A találkozókezelési gyakorlatok segítik a termelékenység javítását

Sok munkánkat az üléseken töltjük. Sok esetben a gyenge találkozók kezelési gyakorlata a résztvevők idejének eredménytelen használatához vezet. Egy kapcsolódó cikkben útmutatást adunk arra, hogy öt közös találkozási forgatókönyvet produktív eseményekké alakítsunk. Itt találhatók további ötletek az ülések hasznosságának, termelékenységének és hatásának erősítésére.

Találkozókezelő kulcs - állj PAT

Egyes vezetők P.A.T. megközelítés a találkozókhoz, amelyhez a Purpose, an Agenda, és a Timeframe. A résztvevők élesítése ezeknek a kritikus pontoknak a szekció előtt az ülés előtt biztosítja, hogy az emberek felkészüljenek arra, hogy részt vegyenek és támogassák az ülés általános szándékát. Egy tiszta P.A.T. a vázlat segít a produktív munkamenet biztosításában.

Az ülés célját legfeljebb 1 vagy 2 mondattal kell meghatározni. "Ez az értekezlet az új marketingkampány megtervezése," vagy "ez a találkozó a hajózás új visszatérési politikájának felülvizsgálatára szolgál." A cél segít annak biztosításában, hogy mindenki tudja, miért van ott, mit kell tennie, és hogyan kell irányítani a haladást és a következtetést.

Állítson be napirendet. Sorolja fel azokat az elemeket, amelyeket meg fog vizsgálni / megvitatni / ellenőrizni. Minden napirendi ponthoz (lásd alább) határidőt szeretnénk rendelni, és azonosítani kell azt a személyt, aki felelős a megbeszélés moderálásáért. Állítson be egy időkeretet; legalább egy kezdési és befejezési időt. Azt is javasoljuk, hogy a napirend minden egyes pontjára határozzon meg egy időtartamot. Ezeknek összességében meg kell felelniük a teljes ülésidőnek.

Indítsa el az időpontokat időben

Ha azokban a kultúrákban dolgozol, ahol az emberek az ülés kezdetétől számított öt vagy tíz percig találkoznak az üléseken, itt az ideje, hogy új trendet kezdjünk. Az egyik cég arra ösztönzi vezetőit, hogy zárja be az ajtót az ütemezett kezdési időpontban, és a későn résztvevők nem vehetnek részt. Bár ez drámaibb lehet, mint amilyennek cselekednie kell, nem kell semmiféle gyanúra jutnia az ülés rendelésére, a cél felülvizsgálatára és a várakozások és az időzítés megerősítésére.

Ne várjon, amíg a stragglerek megjelennek. Amikor valaki későn érkezik, ne menjen vissza, és nézze át a már lefedett dolgokat. Folytassa a találkozási témákat. Ez kényelmetlen lesz a straggler számára, és javítani fogja az esélyeit, hogy a következő ülésen időben érkezik.

Ha az értekezlet szervezője / szponzorja nem jelenik meg időben, úgy tekintse meg az ülést, és térjen vissza a munkába. Egy öt-hét perces várakozási idő ésszerű. Az esélyek az, hogy a találkozó szervezője váratlan nehézségekbe ütközött, és azt szeretné, ha nem vesztegeti az idejét, amire vár.

Tartsa a találkozót a témában

Egy jó gyakorlat az, hogy valakinek a feladata, hogy mindenkit tartson a pályán az ülésen. Túl gyakran beszélgetések sodródnak, majd a vélemények, ötletek, tények és érzelmek örvényévé válnak. Ehelyett hozzárendelje a szerepet, és tájékoztassa mindenkit, hogy részt vesz abban, hogy ez az egyén akkor szólaljon fel, ha és amikor a vita a napirendről és a konkrét vita tárgyát képezi. Egyes cégekben ez a szerepkör a "Traffic Cope", máshol a "Topic Keeper". A címkétől függetlenül a szerep rendkívül hasznos a találkozók hatékonyságának és termelékenységének erősítésében.

Ha további témák merülnek fel, amelyek nem napirenden vannak, de fontosak megvitatni őket, azokat egyértelműen meg kell ragadni és elhelyezni a "parkolóban" a jövőbeli megfontolásokhoz és megbeszélésekhez, vagy egy különálló találkozóhoz. A találkozótulajdonos fenntartja a jogot, hogy kisebb megosztási vitát tegyen lehetővé, ha támogatja a teljes találkozási célt.

Tárgyalási jegyzetek / jegyzőkönyvek megőrzése és terjesztése

Valaki, aki nem az ülés szervezője, tartsa a jegyzőkönyvet az ülésről. A percek jó felvétele a következőket tartalmazza:

• Tárgyalási idő, dátum, hely
• A cél leírása
• A napirend másolata
• A résztvevők listája és azok listája, akik nem vettek részt
• A következtetések, cselekvési tételek, felelősségek és befejezési időpontok részletes összefoglaló listája. Sok bejelentő használja a napirendet a következtetések és cselekvések felsorolásának útmutatójaként.
• Tervezett nyomon követés, ha valóban szükséges.

Ideális esetben az értekezleteket a lehető leghamarabb terjeszteni kell az ülés lezárását követően, és egy munkanapon belül. A jegyzőkönyvek és megjegyzések fontos emlékeztetőként szolgálnak a résztvevők számára, valamint információforrást biztosítanak más érdekeltek számára, vagy azok számára, akik nem vették figyelembe az ülést. A jegyzőkönyvek nagyszerű eszköz arra, hogy az emberekre és a csapatokra emlékeztessék elkötelezett nyomon követési tevékenységeiket.

Alsó vonal

Lehetséges, hogy egy találkozó pozitív eredményt eredményez, segítve a projekteket és az embereket előre, csak nem számít rá. Találkozási menedzsment technikák gondossága és szándékos megerősítése növeli az esélyét, hogy nagyszerű eredményeket érjen el.

Frissítette: Art Petty