A Chunking javítja a munka hatékonyságát és termelékenységét

Menedzserként túl sokat töltünk napjainkban, hogy több munkát végezzünk kevesebb időbe. A többszintű túlterhelt szakemberek számára közös válasz, hogy több feladatot próbáljon meg egyszerre több tevékenység végrehajtásával. A probléma az, hogy a multitasking nem működik.

Miért nem a Multitasking nem a leghatékonyabb megközelítés a munka termelékenységére

Képzeld el például, hogy a fogak reggelre történő kefével kezdj el gondolkodni a nap folyamán egy nagy találkozó napirendjére. Nem veszi el az agyad feldolgozásának nagy részét, hogy kefét hajtson végre, és valójában képes lesz arra, hogy összpontosítson a napirendre, miközben mechanikusan kezeli a reggeli fogak tisztítási feladatait.

De mi a helyzet két olyan feladattal, amely több agyi kapacitást igényel? Lehet, hogy a telefonon beszél, miközben reggelit készít. Mindkét feladatot helyesen végezhetjük el, de a figyelmen kívül hagyott hibák miatt nagy a lehetőség.

A multitasking alternatívájaként történő chunking

A "Chunking" azt írja le, hogy hogyan működik az emberi memória. Fontos megjegyezni ezt a koncepciót, amikor több feladat egyidejű lezárását vizsgáljuk. Tény, hogy egymás között váltunk egymás között, és nem egyszerre csináljuk őket (bár a fogak fogmosásakor úgy tűnhet, mintha egyidejűleg lennének).

Képzeld el, hogy a telefonon van, amikor valaki belép az irodába. Kérnek tanácsot vagy gyors döntést egy kérdésben. Rövid időre leállítja a telefon hallgatását, beolvassa a jegyzetet előtted, írja a választ és visszatér a telefonhívásra. Egyidejűleg nem végezte el a két tevékenységet (telefonhívás és személyes beszélgetés).

Tényleg három feladatot hajtott végre egymás után; megkezdte a hívást, beszélgetést folytatott a személyen belül, majd folytatta a hívást. Csakúgy, mint a fenti reggeli példa, mindketten jobban sikerült volna, és kevésbé teljes időben, ha egymás után csináltad volna őket egymás helyett. Ennek az az oka, hogy az egyes feladatok megkezdésekor rá kell összpontosítania, és el kell kezdeni.

Miért nem hatékony az indítási idő a többfeladatos feladatban

Amikor elkezdte a telefonhívást, gondolni kellett rá, meg kell találnia a telefonszámot, és hívnia kell. Amikor megszakadt, meg kellett kitalálnia, hogy mit akart tőled, hogy képes legyen nekik dönteni. Végül, amikor folytatta a telefonhívást, emlékeznie kellett, hogy hová maradtál. Lehet, hogy még azt is mondanod kellett, - Hoppá, sajnálom, valaki belépett. Mit mondtál?

Minél többet indít és leállítja a nap folyamán, annál több időigényes indítási pillanat van. Ezek a pillanatok nem produktív idő. Ha napi jelentést készít, az induló pillanat valószínűleg nagyon rövid, mint a jelentéshez, amelyet csak negyedévente tesz. Mégis, ha előkészíti ezt a jelentést, és megszakad, akkor minden alkalommal közel azonos időtartamot kell indítania.

Tegyük fel például, hogy 30 percen belül jelentést készíthet szakítás nélkül. Ugyanakkor több órát is igénybe vehet, ha a nem tervezett feladatok és megszakítások napközben megjelennek. Ez a jelentős késés gyakran nem jön annyira a tényleges megszakításokból, mint a jelentés újraindításához szükséges idő.

Miért kell megpróbálnod a multitasking helyett a Chunking-t

Oké, néha több feladatra van szükséged. A munkád úgy működik, mint az enyém, tehát mi a jobb, mint a többfeladatos feladat? A chunking jobb.

A chunking az, hogy a napot nagyobb darabokra bontják ahelyett, hogy az állandó megszakításokra reagálna. Minél több darabot szentelhetsz konkrét feladatoknak, annál kevésbé lesz az induló pillanatok, és a hatékonysága arányosan nő. Mivel nem fog annyi időt tölteni az induló pillanatokban, több időre lesz szükséged, és többet fogsz tenni. Bónuszként, mivel képes leszel az egyetlen feladatra összpontosítani, jobban fogod csinálni.

Oldalsávként a projektmenedzserek régen rájöttek ennek a technikának a hatalmára, és létrehozták saját "chunking" változatukat a munkamegosztási struktúra folyamatán keresztül.

Hogyan kell elkezdeni a munkadarabokat

Szóval, hogyan lehet elkezdeni a fúrást?

• Kezdje kicsi, amíg meg nem érzi. Válasszon egyetlen feladatot, esetleg a heti jelentést.
• Tegye félre a 30 percet, amit tudni fog.
• Zárja be az ajtót, vagy tegyen fel egy jelet, amely a "Genius a munkahelyen" vagy valami ilyesmit tartalmaz, majd koncentráljon a jelentésre és semmi másra, mint a jelentés.
• Figyelmen kívül hagyja a telefont.
• Ne ellenőrizze az e-mailt.
• Csak írja a jelentést.

Próbáld meg ugyanezt a telefonhívásokkal, a munkavállalói találkozókkal és egyéb rendszeres tevékenységekkel. Fókusz, napok kitörése, és néhány héttel a gyakorlat után hatékonyabb lesz.

Alsó vonal

Ne pazarolja az idejét annyira, hogy több feladatot próbáljon. Ehelyett hatékonyabbá és termelékenyebbé teheti magát a darabolással. Bár a fogalom kínos, a koncepció hatékony.

Frissítette: Art Petty