Hogyan csökkenthetjük az alkalmazottak üzleti utazásának költségeit

Az utazási költségeket ellenőrző munkáltatók együttérzésével nem kérhetik a munkatársak szobáinak megosztását, vagy csak akkor, ha elkezdenek.

Ezek az elképzelések kevésbé stresszesek és sértőek az átlagos alkalmazottnak, aki üzleti céllal utazik a munkáltatójához. Az alkalmazottak normális emberek, akik üzleti utazás közben csak néhány magánéletet és távolságot akarnak a munkatársaktól, különösen, ha munkatársaikkal töltötték a napot. A munkáltatóknak nem kell felkérniük a munkavállalókat a szobák megosztására.

Egyéb módszerek a munkavállalói üzleti utazás költségeinek megtakarítására

• Szükség esetén a munkavállalóknak ugyanazon a napon kell utazniuk.
• Olyan szilárd utazási politikát dolgoz ki és valósít meg, amely konkrét részleteket ad a különböző célállomások napidíjairól, az előnyben részesített szállodaláncokról, ahol a munkáltató diszkontrátát állapíthat meg, költségtérítést és a menedzser aláírását előzetesen igénylő korlátozásokat.
• A kivételektől eltérő előzetes engedély nélkül tartsa a munkavállalókat az utazási politikában meghatározott törvény betűjére. Ne térítsen vissza olyan költségeket, amelyeket nem engedélyezett a politika vagy a kivétel.

• Újratárgyalja vagy tárgyalja meg a vállalati díjakat a rendeltetési helyekre jellemző szállodaláncokkal. Keresse meg azokat a hoteleket, amelyek kényelmi szolgáltatásokat nyújtanak, például ingyenes reggelit, ingyenes koktél órát, délutáni harapnivalókat és előételeket, valamint hűtőszekrényeket és kávéfőzőket. Szükség van arra, hogy az alkalmazottak használják ezeket a szállodákat és szolgáltatásokat, amikor azok rendelkezésre állnak.
• Használjon olcsóbb szállodaláncot a foglalás során. A legtöbb munkavállaló egy szobát adna el egy privát szobához. Ne várjon alacsonyabb színvonalat olyan területeken, mint a tisztaság és más alkalmazottak kényelmi szolgáltatásai, amelyek kevesebb csillaggal vannak minősítve. Az utazó munkavállalók rendszeres felmérése, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a kiválasztott helyek megfelelnek-e az igényeiknek.

• Használjon következetes utazási foglalási szolgáltatást, mint például az American Express Global Business Travel, hogy segítse a költségeket. Ezek segítenek tervezni, politikákat elfogadni, költségeket takarítani és korlátozni a munkavállalók kiadásait. Még a helyi utazási szolgáltatások is segíthetnek az üzleti utazások megtakarításában, de az American Express cég előnye, hogy országos és nemzetközi szinten érik el az online szolgáltatásokat.
• Rendelkezzen egy légitársasággal, hogy lehetőség szerint használhassa szolgáltatásait, hogy vállalati kedvezményt kapjon minden járatról. Szükség van arra, hogy a munkavállalók használják a légitársaság foglalási szolgáltatását, például a Southwest Airlines Corporate Travel. A munkáltatók is megtakaríthatnak, ha a repülőgépeket jó előre lefoglalják.

• A legutóbbi utazási döntéseket meghozó alkalmazottak engedélyt kapnak. Egy esetben, egy ügyfélvállalatnál egy repülőjegy, amely 300 dollárba kerülne, ha néhány héttel előre megfizetné az 1200 dollárt, amikor a munkavállaló két nappal a rendezvény előtt foglalta le a foglalást. Ez csak vészhelyzetben történhet, mivel a legtöbb jegy átruházható, még akkor is, ha azok nem visszatéríthetők.
• Csökkentse az utazási költségeket más területeken, mint például az étkezés és az alkoholfogyasztás és a szállítás. A napidíjat a helyszínen adja meg. New York City drága, mint például Las Vegas. A kisebb, nem üdülőhelyek még megfizethetőbbek. Az utazási politikának tükröznie kell az alkalmazottai által felmerülő költségeket, amikor különböző államokra és helyekre utaznak.

• Kísérletezzen virtuális találkozókkal, olyan szolgáltatásokkal, mint például a Skype for Business és a videók. Míg kezdetben kényelmetlen, a nem személyes találkozók megszerzett készség. Az alkalmazottak kényelmessé válnak, amikor ezeket a szolgáltatásokat idővel használják. A webináriumok jól működnek különféle képzésekre, különösen olyan szemináriumokra, amelyek lehetővé teszik, hogy több munkavállaló is részt vehessen.
• Szükség van arra, hogy alkalmazottainak inkább olcsóbb tömegközlekedési és transzfer-szolgáltatásokat használjanak, ha rendelkezésre állnak, nem pedig taxik, különösen akkor, ha a munkavállalók repülőterek és szállodák között utaznak. A legtöbb nagy konferencia ingyenes transzfert biztosít a szállodák és a konferenciaközpont között. A kevesebb taxihasználat vagy az a követelmény, hogy a munkavállalók összegyűljenek egy csoport taxiért, sok pénzt takaríthatnak meg.

Az üzleti utazások költségeinek racionalizálásának helyes megközelítése a felnőtt munkavállalók felkérése arra, hogy időben utazzanak, üzleti útjaik költségeit és az utazáson kívül más lehetőségeket is találjanak. Ők tiszteletben tartják a munkavállalókat.

Jótékony hatással vannak a munkáltatóra, mert a munkavállalók úgy érzik, hogy tiszteletben tartják és törődnek azzal, ami pozitív erkölcst eredményez. Megtartják a pozitív kapcsolati ciklust a helyes irányban.

Mi a helyzet az olcsó családi kirándulásokkal?