A projekt érdekeltjeinek bosszúsága

Projektmenedzserként az Ön feladata, hogy biztosítsa, hogy az érdekelt felek - ez a projektcsapata és kulcsfontosságú ügyfelei és beszállítói - kapják meg, amire szüksége van a projektből. Az érdekelt felek a legfontosabb bajnokok. Támogatniuk kell Önt, segítve a projekt céljainak elérését és annak biztosítását, hogy mindenki ugyanazt az irányt húzza.

De könnyű bosszantani őket. És amikor ez megtörténik, azok olyan emberekké válhatnak, akik már nem akarnak semmit sem tenni a projektjével. Ez óriási kockázatot jelent egy projektmenedzser számára, mert segítségre van szüksége a támogatáshoz. A bevitelük nélkül előfordulhat, hogy nem tudja megvalósítani a projektet. Itt van módja annak, hogy bosszantja a projekt résztvevőit, és mit kell tennie.

Ha nem kommunikálunk

A kommunikációnak körülbelül 80% -ának kell lennie a projektvezetőnek. Ha nem mondja el a csapatnak, a beszállítóknak vagy az ügyfeleknek, hogy mi folyik itt, akkor gyorsan bosszankodnak. Rosszabb, hogy hajlamosak betölteni a hiányosságokat azzal a magyarázattal, hogy mi történik, ami valószínűleg nem pontos, és egyenesen káros lehet a projekt hírnevére.

Ehelyett állítson össze világos projektjelentéseket. Találkozzon velük egyénileg és csoportokban, és tartsa őket tájékoztatásban az út minden lépésében. Állítson össze egy projekt kommunikációs tervet, és végezze el az érdekelt felek elemzését, hogy kideríthesse, ki kell hallania, hogy mit és mikor kell hallania.

Ha nem teszik meg a véleményüket

A kommunikáció egy dolog, de ez általában az állapotfrissítésekről és a projektkövetésről szól. Többet kell tennie, mint hogy a projektben részt vegyen. Ez bosszanthatja az embereket, ha egy adott területen a témakör szakértője, és nem kérik a hozzászólásukat, amit magasan képzettek ahhoz, hogy kommentáljanak. A projektmenedzserek beleeshetnek a csapdába, hiszen azt hiszik, hogy mindent meg kell tenniük, és maguknak kell hozniuk a döntéseket, de egyáltalán nem ez a helyzet.

Ehelyett kérdezze meg véleményét arról, hogyan kell kezelni a projekt kérdéseit. Vegyük figyelembe a véleményüket. Nem kell tennie, amit javasolnak, de segít megteremteni a kapcsolatokat, ha hallgat. Ezt projekt-találkozókon keresztül teheti meg, és meghallgathatja azokat, amikor javaslatokkal jönnek hozzá. Ha ez a csapatod, győződj meg arról, hogy megfelelő lehetőséget kapnak a véleményük átadására.

Hiszem, hogy a képesítések adnak neked szuperhatalmat

A PMP®-t nem teszi a világ legjobb projektmenedzserévé (bár ez segíthet egy kicsit). A PRINCE2® Practitioner tanúsítvány, vagy az APMP vagy bármely más projektmenedzsment megnevezés megtartása nem téved.

A szakképzettségedről beszélgetés és az, hogy a könyvek hogyan csinálják a dolgokat, egy biztos módja annak, hogy bosszantja az érintetteket. Nem akarnak hallani a nagyszerű pontszámokról a vizsga során, vagy arról, hogy hogyan alkalmazzák a módszert a projektjükre. Valójában minden, amit akarnak, hogy a projekt jól megy. Nem érdekelnek, hogy miért jutsz oda, az idő nagy részében.

Ne feltételezzük, hogy azért, mert Ön rendelkezik képesítéssel és tudja, hogyan kell kockázatkezelést végezni, például, hogy nem veszik ki a projekt kockázatát. Ez a legjobban hozzánk fordul. Tehát jobb, ha alázatos és elkötelezett, és praktikusan kell használni a készségeit, miközben nem hiszed, hogy a társaid fölött állítanak.

Az Ön képesítései csendben adnak bizalmat arra, hogy a lehető legjobban elvégezzék a munkát, de azt találják, hogy sokan, akik projektmenedzserként dolgoznak, tanúsítvánnyal rendelkeznek. Valójában sok ember, aki szakosodott iparágakban dolgozik, tanúsítvánnyal rendelkezik, és sok vállalat számára a szakértelemhez tartozó hitelesítő adatok, legyen az építészet, számviteli vagy projektmenedzsment, egyszerűen higiéniai tényező.

Ne várja meg, hogy az érdekelt felek lenyűgözőek legyenek, és ne beszéljen róluk. Mutassa be a készségeit, ha jól teljesíti a projektet, és megmutatja, hogyan alkalmazza az osztályban tanult tudást.

A határidő módosítása

Amikor mindenki aláírta a mérföldköveket, és tudja, mi történik, amikor minden csapat harmonikusan dolgozhat egy csapatként. Amikor megváltoztatja a határidőket és nem mondja el senkinek, akkor az emberek elkezdnek bosszankodni.

A dátumok megváltoztatása nagy hatással van más emberek munkájára. Lehet, hogy lefoglalták a nyaralási időt a projekt kritikus munkáján. Lehet, hogy más csapatoknak kellett kitölteniük a forrásokat, mert valaki szükség van a projektre egy adott időben. Ha módosítja a dátumokat anélkül, hogy megértené ezt a hátteret, akkor veszélyeztetheti a projektet.

A projekt támogatója meg fogja érteni, ha nem érte el az elfogadott mérföldköveket. A dolgok változnak. Vannak új elemek, amelyek hozzáadódnak a projekt hatóköréhez vagy a dolgokhoz. De nem az Ön feladata, hogy egyedül megállapodjon a határidők módosításáról. Dolgozzon a projekt csapatával, hogy megértse a változás hatását. Ezután javasoljon megoldást a projekt támogatójára, és magyarázza el a dátumok megváltoztatásának hátterét.

Győződjön meg róla, hogy az összes érdekelt fél tisztában van a változással és hogyan befolyásolhatja munkájukat. Ezután mindenki egyetértésével tegye meg a változást és frissítse a projekt dokumentációját. Soha nem szabad egyszerűen módosítania a dátumokat anélkül, hogy a többi csapatot először tudná.

Elvesztették az idejüket

Az üléseknek hatékonyaknak, jól kezelteknek és mindenki idejének nagyszerű felhasználásának kell lenniük. De ez nem mindig áll fenn. Az érdekelt felek sokszor panaszkodnak, hogy elvesztették az idejüket az üléseken. Nem volt napirend, vagy a döntés, amit elvártak, nem történt meg, mert a helytelen emberek voltak a szobában.

Más lehetőségei is vannak az idejük elvesztésére - ez nem csak az ülések. Ne érintse meg a bejövő postafiókjukat, ha az e-mailek másolatába helyezi őket, amikor nem kell. Ehelyett a projektek érdekeltjei egy másik feladatot is meg kell tenniük, ezért bölcsen kell használniuk az idejüket. Győződjön meg róla, hogy a találkozóknak napirendje van. Tervezze meg őket, hívja meg a helyes embereket, és győződjön meg róla, hogy utólag követik.

Csak e-maileket küldjön az érintett embereknek. Ha valakit meg kell ismernie, győződjön meg arról, hogy megértik, miért fontos számukra, hogy tudjanak, és elkerüljék a rettegett „válasz mindent” amennyire csak lehetséges. Csak tudatában kell lennie annak a ténynek, hogy más emberek elfoglaltak, és hogy a projekted nem mindig az elsődleges prioritás (ha az bármikor van).