Tervezzen egy projektet a Projektmenedzsment alapvető eszközeivel

A munka világa egyre inkább a projektek világa. A projektek új termékeket fejlesztenek, stratégiai kezdeményezéseket hajtanak végre, és mindent megteszünk, ami új a szervezetben.

Definíció szerint a projektek átmeneti és egyedi kezdeményezések, szemben a rendszeres műveletekkel. Míg sok cég támaszkodik a képzett, tanúsított projektmenedzserekre, hogy vezessék kezdeményezéseiket, a szakértelem egyre nagyobb szükség van a projekt készségekre. Ez a cikk bemutatja a projekt tervezését olyan szakemberek számára, akik érdeklődnek a professzionális projektmenedzserek számára jól működő gyakorlatok elfogadása iránt.

Szánjon időt arra, hogy valóban meghatározza és tervezze meg a projektet

A projektmenedzserek megértsék, hogy a teljes projekt időtartamának mérsékelt része a tervezéshez fordul. Sokan hajlamosak arra, hogy elindítsák a munkát, ami a projektek világában hasonló ahhoz, hogy elolvassa az utasításokat az új bútorokról, amelyeket az egyik „összeszerelte” kiskereskedőktől. Lehetséges, hogy az utasítások elolvasása nélkül végzett munka rohanásai komoly problémákat okoznak a törekvésed egy pontján.

Ahelyett, hogy egyenesen a munkába rohanna, fontos, hogy néhány kritikus problémát megragadjon:

1. Pontosan mit teremt? Legyen a lehető legpontosabb.
2. Mikor kell kitölteni?
3. Milyen erőforrásokkal (emberek, berendezések és költségvetés) férhet hozzá, a projekt befejezéséhez?

A fenti három elem a hatókör-nyilatkozat alapvető összetevői. Minden projektvezető dolgozik, hogy tisztázza a hatókört a munka megkezdése előtt.

A cég üdülési párt kezdeményezésének meghatározása

A vállalati üdülési párt mintavételi köre a következőképpen olvasható:

Célunk, hogy december végéig tervezzünk és nyújtsunk be egy 100 fős vállalati üdülési pártot és jelentős személyeket, és nem haladja meg a 10 000 dollárt. Tervezésünk és koordinációnk a vezérigazgató által felügyelt 4 tag bizottságból áll.A párt nyitott bárral, bevont ételekkel, desszertekkel és szórakoztató programokkal várja a vendégeket.

Az egyszerű, de fontos kijelentésnek köszönhetően az idő, hogy kézműves legyen, hatékony útmutatást nyújt a projektben részt vevő csapat számára. Mindenki megérti a projekt jellegét, az időkeretet, az erőforrásokat és a költségvetést.

Törje meg a diszkrét munkadarabok körét

A projektmenedzserek olyan munkamegosztási struktúrát hoznak létre, amellyel a projekt minden munkáját egyértelműen, megtámadható kifejezésekkel írhatja le, amelyeket valakinek ki kell töltenie egy adott időkeretben. A helyzetben a munkamegosztás tartalmazhat:

• A hely azonosítása.
• Erősítse meg a helyiség rendelkezésre állását és zárolja be a letétbe.
• Válasszon étkezési lehetőségeket.
• Erősítse meg a sávot és azt, hogy mit tartalmaz a sáv.
• Határozza meg a desszert opciókat.
• Hozzon létre és terjesszen meg meghívókat az élelmiszer-választással.
• Végezze el az élelmiszer-választásokat a visszajuttatott meghívók alapján.
• Döntse el a szórakozás típusát.
• Tekintse át a szórakoztatás és a kiválasztás lehetőségeit.
• Erősítse meg az étkezőbeállítást.
• Vásároljon asztali ajándékokat.
• Koordinálja és szállítja az eseményt.

A projektmenedzserek a projekt munkájának megoszlását az erőforrások vagy az időzítés ellenére fejlesztették ki, de inkább az ötletgyűjtési formában. Amint azonosították a projekt hatókörének eléréséhez szükséges összes munkát, itt az ideje, hogy rendben legyenek, hozzárendeljünk feladatokat, és kérjünk idő- és költségbecslést a csapat tagjaitól.

A projektterv létrehozása a munkamegosztásból

Miután elvégezte az előző oldalon megadott egyszerű munkamegosztást, most:

• Győződjön meg arról, hogy a projekt hatókörének eléréséhez szükséges összes fontosabb elemet azonosították.
• Erősítse meg, hogy ki fogja kezelni a munkadarabokat, és hozzon létre egy felelősségi mátrixot, amely felvázolja a felelős fél főbb feladatait.
• Kérje meg, hogy minden csapattag megvizsgálja a feladatait, azonosítsa az idő- és költségbecsléseket, jegyezze meg a határidőket, foglalja össze az erőforrás-szükségleteket, és gondoskodjon arról, hogy alaposan értékeljék az általuk elszámolt munkát.

Miután a fenti lépések befejeződtek, a projektcsapatnak együtt kell dolgoznia az események megfelelő sorrendben történő rendezésére, megjegyezve, hogy az erőforrásokra vagy a lehetséges ütemezési kihívásokra vonatkozó konfliktusok vannak. A projektmenedzser teljesítené ezt a lépést egy hálózati diagram kidolgozásával, a kritikus útvonal kiszámításával, majd az erőforrások ütemezésével, gyakran számítógépes szoftver segítségével.

A kisebb projektekhez, informális módszerekkel, egy egyszerű post-it note típusú megközelítés, amely az elemek sorrendben történő elhelyezését teszi szükségessé. Ez a folyamat lehetővé teszi, hogy fejlessze a teljes körű képet az érintett lépésekről és a nagyszerű ünnepi party tervezésének és kivitelezésének határidejéről!

Kezdje a munkát

Most, hogy időt szánt a projekt megfelelő lefedettségének meghatározására, a főbb feladatok meghatározására, a feladatok sorrendjére és az idő- és erőforrásigények értékelésére, készen áll arra, hogy a csapatot hozzárendelje a kijelölt feladataikhoz. Az informális projektmenedzser feladata, hogy figyelemmel kísérje a munkát, támogassa a csapattagokat, és segítsen azonosítani és megoldani a kihívásokat. Egy jó projektmenedzser rendszeresen találkozik a csapattagokkal, hogy értékelje az előrehaladást, és azonosítsa és navigálja a felmerülő kockázatokat.

Alsó vonal

A fentiekben ismertetett megközelítések alkalmazhatók az Ön szervezeti egysége vagy üzleti egysége bármely projekthelyzetére. Egyértelmű hatókör kialakítása, a munka azonosítása, erőforrások hozzárendelése, becslések és ütemterv kidolgozása, majd a munka ellenőrzése és ellenőrzése. Az Ön gyakorlatát elismeri és értékelni fogja a munkahelyi professzionális projektmenedzserek, és az Ön eredményei sokkal jobbak lesznek, mint egyszerűen csak a munkába ugrás nélkül.