogjuk vizsgálni a "standard" Org diagramok tipikus példáit. Meg fogjuk nézni a zavaró Org-diagramokat. Végül megvitatjuk az Org Chart alkalmazását mint kezelési eszközt.

"Standard" szervezeti diagramok

A szabványos Org-diagramok jellemzően az embereknek a szervezet tervezett szerkezetének bemutatására szolgálnak. Ez a "hivatalos" szervezet tükrözi a vállalat hatalmi struktúráját. Gyakran csak a felelősségi struktúrát tükrözi. A szervezetben a valódi hatalom gyakran a kommunikációs sorokat követi a sorok helyett az Org Chartban.

A diagramok jellemzően piramis alakúak. A tetején látják a felelős személyt. Az alábbiakban csoportosított alárendeltek, általában fokozatosan kisebb dobozokban. Általában az Org Diagramban ugyanazon vízszintes szinten megjelenő egyének a szervezeten belüli "társak".

A Birodalmi Főiskola Számítástechnikai Tanszékének (DOC) Org-diagramja jellemző a piramis diagramra. Az osztályvezetőnek öt igazgatója van, akik közvetlenül jelentenek neki, valamint egy helyettes vezető és egy kutatási bizottság. Az igazgatók mindegyike közvetlen jelentésüket mutatja a zöld ovális formában a bizottságaik alatt.

Zavaró szervezeti diagramok

Néha az Org Charts megzavarhatja az embereket abban, hogy mi a szerkezet valójában. Ez általában nem szándékos, hanem inkább az érintett emberek zavartságát tükrözi. Ha bizonytalan a csoport funkcionális kapcsolataiban, vagy ha gyakran változnak, gyakorlatilag lehetetlen pontosan ábrázolni őket.

Talán a leggyakoribb hely a zavaró Org-diagramok megtalálására az Egyesült Államok szövetségi kormányában. Az Oak Ridge Nemzeti Laboratórium Számítástechnikai és Matematikai Osztályának Org-diagramja nem közvetíti gyorsan a szervezet szerkezetét. Úgy tűnik, azt sugallja, hogy tizenegy funkció közvetlenül jelent az igazgatónak.

Míg az irányítási tartomány (a vezetők által hatékonyan felügyelhető közvetlen jelentések száma) jelentősen eltér, nehéz meggyőződni arról, hogy ez egy optimálisan működő szervezet. A funkciók egyes vezetői valószínűleg „egyenlőbbek”. Ha a szervezeten belüli kommunikációs áramlást és az alárendelt igazgatóval eltöltött idő mennyiségét térképeznénk, akkor a közvetlen jelentések egy részét valószínűleg más funkciók alárendeltjei közé kell sorolni.

Szervezeti diagramok kezelési eszközként

Az Org Charts általában egy reaktív, nem pedig proaktív eszköz. Létrehoztunk egy szervezetet vagy megengedtük, hogy fejlődjön, és nőtt. A szervezeten belüli embereknek vagy azoknak az embereknek, akikkel kölcsönhatásba lépnek, már nem világos, ki felelős. Így egy csomó dobozot és vonalat készítünk, hogy megmutassuk mindenkinek, aki mit csinál. Ezután szaggatott vonalakkal és hasonló mesterséges eszközökkel egészítjük ki, hogy az, amit először rajzolunk, nem mindig igaz.

Jobb megoldás azonban az, hogy egy olyan Org Chartot készítsünk, amely tükrözi, hogy hová szeretné a szervezetet menni, ahelyett, hogy egyszerűen tükrözné, hogy ez most hogyan történik. Ha egy lapos, vízszintes szervezetet szeretne, rajzolja meg az Org-diagramot. Mutassuk meg, hogy hat vagy nyolc (vagy akár tizenegy, ahogy fentebb láttuk) vezetők jelentenek a VP-nek. Mutassuk meg, hogy mind a tíz programozó közvetlenül a projektmenedzserhez tartozik.

Ha a szervezet minőségi körökre vagy termelési csapatokra támaszkodik küldetésének teljesítéséhez, ezt mutassa be az Org-diagramban. Ne érezze magát kényszerítve arra, hogy ragaszkodjon a vízszintes csoportokhoz és a függőleges vonalakhoz. Ha az alkalmazottai így jobban meg fogják érteni szerepüket, használhat köröket, fordított háromszögeket, vagy bármi mást, amire szüksége van.

Számos szoftveres termék található a piacon, amelyek segítenek megmutatni, hogyan kívánja a szervezet működését. Az OrgPlus egy példa arra, hogy milyen eszközökkel lehet tisztázni az üzlet számos aspektusát, beleértve az Org Charts-ot is.

Az út meg kell tenni

Az alábbi példa egy Org Chart ábrázolását mutatja be, amely nagy hatással volt rám. Megjelent egy új korszakban egy olyan vállalat számára, amely kreatív, új tevékenységet igényelt minden alkalmazottjától.

Világosan megmutatja a kommunikáció és az innováció előmozdítását célzó, lapos, horizontális struktúrát. Egyértelműen mutatja be az első két tisztségviselő által létrehozott csapatot, ami azt jelzi, hogy az alkalmazottaknak mit kell tenniük. Mégis megtartja a végső felelősség egyértelmű elemeit. Az elnök egyértelműen vezeti a vállalatot, de mindenki más tudja, hogy meg kell tennie a sikerét.

Az Org Chartának kell lennie

Még mindig túl korai lenne megmondani, hogy ez az Org Chart lesz a kívánt hatás. Csak néhány hétig volt helyben. A vállalati tisztviselők azonban nyilvánvalóan hatékony menedzsment eszközként használták, hogy segítsék a szervezetüket az új célok elérésében.