Az üzleti levél legjobb formázása

Az üzleti levél egy hivatalos dokumentum, amelyet gyakran egy cégtől a másikhoz vagy egy cégtől az ügyfelek, alkalmazottak és az érdekeltek részére küld. Az üzleti leveleket az egyének közötti szakmai levelezéshez is használják. Bár az e-mail átvette a leggyakoribb levelezést, a kinyomtatott üzleti leveleket még mindig sok fontos, komoly levelezéshez használják, ideértve a referencia leveleket, a foglalkoztatási ellenőrzést, a munkaajánlatokat, és így tovább.

Egy hatékony, csiszolt üzleti levél írása könnyen követhető feladat, amennyiben betartja az elrendezésre és a nyelvre vonatkozó szabályokat. Tisztában kell lenni azzal, hogy a címzettje rendszeresen rendszeresen olvas egy nagy mennyiségű levelezést, és kedvezően teljesített betűket szeretne használni, amelyek nem tartalmaznak hibákat és nyelvtani hibákat. A jó hüvelykujj az, hogy kétszer korrigálja azt, majd egy kolléga felülvizsgálja azt, hogy biztosan ne maradjon ki.

Üzleti levél részei

A levél minden egyes részének meg kell felelnie a megfelelő formátumnak, kezdve a kapcsolattartási adataival és a címzettével; üdvözlés; a levél teste; záró; és végül az aláírásod.

Üzleti levélformátum

Az alábbiakban a hagyományos üzleti levélformátum látható, amely az olvasóhoz fűződő kapcsolatának és a kívánt eredménynek megfelelő tippeket tartalmaz.

Az Ön elérhetőségei:

A neved

A feladat címe

A te céged

Címed

Város (*): Állam (*): Irányítószám

A telefonszámod

Az email címed

Dátum

A címzett elérhetősége:

A nevük

Címük

Cégük

A Társaság címe

Város (*): Állam (*): Irányítószám

Az üdvözlés:

• Ha bizonytalan, hogy kinek konkrétan foglalkozik, használd a "Kell, hogy aggodalomra ad okot".
• Használja a hivatalos üdvözletet „Tisztelt Mr./Ms./Dr. Utónév ”, ha nem ismeri a címzettet.
• Csak a „Kedves Keresztnév” használatát használja, ha informális kapcsolatban áll a címzettel.

A test

Formázási alapok:

• Használjon egy-egyenként elhelyezett vonalakat, amelyek között az egyes bekezdések között van szó, az üdvözlés után, és a zárás felett.
• Balra igazolja a levelet (a bal oldali margóval szemben).

Szüntesse meg a megfelelő hangot:

Tegye egyértelművé a levél célját egyszerű és célzott nyelven, tartsa a nyitó bekezdés rövid részét. Kezdhetjük a következővel: „Írok a… hivatkozással”, és onnan csak kommunikáljunk, amit mondani kell.

A következő bekezdéseknek tartalmaznia kell olyan információt, amely az olvasó számára teljes mértékben megérti a cél (ok) t, de elkerülje a mondatok és a feleslegesen hosszú szavakat. Ismét tömören tartsuk a figyelmet.

Ha szándékában áll, hogy meggyőzze a címzettet valamilyen módon, legyen szó akár pénzbefektetésről, referenciáról, kölcsönzéséről, partnereiről, vagy egy probléma megszüntetéséről, kényszerítő esetet hoz létre az Ön számára. Ha például szeretné, ha az olvasó egy jótékonysági rendezvényt szponzorálna, azonosítsa a vállalat jótékonysági céljaival való átfedést. Meggyőzni az olvasót arról, hogy segíthetsz kölcsönösen előnyösnek, és növelni fogja az esélyed, hogy megnyerje a támogatást.

Tartsa záró bekezdését két mondatra. Egyszerűen ismételje meg az írás okait, és köszönje meg az olvasót, hogy megvizsgálta a kérését.

Ingyenes bezárás:

Néhány jó lehetőség a záráshoz:

• Tisztelettel,
• Üdvözlettel,
• Szívélyes,
• Tiszteletteljesen,

Ha a levél kevésbé formális, fontolja meg:

• Minden jót,
• Legjobb,
• Köszönöm,
• Üdvözlettel,

Az aláírás:

Írja alá az aláírását közvetlenül a zárás alatt, és hagyjon négy helyet a záró és a beírt teljes nevének, címének, telefonszámának, e-mail címének és egyéb elérhetőségi adatai között. Használja az alábbi formátumot:

A kézírásos aláírás

Írta a teljes nevet

Cím

Üzleti levél példa

Ezt az üzleti levélmintát modellként használhatja. Töltse le a sablont (kompatibilis a Google Dokumentumok és a Word Online szolgáltatással), vagy olvassa el az alábbi szöveget.

Töltse le a Word sablont

Üzleti levél példa (szöveges változat)

A neved

A feladat címe

A te céged

Címed

Város (*): Állam (*): Irányítószám

A telefonszámod

Az email címed

Dátum

A cimzett neve

Címzett címe

Címzett vállalat

A címzett vállalati címe

Város (*): Állam (*): Irányítószám

Tisztelt Úr! Vezetéknév, Szeretném meghívni Önt, hogy vegye fel a közelgő Liberális Művészeti Osztály munkakapcsolati eseményét. A rendezvény 20XX február 1-én délután kerül megrendezésre. Végzős nyugdíjasunknak lehetőséget kínálunk arra, hogy megismerkedjen az üzleti vezetőkkel a térségben, akik esetleg olyan új alkalmazottakat keresnek, akik a Liberális Művészetek szakán állnak.

A rendezvényt az Észak-Állami Egyetem Cox hallgatói központjában tartják, és körülbelül 2-3 órát tartanak. Ha érdekli, hogy részt vegyen vagy küldjön egy vállalati képviselőt, hogy találkozzon diákjainkkal, kérjük, értesítsen számomra a lehető leghamarabb, és egy asztalt rendelhetek az Ön számára.

Köszönöm az időt, és remélem, hogy hamarosan hallani fogok tőled.

Tiszteletteljesen, Az aláírás (nyomtatott levél)

A gépelt neved

A feladat címe

Ha e-mail levelet küld, az aláírása kicsit más lesz. Ahelyett, hogy elérhetővé tenné kapcsolattartási adatait a levél fejlécében, írja alá az aláírás alá. Például:

E-mail üzleti levél küldése

Üdvözlettel, Keresztnév vezetéknév

Cím

Címed

A telefonszámod

Az email címed

Adja meg az írott témát az e-mail tárgysorában, így az olvasó tisztában van azzal, hogy miért küld az üzenetet.

Üzleti levélírás tippek

Az útmutatóban részletesebb tippeket találhat üzleti levél írására, beleértve a betűtípus kiválasztását, a margók kiválasztását és a levél megfelelő formázását.

Mindig hasznos, ha megnézzük a példákat, hogy ötleteket kapj a saját levelezésedhez. Ellenőrizze a levélmintákat, beleértve a borító leveleket, az interjúkat köszönöm a leveleket, a nyomon követési leveleket, a munka elfogadását és elutasítását, a lemondó leveleket, az elismerő leveleket, valamint az üzleti és a foglalkoztatással kapcsolatos leveleket.