Mi a jogi dokumentum felülvizsgálati folyamata?

A dokumentumok áttekintése gyakran a peres eljárás, az e-felfedezés és az elektronikus felfedezés referencia modell (EDRM) legmunkaigényesebb és legdrágább szakasza. Ebben a szakaszban a gyűjteményben található adatok minden oldala felülvizsgálatra és elemzésre kerül, hogy meghatározza, milyen dokumentumokat kell visszatartani a gyártástól az ellenfél tanácsadójához.

Ki végez dokumentum-áttekintést

Gyakran a dokumentumok áttekintői olyan ügyvédek, akik megértik a jogi és ténybeli kérdéseket a peres eljárásban, és meghozhatják a szükséges ítéleteket a kiváltságok és a válaszadási képességek megkövetelésére. A költségek minimálisra csökkentése érdekében gyakran alkalmaznak szerződéses ügyvédi vagy paralegális csapatokat.

A felülvizsgálati folyamat gyakran több szakaszból áll. A jogi csoport első átvizsgálást végezhet, hogy elemezze a relevanciájú dokumentumokat, és kódoljon vagy jelöljön meg egy releváns témát. A peres támogató személyzet ezután betölti a kódolt adatokat egy kereshető adatbázisba, amely lehetővé teszi a peres munkacsoportok számára, hogy könnyen megtalálják a legfontosabb dokumentumokat a peres eljárás minden szakaszában.

A dokumentumok okai visszatarthatók

Az információ feldolgozását követően a jogi csoport egy második, részletesebb áttekintést végez, hogy meghatározza, milyen dokumentumokat kell visszatartani a termelésből. A dokumentumok több okból is visszatarthatók, többek között:

• fontosság - Az ügy szempontjából releváns információk? Ha ez nem releváns a követelés, a peres eljárás vagy a vizsgálat tényeivel és kérdéseivel, akkor nem kell az ellenérdekű feleknek benyújtani.
• Fogékonyság - Megfelel-e az információ az ellenzéki felek felfedezési kéréseire vagy a szabályozó testületek vizsgálati kéréseire? Ha igen, melyik termelési kérelemre reagálnak? A dokumentum-ellenőrzők a dokumentum-felülvizsgálati szakaszban is megjelölhetik a „forró” dokumentumokat - amelyek az ügyben lényeges információkat tartalmaznak, és különösen érzékenyek.

• Kiváltság - Az ügyvédi ügyfél jogosultsága, az ügyvédi munka terméktudománya és / vagy a titoktartási szabályok és az adatvédelmi törvények? Ha igen, akkor azt a termelésből is visszatartják.
• Titoktartási - Ha a dokumentum bizalmas, akkor azt ki kell zárni a gyártásból. Például, ha egy dokumentum egy üzleti titkot tárgyal, mint például a cukorkát gyártó aláíráscsokoládéjának receptje, a jogi csoport nem köteles azt átadni az ellenfélnek. A dokumentumvizsgáló elemzi a dokumentumot, hogy meghatározza, hogy bizalmas információkat tartalmaz-e. Ha igen, akkor a felülvizsgáló meg fogja határozni, hogy a dokumentum bizonyos részeit újra kell-e szerkeszteni az ügyfél bizalmas munkatermékének védelme érdekében, vagy azt, hogy a dokumentumot ki kell-e zárni a gyártásból.

A dokumentum-felülvizsgálati folyamat részeként a felülvizsgálati csoport azonosíthatja azokat a dokumentumokat, amelyeket teljes egészében vagy részben újra kell szerkeszteni vagy bizalmasnak kell jelölni, hogy megvédjék a dokumentumok tartalmát a nyilvánosságra hozataltól. A csapat előkészítheti a jogosultságokat és / vagy a visszavonási naplókat is az ilyen információk nyomon követésére.

A felülvizsgálati csoport a relevancia, az érzékenység, a kiváltság és a titoktartás felülvizsgálatán túlmenően elemezheti az információkat, hogy a kulcsdokumentumokat az eset állítólagos tényeivel vagy kulcsfontosságú jogi kérdéseivel kösse össze. A dokumentumok felülvizsgálói megpróbálhatják a kulcsdokumentumokat a kulcsszereplőkhöz kötni, akik bizonyságot tesznek a dokumentumokról, vagy más szubjektív információkat azonosíthatnak.

A dokumentum felülvizsgálatának célja

A gyűjteményben levő dokumentumok felülvizsgálata és elemzése alapján a jogi csoport elkezdheti jobban megérteni az ügyben felmerülő ténybeli kérdéseket, megfogalmazhatja a jogi elméleteket, és azonosíthatja a kulcsfontosságú tanúkat, akiket elbocsátanak vagy tárgyalnak.

A levágás, a kulcsszókeresés, az első múltbeli felülvizsgálat és az adathordozó hangerejének szűkítésére szolgáló technikák révén a jogi csoport által végül felülvizsgált dokumentumok az eredeti gyűjteménynek csak egy kis részét képviselik. A költségek további csökkentése érdekében a felülvizsgálati folyamatot automatizáló technológiák száma egyre növekszik a piacra.