Alapvető projektmenedzsment 101: Mi ez?

A projektmenedzsment a sikeres üzlet egyik legfontosabb eleme. Ez hatással van a bevételekre és a kötelezettségekre, és végső soron kölcsönhatásba lép az ügyfél vagy az ügyfél elégedettségével és megtartásával. Vállalata egyszerre csak egy projektet tartalmazhat a munkákban, míg más nagyobb vállalatok és szervezetek egyszerre több projektet is zsonglőrhetnek. A projektek természetüknél fogva átmeneti jellegűek.

A projektek a cél elérésének eszközei, és a cél végül el fog érni. Lehet, hogy a vállalkozás egy másik projektre költözik … vagy sem. Lehet, hogy egyszeri cél volt.

A projektek felgyorsítják a munkaerő iránti igényt. A Projektmenedzsment Intézet becslése szerint a 2010–2020-as időszakban világszerte több mint 15 millió új projektmenedzsment pozíciót vezetnek be.

Mi a projektmenedzsment?

A projektmenedzsment nem a vállalat teljes működése. Ez csak egy szegmens, egy meghatározott projekt, amely részletes tervvel rendelkezik arról, hogy Ön és vállalkozása hogyan fogja elérni ezt a célt. Ez egy olyan lépés, amely egy sor lépést tartalmaz, mindegyikük olyan fontos, mint a többiek. El kell érnie az egyiket ahhoz, hogy megfelelően továbblépjen a következőre.

Gondoljunk a projekt menedzsmentre, mint létrára, amire mászni kell. Nem tudsz ugrani a csúcsra. A leghatékonyabb hatékonyság érdekében a lépcsőn kell elkapnia. A csapatnak az általuk elérhető eszközöket, valamint szakértelmüket és tudásukat kell alkalmaznia minden egyes lépés végrehajtásához és a következő lépéshez.

Elég könnyű azt mondani, hogy be akarsz menni az A dobozba, így 25 lépést fogsz tenni ebben az irányban. De az idő megfontolásokat is figyelembe kell vennie a projekttervben, és valószínűleg a költségvetésen belül kell dolgoznia. Lehet, hogy feltérképezheti ezeket a 25 lépést, vagy elkezdheti. Ez attól függ, hogy milyen gyorsan kell odaérnie a projekt sikeres befejezéséhez. Pénzt takaríthat meg, vagy bérelhet egy vezetőt. Ez attól függ, hogy milyen költségvetést szentelt a projektnek.

Nincs egy-egyfajta megközelítés, rendszer vagy terv. Valamennyi projekt, amit Ön és cége kezel, valószínűleg az ütemterv, a cél és a költségvetés. Éppen ezért nagyon fontos, hogy egy hozzáértő, tehetséges projektmenedzser legyen a helyszínen.

A projekt elemei

A sikeres projektmenedzsernek egyszerre kell kezelnie a projekt négy alapelemeit. Ezek az elemek egymáshoz kapcsolódnak.

• kör: Ez magában foglalja a projekt méretét, céljait és követelményeit.
• Erőforrások:Szükséged lesz emberekre, felszerelésre és anyagokra.
• Idő: Ez nem csak azt jelenti, hogy mennyi időt vesz igénybe a projekt. Meg kell bontani a feladat időtartamára, a függőségekre és a kritikus útvonalra.
• Pénz:Jó megragadni a költségeket, a véletleneket és a nyereséget.

A legfontosabb elem: hatókör

A projekt hatóköre az, amit a projektnek el kell érnie, és az e célok eléréséhez létrehozott idő és pénz költségvetéseit. A projekt hatókörének bármilyen változása a költségvetés, az idő, az erőforrások vagy mindháromban megfelelő változással kell rendelkeznie.

Ha a projekt hatóköre építeni szeretne egy épületet, amely három widgetet tartalmaz 100 000 dolláros költségvetéssel, akkor a projektvezetőnek ezt kell tennie. Ha a hatókör négy épületre van épülve, a projektmenedzsernek megfelelő idő-, pénz- és erőforrás-változást kell kapnia.

Erőforrások

Az erőforrások megértésének és kezelésének három aspektusa van: emberek, berendezések és anyagok.

A sikeres projektmenedzsernek hatékonyan kell kezelnie a projekthez rendelt erőforrásokat, beleértve a projektcsapat tagjait, az eladó személyzetét és az alvállalkozókat. Biztosítania kell, hogy munkatársai rendelkezzenek a munka elvégzéséhez szükséges készségekkel és eszközökkel, és folyamatosan figyelemmel kell kísérnie, hogy van-e elegendő ember a helyén ahhoz, hogy határidőn belül befejezze a projektet. Feladata, hogy minden ember megértse a feladat és a projekt határidejét.

Az alkalmazottak minden csoportjának magas rangú tagja a közvetlen munkatársak vezetése során jelentést tesz a projektmenedzsernek, de a munkavállalóknak is van olyan vezetője, aki technikai irányítást biztosít. Egy mátrixkezelési helyzetben, mint egy projektcsapatnál, a projektvezető feladata, hogy projektirányítást biztosítson a vonalvezetőknek. A munkaerő-alvállalkozói szerződések kezelése általában azt jelenti, hogy az alvállalkozói munkatársaknál a csapatvezető vezetését kezelik, akik viszont a munkavállalókat kezelik.

A projektvezetőnek gyakran kell felszerelnie a berendezéseket és anyagokat, és kezelnie kell a használatukat is, hogy a csapat hatékonyan működhessen. Ő felelős azért, hogy a megfelelő felszerelés és anyag megfelelő helyen legyen a megfelelő időben.

Idő

A sikeres időgazdálkodás három eleme a feladatok, az ütemezés és a kritikus út.

Építsd ki a projekt menetrendjét, ha sorrendben felsorolod az összes feladatot, amelyet be kell fejezni. Néhányat egymás után kell elvégezni, míg mások átfedhetnek egymással, vagy párhuzamosan. Adjon meg egy időtartamot minden feladathoz. Adja meg a szükséges forrásokat. Határozza meg az elődöket - milyen feladatokat kell elvégezni mások előtt - és az utódokat, azokat a feladatokat, amelyek csak akkor kezdődhetnek meg, ha minden más feladat befejeződött. A projektmenedzsment ezt a aspektusát néha „ vízesés kezelése mert egy feladat egy újabb vagy több sorrendben követi.

A projektmenedzsment szoftver egyszerűsítheti a projekt menetrend létrehozásának és kezelésének feladatát.

Egyes feladatoknak kevés a rugalmassága a szükséges kezdési és befejezési időpontokban. Ezt "úszónak" nevezzük. Más feladatoknak nincs rugalmasságuk. Nulla úszó. A zéró lebegővel ellátott összes feladatot egy vonalnak nevezzük kritikus út. Ezen a pályán minden feladatot - és lehet több, párhuzamos útvonalat is - időben be kell fejezni, ha a projekt a határidőn belül jön létre. A projektmenedzser kulcsfontosságú időgazdálkodási feladata a kritikus útvonal ellenőrzése.

Pénz

A pénzkezelés három szempontja a költségek, a véletlenek és a nyereség.

Minden feladatnak van költsége, függetlenül attól, hogy ez egy számítógépes programozó munkaideje, vagy egy köbös udvar betonvásárlási ára. Ezeknek a költségeknek a becslése és összege a projekt költségvetésének előkészítése során történik.

Néhány becslés pontosabb lesz, mint mások. A projekt költségvetésének ezért tartalmaznia kell egy készenléti juttatást - a költségvetésben elkülönített pénzt "csak abban az esetben", ha egy tétel tényleges költsége nagymértékben eltér a becsült értéktől.

A nyereség az a pénz, amelyet a vállalat a feladatból kíván megtenni. Ez a költség tetején van.

Tehát a projekt költségvetése a becsült költségből, valamint a véletlenből, valamint a nyereségből áll. A projektvezető feladata, hogy a tényleges költségeket a becsült költségen vagy annál alacsonyabb szinten tartsa, és maximalizálja a vállalat által a projekten szerzett nyereséget.

A projektmenedzsment művészet és tudomány

A sikeres projektmenedzsment gyakorlatba kerül. Ezek az ötletek alapvető ismereteket adhatnak a projektmenedzsmentről, de csak kezdetnek tekintik. Ha a munkakör vagy karrierje magában foglalja a projektmenedzsmentet, és ha javítani kívánja a készségeit, beszéljen a sikeres projektvezetőkkel, olvassa el és gyakorolja. A projektmenedzsment nagyon előnyös karrier lehet.