Miért fontos a kommunikáció a változáskezelésben

Nem tud túlzottan kommunikálni, ha a szervezetet megváltoztatja. Minden sikeres ügyvezető, aki sikeres változásmenedzsment erőfeszítést tett, kifejezi a túlzott kommunikáció szükségességét a változási tapasztalatok során, és ezt a kijelentést visszamenőleg teszi.

Nincs olyan szervezet, amelyben a munkavállalók teljesen elégedettek a kommunikációval. A kommunikáció a szervezetek egyik legnehezebb kérdése. Ez a terület, amelyet a munkavállalók a leggyakrabban panaszkodnak a szervezeti változások és a napi műveletek során. Az OK?

A hatékony kommunikáció négy összetevőt igényel, amelyek tökéletesen együttműködnek a megosztott jelentés létrehozásához, a kommunikáció kedvenc definíciójához.

• Az üzenetet küldő személynek egyértelműen és részletesen be kell mutatnia az üzenetet, és sugárznia kell az integritást és a hitelességet.
• Az üzenetet fogadó személynek meg kell határoznia, hogy meghallgassa, kérdezze meg az egyértelműséget, és bízzon az üzenet küldőjében.
• A kiválasztott szállítási módnak meg kell felelnie a feladó és a vevő körülményeinek és igényeinek.
• Az üzenet tartalmának rezonálnia kell, és bizonyos szinteken csatlakoznia kell a vevő már meglévő meggyőződéseihez. Tartalmaznia kell a munkavállaló által hallani kívánt információkat. Meg kell válaszolnia a munkavállaló legérdekesebb és gondozottabb kérdéseire.

Mindezzel a kommunikációban csoda, hogy a szervezetek mindig jól teszik. Szerencsére a változáskezelő szakemberek széles körű javaslatokat szolgáltattak arról, hogyan lehet jól kommunikálni a szervezeti változások során.

Ajánlások a kommunikációról a hatékony változáskezeléshez

Írjon ki egy írásos kommunikációs tervet, amely biztosítja, hogy a következő változások a változáskezelési folyamat során történjenek.

• Kommunikáljon következetesen, gyakran és több csatornán keresztül, beleértve a beszédet, az írást, a videót, a képzést, a fókuszcsoportokat, a hirdetőtáblákat, az intraneteket és a változásokat.
• Közöljön minden olyan információt, ami a változásokról ismert, amint az információ rendelkezésre áll. Tisztázza, hogy az elfogultság azonnali kommunikáció felé fordul, így a részletek egy része később megváltozhat. Mondd el az embereknek, hogy a másik választás az, hogy minden kommunikációt tartsunk addig, amíg nem vagyunk pozitívak a döntések, a célok és a haladás terén, ami a hatékony változáskezelésben katasztrofális.

• Adjon jelentős időt az emberek számára, hogy kérdéseket tegyenek fel, tisztázást kérjenek és adjanak meg. Ha valaha is részt vett egy olyan forgatókönyvben, amelyben a vezető egy nagy csoportra váltott átfedő fóliákon keresztül, majd elmenekült, tudja, milyen rossz hír ez a változásintegrációhoz. Az embereknek részt kell venniük a változásban. A részvétel elkötelezettséget teremt - semmi más nem olyan jelentős a változási folyamat során.
• Nyilvánvalóan közölje a jövőképet, a küldetést és a változáskezelési erőfeszítések célkitűzéseit. Segítsen az embereknek megérteni, hogy ezek a változások személyükben hogyan fognak érinteni őket. Ha nem segít ebben a folyamatban, az emberek saját történeteket készítenek, általában negatívabbak, mint az igazság.

• Felismerje, hogy az igazi kommunikáció beszélgetés. Kétirányú, és valódi vita kell, hogy legyen. Nem lehet csak bemutató.
• A változásvezetőknek vagy szponzoroknak időt kell beszélniük egymással, vagy egy kis csoportban azokkal, akiknek várhatóan a változtatásokat végzik.
• Közölje a változások okait oly módon, hogy az emberek megértsék a kontextust, a célt és a szükségletet. A gyakorlók ezt „emlékezetes, fogalmi keretrendszer építésének” nevezik, és „elméleti keret létrehozását a változás alátámasztására”.

• Csak akkor válaszoljon a kérdésekre, ha ismeri a választ. A vezetők elpusztítják a hitelességüket, ha helytelen információkat adnak meg, vagy úgy tűnik, hogy válaszokat adnak. Sokkal jobb mondani, hogy nem tudod, és megpróbálod kideríteni.
• A vezetőknek meg kell hallgatniuk. Kerülje el a védelmet, a mentséget és a túl gyors válaszokat. Vigyázzon.
• A vezetők és a változó szponzorok elérhetővé tétele naponta, ha lehetséges, hogy összekapcsolódjon másokkal a munkahelyen.
• Tartson interaktív workshopokat és fórumokat, amelyekben minden alkalmazott közösen megismerheti a változásokat, miközben többet tanul. Használja a képzést az interaktív kommunikáció egyik formájaként, és lehetőséget ad az emberek számára, hogy biztonságosan felfedezzék a változásokkal és a változások kezelésével kapcsolatos új viselkedéseket és ötleteket. A szervezet minden szintjének részt kell vennie ugyanazon az ülésen.

• A kommunikációnak proaktívnak kell lennie. Ha a pletyka malom már működik, a szervezet túl sokáig várt a kommunikációra.
• Lehetővé kell tenni az emberek számára, hogy formálisan és informálisan egymással kapcsolatba léphessenek, hogy megosszák ötleteiket a változásokról és a változások kezeléséről.
• Nyilvánosan vizsgálja meg a változtatáskezelés és a változtatási erőfeszítések előrehaladásának diagramjaira vonatkozó méréseket.
• A változások és a változásmenedzsment pozitív megközelítései és teljesítményei elismerésének nyilvánosságra hozatala. Minden kis győzelmet ünnepeljük nyilvánosan.