Vezetői asszisztens munkaköri leírás: Fizetés, készségek és egyéb

Az ügyvezető asszisztensek hasonlóak az adminisztratív asszisztensekhez vagy a titkárokhoz, hogy mindenki más munkáját - általában végrehajtóját - az irodai feladatok kezelésével vagy felügyeletével támogatják. A különbség az, hogy egy ügyvezető asszisztens kifejezetten egy felsővezetőnek kinevezett vezető irodai alkalmazott. Ez magában foglalja más irodai alkalmazottak felügyeletét és képzését, valamint olyan feladatok kezelését, amelyek drámai hatást gyakorolhatnak egy vállalat sikerére.

Vezetői asszisztens feladatai és felelősségei

Ez a feladat általában a következő munkák elvégzéséhez szükséges:

• Számvitel / könyvelés
• Naptárkezelés
• Ügyfélkapcsolatok
• Tervezési és karbantartási rendszer
• Találkozók szervezése
• Nyilvántartást vezet
• Utazási tervek rendezése
• Gépelés
• Esemény tervezés
• Jelentések készítése
• Költségjelentések feldolgozása
• Találkozó jegyzőkönyv

Az ügyvezető asszisztens feladatai magukban foglalják az adminisztratív asszisztensek által végzett feladatokat: telefonhívások kezdeményezése és elfogadása; emlékeztetők, e-mailek és levelek küldése a végrehajtó nevében; a látogatók fogadása; kezelési ütemezés; és több. Ők is gatekeeperként működnek, döntéseket hozva arról, hogy kik kapnak hozzáférést a végrehajtóhoz és milyen információkat kapnak a végrehajtó.

Gyakran kutatnak és jelentéseket készítenek, amelyek befolyásolják a vállalati politikát. Ezek a feladatok azt jelentik, hogy az ügyvezető asszisztenseknek alaposan meg kell érteniük a munkáltató munkáját. Ennek eredményeképpen ezek a munkavállalók összekapcsolódhatnak a végrehajtó és a többi tisztviselő között.

Ügyvezető asszisztens fizetés

Az ügyvezető asszisztensek 2018-ban átlagosan 59.340 dolláros fizetést szereztek, ami a titkárok és az adminisztrátori asszisztensek között a keresők legmagasabb 10% -án kívül helyezkedett el:

• Éves éves fizetés: 38,880 $ (18,69 USD / óra)
• Legjobb 10% -os éves fizetés: 64.230 $ (30,88 USD / óra)
• Alsó 10% -os éves fizetés: $ 24,690 ($ 11,87 / óra)

Forrás: Amerikai Munkaügyi Statisztikai Hivatal, 2018

Oktatás, képzés és tanúsítás

Kevés oktatási követelmény van a titkárság elindításához, de a vezetői asszisztens pozíciójának elérése általában csak több éves tapasztalat után jön létre.

• Oktatás: A legtöbb belépő szintű munkahelyhez elegendő egy középiskolai diploma, de az üzleti tevékenységhez kapcsolódó területeken társult vagy főiskolai végzettségűek piacképesebbek lesznek.
• Tanúsítvány: Senki sem kell igazolnia, hogy ügyvezető asszisztens legyen, de vannak olyan tanúsítványok, amelyek online tanfolyamokon keresztül érhetők el a legtöbb szakképzettséget igénylő szoftverhez. Az ilyen tanúsítványok vonzóbbá tehetik a munkajelölteket.
• Kiképzés: A tapasztalat és a bizalom a munka elvégzésével érhető el, az ügyvezető asszisztensek általában hosszú időn keresztül bizonyították magukat.

Ügyvezető asszisztens készségek és kompetenciák

A gépelés, a bejelentés és az egyéb irodalmi készségek fontosak, de a legjobb ügyvezető asszisztensek gyakran erős személyiséggel rendelkeznek, amelyeket számos hasznos, lágy készséggel mutatnak ki:

• Kommunikációs képességek: Az ügyvezető asszisztensek gyakran gatekeeperként szolgálnak, eldöntve, hogy mely üzeneteket és milyen látogatóknak vagy hívóknak kell közvetlenül menniük a munkáltatójukhoz, és amelyeket más módon kell átirányítani vagy kezelni. Ez magában foglalja azt a képességet, hogy a főnöküktől gyorsan megkapja az információkat az igényes időtől.
• Idő beosztás: Bárki, aki egy másik személy idejét kezeli, mivel az ügyvezető asszisztensek gyakran a főnökeikért járnak, jónak kell lenniük saját idejük kezelésében is.
• megbízhatóságát: Az ügyvezető asszisztensek gyakran hozzáférhetnek az érzékeny információkhoz, és a vezetők, akiknek munkájuk során szükségük van arra, hogy teljes mértékben bízzanak velük, hogy munkájuk során a lehető leghatékonyabbak legyenek.

• Többfeladatos: Az ügyvezető asszisztensek rendszeresen több feladatot látnak el egyszerre, miközben a főnökök menetrendjeit tartják és a pályán tartják őket.

Job Outlook

Az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatala szerint az ügyvezető titkárok és az adminisztratív asszisztensek munkalehetőségei várhatóan mintegy 17% -kal csökkennek a 2026-ban végződő évtizedben. Ez sokkal rosszabb, mint az összes foglalkozásra tervezett 7% -os növekedés, és lényegesen rosszabb, mint az összes titkár és asszisztens 5% -os csökkenése.

A csökkenés a vezetők számának növekedésével magyarázható egy szervezetben, aki egy asszisztenssel rendelkezik. Ez sokkal inkább azért lehetséges, mert a mobil és egyéb elektronikus kommunikáció azt teszi, hogy a vezetők nagyobb valószínűséggel kezelik a saját levelezést és ütemezést.

Munkakörnyezet

Az ügyvezető asszisztensek általában irodai környezetben dolgoznak, és a főnökeik mellett a látogatókkal, hívókkal és más vezetőkkel is együttműködnek. A munka gyors ütemű és igényes lehet, és a kapuőr szerepe néha megköveteli, hogy az ügyvezető asszisztensek ne mondjanak olyan embereket, akik nem akarnak semmit nem válaszolni.

Munkarend

Az órák gyakran jellemzőek egy tipikus üzleti héten. Azonban a későn dolgozó vezetők néha elvárják, hogy ügyvezető asszisztenseik is rendelkezésre álljanak órák után.

Hogyan juthat el a munkához?

ALKALMAZ

Jelentkezzen közvetlenül a cégeknél, vagy tekintse át a nyílásokat olyan webhelyeken, mint az Valóban, a Monster és az Glassdoor.

IRODALOM

Készülj fel olyan emberekkel, akik tanúsíthatják a megbízhatóságodat és a megbízhatóságodat - az asszisztens fontos tulajdonságait.

Hasonló munkák összehasonlítása

Az ügyvezető asszisztensek munkájáról érdeklődő személyek az alábbi pályafutások egyikét is figyelembe vehetik:

• Számviteli ügyintéző: $40,240
• Bírósági riporter: $57,150
• Pénzügyi hivatalnok: $39,570

Forrás: Amerikai Munkaügyi Statisztikai Hivatal, 2018