Adminisztratív asszisztens interjú kérdések és válaszok

Ha interjút készít egy adminisztratív asszisztens munkára, az interjúalany megtudja, mennyire releváns a képesítései a pozícióra és arra, hogyan illeszkedjenek a vállalathoz és az osztályhoz.

Mivel a munka adminisztratív és interperszonális készségeket igényel, a vezetők bérbeadása gyakran megkérdezi, hogy milyen sajátos tulajdonságokkal rendelkeznek, amelyek a pozícióhoz jogosultak, valamint a kevésbé számszerűsíthető emberek készségei.

Tippek az interjú kezeléséhez

Fontos tudni, hogy a vita valószínűleg túlmutat a lágy készségeken, mint például a kommunikációs képességek, a szervezeti készségek vagy az időszerűség. Készen kell állnia a kemény készségekről is.

1:14

Nézd meg most: Hogyan válaszolhatsz 4 általános kérdésre az adminisztratív munkákhoz

Készüljön fel a szoftverprogramok megvitatására

Mivel számos adminisztratív asszisztens pozíciót igényel a speciális szoftverek gyakori használata, előfordulhat, hogy meg kell vitatnia a különböző programokat, amelyekkel együtt dolgozott, hogyan használta ezeket a programokat, és a szakértelem szintjét.

• Minta válasz:Szeretem a technológiát és az új programok megismerését. Nekem is van egy olyan képességem, hogy taníthassam a munkatársakat, akik talán nem is olyan értelmesek a rendszerek használatáról. Az utolsó munkám során a Kent Associatesnál önként jelentkeztem a támogatott szakemberek projektmenedzsment rendszerének felülvizsgálatára. A főnököm jóváhagyta az ajánlást, és egy web alapú rendszert, az Asana-t hoztuk létre, amely segít nyomon követni a projekteket és megosztani az információkat egy internetes platformon.
• Minta válasz: A PowerPoint diákok irodájában vagyok az ember, és élvezem az értékesítési munkatársainkat, hogy bemutassák az ügyfeleket. Én is az Excel előrehaladott felhasználója vagyok és összetett makrókat hozok létre a projektjavaslatok költségvetési előrejelzéseinek elkészítéséhez.

Készüljön fel az adminisztratív folyamatok megvitatására

Készen kell állnia arra, hogy megvitassa munkafolyamatát és adminisztratív folyamatait az előző pozíciókban. Mint adminisztratív szakember, nem lehet kétségei vannak, hogy szervezettek és részletesek. Az Ön kérdezője tudni fogja hogyan ezeket a tulajdonságokat a mindennapi munkafolyamatában nyilvánul meg.

• Minta válasz:A szervezeti képességek és a részletekre való figyelem a legerősebb eszközök közé tartozik. Olyan helyzetekben éltem, ahol komplex projektekbe hozhatok rendet. Például nyolc szakembert támogattam, akik promóciós eseményeket terveztek az ügyfelek számára. Kidolgoztam egy sablont a célok és az egyes projektek előrehaladásának nyomon követésére, és megosztott meghajtón állítottam fel, hogy az érintett személyzet minden tagja nyomon tudja követni a csapat projektjeinek és eseményeinek előrehaladását.
• Minta válasz:Az Alfred csoportnál dolgozva olyan eljárási kézikönyvet hoztam létre, amely felvázolta a hitelkérelmek feldolgozásához szükséges lépéseket, majd feltöltötte az interneten, hogy az összes hitelfelügyelő követhesse az azonos eljárásokat.

Mindig pozitívan válaszoljon

Figyelj a viselkedésedre az interjú során.

Mivel az adminisztratív asszisztensek gyakran nagyon szorosan kapcsolódnak azokkal, akikkel dolgoznak, minden esetben pozitív, profi és udvarias.

Kívánja, hogy az interjúalany ne legyen kétséges, hogy Önnel való munka kellemes élmény lenne.

• Minta válasz:Ügynökségünknél dolgoztam a recepción, és kritikus volt, hogy pozitív és első benyomást tettem mind a jelenlegi, mind a leendő ügyfelek számára. Természetes "tehetek" személy vagyok, és a véleményem rendszeresen megköszönte az ügyfélszolgálat orientációját.
• Minta válasz:A vállalat az interakciók után felméri az ügyfeleket, és a nevem következetesen egy hasznos, kellemes és professzionális szakember. A főnököm elmondta, hogy az ügyfelek segítségére kérjenek-e az ügyfelek gyakran.

Felkészülés az interjúra

Az előkészítés egyik módja, hogy elemezzük a munkaköri leírást annak érdekében, hogy megértsük, hogy van-e olyan konkrét készségkészlet, amelyre a pozíció összpontosít. Például van-e hangsúly az utazási tervezés, a projektek összehangolása, a napi értekezletek ütemezése, a személyes segítségnyújtás vagy bármi más? Ha igen, győződjön meg róla, hogy a munkahelyi interjúkkal kapcsolatos kérdések megválaszolásakor hangsúlyozza a legfontosabb tapasztalatait.

Készítsen egy listát a munkahelyi kiküldetésben említett készségekről, és nyugodtan adjon hozzá néhányat, amiről úgy gondolja, hogy alkalmazható lenne. Akkor nézd meg a saját adminisztratív és irodai készségeidet, és illeszkedj a képzettségedhez.

Ez segíti Önt abban, hogy a válaszokat a legmegfelelőbb módon igazítsa az adott pozícióhoz.

Adminisztratív asszisztens interjú kérdések és válaszok

A felkészülés során hasznos lehet a megkérdezett kérdések áttekintése, és gondolkodni kell arról, hogyan lehet egy választ megfogalmazni, kiemelve a korábbi munkákból származó konkrét tapasztalatokat és sikert.

• Milyen számítógépes ismeretekkel rendelkezel, és milyen programokat használsz? - Legjobb válaszok
• Kellemesen használhat több vonalú telefont, és nagy mennyiségű telefonhívást kezel? - Legjobb válaszok
• Ezen a cégnél szeretnénk magunkat gondolkodni, mint egy csapatot, amely együtt dolgozik ugyanazon célok elérésében. Hogyan érzi magát a csapatkörnyezetben való munkában? - Legjobb válaszok
• Hogyan érzi magát két vagy három másik alkalmazott felügyelete? - Legjobb válaszok
• Mi a legnagyobb erõd, és hogyan segítene a teljesítményed ebben a pozícióban? - Legjobb válaszok

• Mi a legnagyobb gyengeséged? - Legjobb válaszok
• Hogy kezeled a stresszt és a nyomást? - Legjobb válaszok
• Milyen volt a munka az Ön felügyelője számára? - Legjobb válaszok
• Mit vársz egy felügyelőtől? - Legjobb válaszok
• Szeretne önállóan vagy csapatban dolgozni? - Legjobb válaszok
• Jól dolgozik az emberekkel? - Legjobb válaszok
• Adjon néhány személyes példát a csapatmunka számára. - Legjobb válaszok
• Recepciós interjúk: - Kérdések listája

Kérdések a megkérdezett megkérdezéséhez

Azt is meg kell tennie néhány kutatást a vállalatról, és készen kell állnia arra, hogy a kérdés felmerülésekor megfelelő kérdéseket tegyen fel. Hasznos lehet, ha néhány kérdést előzetesen felkínál, amit esetleg megkérdezhet, vagy tovább tárgyalhat, ha nem kapta meg az esélyt az interjúban.

Gyakran előfordul, hogy ez az interjú végén lesz, ezért fontos, hogy a megkérdezettektől jó benyomást tegyen. Egy nagyszerű módja ennek az, hogy megmutassuk érdeklődését és felkészülését a munkainterjúra, feltéve, hogy a kérdéseit saját kérdéseivel kérdezed.

• Milyen felelősséggel tartozik ez a pozíció?
• Leírhat-e egy tipikus napot (hét) ebben a részlegben?
• Milyen erősségek vannak ebben a tanszékben? Mik a gyengeségek?
• Mit mondana a múltbeli asszisztensei a legjobb részed az Ön számára? Mit mondanának a legrosszabb?
• Milyen irányban látja a cég a következő öt évben? Úgy érzi, hogy vannak-e veszélyei annak sikerére?
• Miért hagyta el az utolsó asszisztense a pozícióját? Milyen erősségei voltak? Milyen gyengeségei voltak? Mit csinál most?
• Milyen tulajdonságokkal rendelkezett a legjobb asszisztense? Mi van a legrosszabb asszisztensével?
• Milyen gyakran végeznek teljesítményértékeléseket? Ki vezeti őket?
• Milyen készségek vannak az Ön számára a közigazgatási asszisztensben?
• Hogyan jutalmazza és ösztönzi az osztályon dolgozó embereket?
• Vannak folyamatban lévő termelési problémák ebben a részlegben?
• Hogyan kezelte a személyzet problémáit a múltban?
• Melyek a legnagyobb kihívások egy személynek ebben a helyzetben?
• Mi a véleményed szerint ez a pozíció legjövedelmezőbb aspektusa?
• Ön (segíti-e a cég / osztály) a szakmai szövetségek tagságát és a folyamatos szakmai fejlődést?
• Mit jellemezne az adminisztratív személyzet szerepe ebben a hivatalban?
• Várható túlórák vagy hétvégi órák?
• Mit szeretsz a legjobban a vállalatnál dolgozni? Vannak-e olyan változtatások, amelyeket megtenne?
• Mit szeretsz a legkevésbé itt dolgozni?
• Arra ösztönzi a tanszéket, hogy csapatként dolgozzon, vagy inkább az egyéni hozzájárulásokra koncentráljon?

Készüljön fel több állásinterjú kérdésre

A munkahelyi interjúkkal kapcsolatos kérdések mellett általánosabb kérdéseket is fel fognak kérni a foglalkoztatási történetével, az oktatással, az erősségekkel, a gyengeségekkel, az eredményekkel, a célokkal és a tervekkel kapcsolatban. Íme egy lista a leggyakoribb interjúkérdésekről és a válaszokról.