Adminisztratív feladatok és leírások

Mivel az adminisztráció ilyen széles körű, sok különböző adminisztratív feladat címe van. Ezek közül néhány, mint például az „adminisztratív asszisztens” és a „programadminisztrátor”, nagyon hasonló feladatokra utal. Egyes munkakörök azonban nagyon különböző típusú munkákat írnak le.

Az adminisztratív munkák számos feladatot foglalhatnak magukban. Az adminisztratív alkalmazottak azok, akik támogatást nyújtanak egy vállalatnak. Ez a támogatás magában foglalhatja az általános irodai menedzsmentet, a telefonos üzeneteket, az ügyfelekkel való beszélgetést, a munkáltató segítését, az irodai munkát (beleértve a nyilvántartások karbantartását és az adatok bevitelét), vagy számos más feladatot.

Olvassa el az alábbiakban az adminisztratív feladatok széles körű listáját és az egyes címeket. Használja ezt a listát, ha munkát keres adminisztratív munkában.

Lehet, hogy ezt a listát is felhasználhatja arra, hogy a munkáltatóját megváltoztassa a pozíciójának címével, hogy jobban illeszkedjen a felelősségéhez.

Közös adminisztratív feladatok

Az alábbiakban felsoroljuk a gyakori adminisztrációs jobcímek listáját, amelyeket munkakör szerint rendeztek. Az egyes feladattípusok leírását az alábbiakban olvashatja. Az egyes munkatípusokról további információt a Munkaügyi Statisztikai Hivatal Foglalkoztatási Outlook kézikönyvében talál.

Adminisztratív asszisztensek és titkárok: A titkárok és az adminisztratív asszisztensek különböző adminisztratív és ügyviteli feladatokat látnak el. Lehet, hogy válaszolnak a telefonokra és támogatják az ügyfeleket, megszervezhetik a fájlokat, előkészíthetnek dokumentumokat és ütemezhetik a találkozókat. Egyes vállalatok a „titkárok” és az „adminisztratív asszisztensek” kifejezéseket egymással felcserélve használják. Az adminisztratív asszisztensek azonban gyakran magasabb szintű felelősséggel rendelkeznek. A titkár munkájával együtt részt vehetnek találkozók és konferenciák szervezésében, könyvelési feladatok elvégzésében és akár az irodai költségvetés kezelésében is.

• Adminisztratív asszisztens
• adminisztrációs koordinátor
• Közigazgatási igazgató
• Adminisztrációs menedzser
• Adminisztratív szolgáltatáskezelő
• Igazgatási szolgáltatások tisztviselője
• Adminisztratív szakember
• Adminisztratív támogatáskezelő
• Adminisztratív támogatási felügyelő
• Adminisztrátor
• Rendező asszisztens
• Executive Assistant
• Vezetői szolgáltatások adminisztrátora
• Humán erőforrás adminisztrátor
• Jogi titkár
• Orvosi titkár
• Program adminisztrátor
• Program menedzser
• Titkár
• Vezető igazgatási koordinátor
• Vezető igazgatási szolgálati tisztviselő

• Vezető ügyvezető asszisztens
• Vezető különleges események koordinátora
• Senior Support Assistant
• Vezető támogató szakember
• Különleges események koordinátora
• Különleges programok koordinátora

Számlázási és fiókgyűjtők: A számla és a számlagyűjtők segítenek a vállalat pénzügyeinek kezelésében és fenntartásában. Kifizetéseket kapnak, pénzügyi információkat rögzítenek, és gondoskodnak a késedelmes számlák kifizetéséről. Gyakran segítik az adósokat abban, hogy megoldást találjanak a késedelmes számlák kifizetésére. Más kapcsolódó ügyviteli feladatokat is elláthatnak.

• Fiókgyűjtő
• Bill Collector
• Számlázási koordinátor

Pénzügyi tisztviselők: Ez a munkatípus tartalmazza a könyvelési, számviteli és könyvvizsgálati ügyintézőket. Ezek a hivatalnokok pénzügyi nyilvántartásokat készítenek és tartanak fenn a vállalatok számára. Vannak olyan pénzügyi ügyintézők is, akik kevésbé meghatározott feladatokat látnak el, mint például pénzügyi tranzakciók végrehajtása és az ügyfelek segítése. Ezek a hivatalnokok általában középiskolai oklevelet igényelnek, míg a könyvelők, könyvelők és könyvvizsgálói hivatalnokok valamilyen poszt-középfokú oktatást igényelnek. Gyakran szükség van legalább néhány tanfolyamra vagy a számviteli tapasztalatra.

• Számviteli ügyintéző
• Könyvvizsgáló
• Könyvelő
• Hitelkezelő
• Pénzügyi igazgató
• Irodavezető
• Office Support Manager
• Irodai támogató felügyelő
• Vezető igazgatási elemző

Általános irodai tisztviselők: Az irodai hivatalnokok különböző adminisztratív feladatokat látnak el. Lehet, hogy válaszolnak a telefonokra, dokumentálhatják, dokumentálhatják és karbantarthatják a dokumentumokat, és segíthetnek az ügyfeleknek. Lehet, hogy néhány alapvető könyvelési és pénzügyi tranzakciót is végezhetnek.

• Számlázó
• Szerződésadminisztrátor
• Irattáros
• Általános irodai titkár
• Hivatalnok
• Személyzeti asszisztens
• Gépírónő
• Szövegszerkesztő

Információs ügyintézők: Az információs hivatalnokok különböző ügyviteli feladatokat látnak el. Gyakran gyűjtenek információt, hogy segítsenek a vállalatnak. Ez magában foglalhatja adatbázisok keresését, fájlok letöltését vagy nyilvántartások karbantartását. Általában legalább néhány tanfolyamra vagy tapasztalatra van szükségük a táblázatkezelő számítógépes programokkal.

• Adatbevitel
• Információs ügyintéző
• Rekordkezelő elemző
• Támogató asszisztens
• Támogatási szakember

Levelezési titkárok: A postai szolgáltatók megkapják, rendezik és továbbítják a leveleket. A felhasználók telefonon vagy személyesen is segíthetnek.

• Mail Clerk
• Mail Clerk Leader

Anyagi felvételi ügyintézők: Anyagi felvételi ügyintézők nyomon követik a termékinformációkat. Biztosítják az áruk megfelelő szállítását, a szállítmányok nyomon követését és a leltár fenntartását. Előfordulhat, hogy az adatrögzítésüket egy irodában végezzük, de gyakran nyomon követik a készleteket a cég raktárában.

• Létesítmény vezetője
• Anyagrögzítő
• Senior koordinátor

Recepciósok: A recepciósok különböző adminisztratív feladatokat látnak el. Gyakran az ügyfelek és az ügyfelek számára az első kapcsolattartó pont. Válaszolnak a telefonokra, fogadják az ügyfeleket, és válaszolnak a szervezetre vonatkozó kérdésekre.

• Ügyfélkapcsolat-kezelő
• Irodai asszisztens
• Recepciós
• Virtuális asszisztens
• Virtuális recepciós