Költségvetési menedzsment tippek az új vezetők számára

Esély van arra, hogy ha valakit az első vezetői szerepükre emelnek, akkor ez lesz az első alkalom, hogy kezelik az osztály költségvetését.

A legtöbb új menedzser kevés vagy semmilyen formális képzést nem kap arról, hogyan alakítható ki a költségvetési előrejelzés, nyomon kövesse a költségeit, vagy hogyan lehet az év közepén történő kiigazításokat elvégezni. Gyakran adják át a táblázatkezelőt vagy a jelentést kezelőjüktől, vagy a pénzügyminisztériumtól, és várhatóan tudják, hogyan kell ezt megtennie, vagy próbálkoznak a próbálkozásokkal.

Míg a „próba és hiba” hatékony módja lehet egy új készség megtanulásának, jobb lenne, ha egy új vezetőnek nem kell túl sok fájdalmas hibát tennie. Íme néhány tipp.

Befektesse a tanulás idejét a kezdetből

Nincs jobb idő arra, hogy „hülye” kérdéseket tegyen fel, mint amikor teljesen új vagy valami, és soha nem csináltad. Jobb, ha előre kérdezed és eltöltheted az időt, és nem várjátok, amíg valakinek ki kell mutatnia a hibáit. Kérjen időt a menedzserétől (vagy az elődtől, ha lehetséges) az alapul szolgáló filozófia, az átfogó célok, a formátum és az egyes sorok áttekintéséhez. Ha a szervezetnek pénzügyi személye van, kérje meg, hogy veled töltsön időt. A legtöbb ember hízelgő lesz és hajlandó megosztani szakértelmét.

Végül is, ha előkészíthetik Önt, hogyan kell a dolgokat a saját előírásai szerint előzetesen elvégezni, később kevésbé lesz fejfájás.

Vegyünk egy „Pénzügy és költségvetés a nem pénzügyi vezetők számára” tanfolyamot

Ellenőrizze a helyi egyetemek üzleti iskoláit, az „Executive Education” alatt. A legtöbb üzleti iskola egy-három napos, nem hiteltanfolyamot kínál. A tanfolyam ideje alatt vagy azt követően forduljon a cég éves beszámolójának áttekintéséhez és a különböző pénzügyi mutatók és jelentések megértéséhez.

A részleg költségvetésének kezelése, mint a saját üzlete

Amikor nagy szervezeteknél dolgozunk, hajlamosak vagyunk a „cég” pénzét úgy kezelni, mint a fákon. Ez nem az, és most már a menedzserek feladata, hogy személyes részvénytulajdonosa legyen a tanszék erőforrásainak.

Legyen csapatjátékos

Ha lehetséges, tekintse át a menedzser költségkeretét. Bár fontos, hogy a költségvetés tulajdonjogát vegye figyelembe, az egység egy nagyobb entitás része. Kérje meg a menedzserét, hogy mutassa meg, hol illeszkedik a költségvetés, és támogatja a nagy képet, valamint a társaikkal való kölcsönös függőséget. Előfordulhat, hogy egy másik osztálynak szüksége van pénzre a célokhoz, amelyek magasabbak, mint a tiéd. Ne várjon arra, hogy megkérdezzék vagy elveszítsék - legyen proaktív és ajánlja, hogy segítsen a szakértőknek. Ön stratégiai és együttműködőnek fog tekinteni.

Ne játsszon Stupid játékokat

Csak azért, mert „mindenki ezt teszi”, nem jelenti azt, hogy ez nem hülye és rossz a vállalat számára. Példa egy tipikus hülye költségvetési játékra, amelyet a vezetők „használnak, vagy elvesztik a kiadásokat.” Ez az, amikor közel áll az év végéhez, és a költségvetés az előrejelzés alatt fut. Az elmúlt években, amikor alábecsülte, a jövő évi költségvetését az adott év tényleges értéke alapján állapították meg. Tehát annak érdekében, hogy ne csökkentsük újra a költségvetést, bevásárlásra kerülsz - vásárolsz olyan dolgokat, amelyekre nincs szükséged, vagy éppen abban az esetben, ha szükséged lesz rá.

Kövesse nyomon költségeit, és végezzen proaktív javításokat

Ne feltételezzük, hogy a „valaki” megmondja, ha túl van a költségvetésben. Valójában esetleg havonta jelentést kell kérnie, vagy nyomon kell követnie magát. Ne várjon az év végéig, amikor meglepetés (neked és a főnöködnek). Addigra már késő, hogy vizsgálja meg és korrigálja. Legyen elszámoltatható, mérje meg magát, és proaktívan jelentse be vezetőjét.

Legyen átlátható és vonja be csapatát

Ossza meg költségvetését a csapatával, talán még az előrejelzés elkészítésében is. A csapat bevonása és a költségvetési folyamat megértése segít megosztani a tulajdonosokat, és arra ösztönzi az alkalmazottakat, hogy találjanak kreatív módszereket a költségek kezelésére.

Légy stratégiai

Ne csak a tavalyi aktualitásokat vegye, és tíz százalékot adjon hozzá a jövő évi előrejelzéshez. Kezdje a stratégia és a célok kidolgozását, majd határozza meg az e célok eléréséhez szükséges erőforrásokat. Ha többet szeretne, mint tavaly, készítsen egy üzleti ügyet a kiegészítő finanszírozás iránti kérelmének igazolására.

Ne tedd túl

Bár a költségvetés kezelése fontos szerepet játszik a menedzser számára, soha ne vegye szem elől a legfontosabb eszközöket: az embereket! Győződjön meg róla, hogy legalább ötszer hosszabb időt tölt be a csapat fejlesztésére, mint a számok megrongálódása.