Költségtérítés üzleti célú utazás esetén

A költségtérítés a munkavállalók visszafizetésének módja, amikor saját pénzüket töltik a vállalati idő alatt. Ezek a költségek általában akkor fordulnak elő, ha egy munkavállaló üzleti célból utazik.

Az utazási költségek magukban foglalhatják a szállást, a járatokat, a földi közlekedést, a bellhop-tippeket, az étkezést és az egyéb járulékos költségeket, amelyeket a munkavállaló munka közben megtapasztalhat. Az egyéb üzleti költségek magukban foglalhatják azokat az elemeket, mint például az ügyfelek vagy leendő munkavállalók ebédre vagy vacsorára történő felvétele, a szükséges könyveket vagy egyéb oktatási anyagokat, amelyeket a munkáltató fedez, vagy vezetési költségeket.

A szervezet által megtérítendő kiadások típusai a vállalat üzleti utazási, szórakozási és általános visszatérítendő költségpolitikáiban találhatók a munkavállalói kézikönyvben. Bizonyos esetekben olyan költségeket fedeznek, mint a vegytisztítás és az edzőterem tagsága hosszabb utakon. Míg az üzleti utakon az ügyfelek szórakoztatása közös visszatérítendő költség, a legtöbb vállalat az élelmiszerre és a szórakozásra korlátozza a kiadási korlátokat.

Hogyan fizetnek a munkavállalók költségei

A vállalkozások egyre inkább az alacsony és a középszintű alkalmazottakat bízzák meg, akik gyakran vállalati hitelkártyával utaznak. Ahelyett, hogy a költségeket saját pénzükkel fizetnék, az alkalmazottak a vételárat és a tippeket a cég hitelkártyájára terhelik.

Ez egy kényelmes megközelítés a költségtérítésre a munkavállaló számára, mert a hitelkártya-számlák dokumentálják a pontos költségeket anélkül, hogy a munkavállalónak mentesítenie kellene a bevételeket és ki kell töltenie az utazási költségjelentéseket.

Egy másik módszer az alkalmazottak üzleti utazási költségeinek kifizetésére egy napidíjra vonatkozik. A napidíj az alkalmazottaknak az üzleti utazás során felmerült költségekért fizetett előre meghatározott napidíj. Ezek a költségek lehetnek szállás, étkezések, tippek, taxi és egyéb földi szállítási díjak.

A kiadási jelentés kitöltése

A vállalati hitelkártya-használat és a készpénz fizetése esetén a munkavállalóknak valószínűleg ki kell tölteniük egy költségtérítési jelentést az utazásból való visszatéréskor. A vállalati hitelkártyával kevesebb, mint nyilvánvaló díjat kell megmagyarázniuk a hitelkártyaszámlán (pl. Késő esti étkezés). Azt is felszámítják a cégtől, hogy a saját pénzükkel vagy hitelkártyájukkal fizetett további járulékos eseményeket.

Amikor egy munkavállaló fizet készpénzt, fel kell tüntetnie és esetenként indokolni minden olyan költséget, amelyre visszatérítést kérnek. A legtöbb vállalat meghatározza azt a dátumot, ameddig a költségtérítési jelentéseket be kell nyújtani, és minden költséget számviteli szempontból felül kell vizsgálni, mint a hitelkártya-társaság nyilatkozatait. Bármilyen indokolatlan költség, vagy a vállalati politika által kizárt költség nem térül meg, ami problémát okoz a munkavállaló számára.

Szokatlan helyzetek

Tegyük fel, hogy az értékesítési képviselő egy kisállatot vesz egy utazáson, és felszámolja a szálloda kedvtelésből tartott díját a cég hitelkártyájára, azt állítva, hogy a szálloda nem különíti el a díjat, és tervezi, hogy visszatéríti a társaságot.

Ez a vállalati alapok visszaélése? Úgy tűnik. Akár írásban, akár nem, elég világos, hogy a vállalati hitelkártya használatát csak vállalati költségek fedezésére használják. Bizonyos esetekben a vállalat személyes felhasználása megszüntetéshez vezethet. Azonban itt van, amit figyelembe kell venni. Elköltözött-e a munkavállaló könyvelésbe, és megmagyarázta a problémát, hogy a szálloda nem tudta elkülöníteni a kedvtelésből tartott díjakat? Vagy az alkalmazottat a számviteli költségeinek gondos áttekintése követte?

Egy másik megfontolás az, hogy a múltban más cégek megtérítették-e a hasonló költségeket? Ha igen, a fegyelmi eljárás nem rendben van. Ha azonban a vállalati politika egyértelműen kimondja, hogy egy adott költség nem megengedett, és a munkavállalót elkapják (nem egyenesen), akkor a HR-nek valamilyen súlyos fegyelmi intézkedést kell tennie. Nem minden helyzet világos. Néha meg kell érdeklődnie és egy kicsit ásni, mielőtt cselekedne.