Adja meg a főnöke bizalmát egy kockázatkezelési tervvel

A legjobb projektmenedzserek teljes körű bizalommal rendelkeznek a menedzsereik és a projekt szponzorai iránt. A projektjeik mögött levő hittek úgy vélik őket, amikor azt mondják, hogy extra finanszírozásra, több erőforrásra vagy a probléma megoldására van szükségük.

Ha kockázatos helyzetekben dolgozik, szüksége lesz a megfelelő készletre. Mint egy kötél és hátizsák hátizsákos túrázó is, szüksége van az eszközökre a projekt kockázatának kezelésére.

Kockázatkezelési tervvel növelheti vezetői bizalmát a projektben. Egy egyszerű, 5 lépéses folyamat nagyban átalakíthatja, hogyan látja a főnöke a projektet (és te).

Mi a kockázatkezelés a projektmenedzsmentben?

A projektmenedzsment kockázatkezelése a projekt kockázatai azonosításának, értékelésének és reagálásának folyamata.

A projekt kockázatai olyan dolgok, amelyek befolyásolhatják a projektet (pozitívan vagy negatívan, de általában az emberek a kockázatot olyan eseményként értelmezik, amely negatív hatással lenne a projektre).

Akár nagy vagy kicsi a projekt, kockázatokkal jár. Ezek bármi lehetnek attól a veszélytől, hogy az iskolai felvonulás az esélye annak, hogy az új áramköri lap kritikus összetevőjére emelkedik az ár.

A projekt kockázata, ha nem sikerül megfelelően kezelni, nehezebbé teszi a projekt sikeres megvalósítását. A nem ellenőrzött kockázatok idővel növelhetik az ütemezést, időt és pénzt dolgozhatnak a költségvetésben. A vezetők idegesek lesznek az ilyen jellegű dolgok miatt. Mindez elkerülhető egy kockázatkezelési tervvel.

Kockázatkezelési tervezés

A kockázatkezelési terv egy nagyszerű módja annak, hogy növelje saját bizalmát a projektcsapat képessége iránt - és ez túlterjed a vezetői bizalom növelésére is. Azt akarják, hogy higgyék, hogy meg tudják csinálni, és azt akarják, hogy tisztában legyenek azzal, hogy mi akadályozhatja meg a projekt sikeres végrehajtását. A kockázatkezelési terv tökéletes eszköz erre.

És képzeld csak? Nagyon könnyű elkezdeni.

A projekt kockázatkezelése egy egyszerű, 5 lépéses folyamat. Ne tegyük bonyolultabbnak, mint amilyennek kell lennie. Ez az, amit ma elkezdhetsz elkezdeni, felkészülni arra, hogy megvitassd a következő ülésen, és fejezd be, amikor valaki írja a perceket.

5 lépéses kockázatkezelési folyamat

A projektmenedzsment számos részéhez hasonlóan a kockázatkezelés egy folyamat. Az 5 lépés:

1. Beavatott
2. Azonosítani
3. Értékeljük
4. Válaszok tervezése
5. végrehajtja

Ha ezek a kifejezések mostanában nem jelentenek számot, kérjük, ragaszkodj hozzá - mindent elmagyarázok.

1. lépés: Kezdeményezés

Először a projektmenedzsment környezetben szeretné beállítani a kockázatkezelés kontextusát.

Valószínűleg nincsen sok munka itt, mert valaki a vállalatában már elkészítette a vállalati kockázati politikát, és mindössze annyit kell tennie, hogy nyomon követje azt. Ez megmagyarázza a vállalat kockázati megközelítését, és akár a szükséges sablonokat is megbízhatja. A sablonok mindig megtakarítanak egy munkát, ezért vigyázz azokra is!

Még akkor is, ha nincs vállalati kockázati politikája, valaki más, aki projektek mellett kezeli a projekt kockázatkezelési tervét, amelyet másolhat. Miért kell újra feltalálni a kereket? A dokumentumok újrafelhasználása elengedhetetlen, ha időt szeretne megtakarítani és többet készíteni.

Használja azt, amit kiderült, hogy elkészítse a projekt kockázatkezelési tervét. Ez része a teljes projektmenedzsment tervének, és arról beszél, hogyan fog megközelíteni a projekt kockázatainak kezelését.

Ha nem tudja, mit kell tennie, olvassa tovább! A következő lépések jobb képet adnak arról, hogy mit kell beszélni a kockázatkezelési tervben.

Ez javítja a bizalmat: Mutatva a vezetőnek, hogy van egy megközelítése a projekt bizonytalanságának kezelésére, és hogy aktívan kezeli a kockázatot.

2. lépés: Azonosítsa

Miután megkapta a megközelítést, akkor elkezdhet dolgozni.

Most azonosítja azokat a kockázatokat, amelyek befolyásolják a projektet. Ez csak egy pillanatfelvétel az időben, és a kockázati nyilvántartása olyan, amit újra és újra szeretne visszajönni annak biztosítására, hogy bármi is újdonság legyen.

A kockázatokat a közös kockázatok ellenőrző listájával azonosíthatja, interjút készíthet az érdekelt felekkel a projektről (különösen a nehéz érdekelt felekről, mivel általában sokat mondhatnak arról, hogy mi lehet rosszul), ötletbörze és a józan ész.

Olyan dolgokat keres, amelyek problémákat okozhatnak, ha valaha is történt. (Ne feledje, hogy a kockázatok még nem történtek meg. A projektek a már megtörtént dolgok.)

Ugyanakkor elmondod, hogy más embereket kell bevonnod. Egyedül nem lesz az egész kép, és a hiányzó dolgokat fogod végezni.

A kockázatokat bárki azonosíthatja és azonosíthatja. Projektvezetőként az Ön feladata, hogy arra ösztönözze kollégáit, hogy kockázatokat szerezzenek veled, hogy csapatként tehetsz valamit velük.

Minden azonosított kockázatot fel kell jegyezni a kockázati nyilvántartásba. Ha van egy projektkoordinátor a csapatnál vagy egy projekt támogató személynél, akkor ezt megtehetik. Ellenkező esetben az adminisztrációs feladatok része.

Ez javítja a bizalmat: Bizonyítsuk be, hogy tisztában vannak azokkal a kulcsfontosságú kockázatokkal, amelyek befolyásolhatják projektjét, és rendelkeznek olyan eszközökkel, amelyek segítségével folyamatosan tudatában lehetnek az új kockázatoknak.

3. lépés: Értékelje

A kockázatokat ezután értékelik a valószínűség és a hatás szempontjából. Ez a részletes cikk arról, hogyan kell értékelni a projekt kockázatát, magával ragadja. Jó olvasatot kapjon, ha nem ismeri a folyamatot.

További intézkedésként értékelheti a közelséget is, ami azt jelenti, hogy a kockázat milyen közel áll az időhöz. A nagy közelséggel járó kockázat hamarosan előfordulhat. Az alacsony közelséggel járó kockázat bizonyos távon történhet a távoli jövőben. Ez további tényezőt adhat arra, hogy a kockázatok kezelésével kapcsolatban az idő és az energia prioritása legyen.

Ez javítja a bizalmat: A menedzsere és mindenki számára a csapat egyértelmű megértése arról, hogy mi történne, ha ezek a kockázatok ténylegesen megvalósulnának.

4. lépés: Válaszok tervezése

Most eljutunk a kockázatkezelési terv húsos részéhez. Ebben a lépésben megtudhatja, hogyan kezelje a kockázatot a megfelelő válasz azonosításával.

Ezt azért tesszük, mert eddig mindent megtalálsz egy listát arról, hogy mi történhet, ha a jövőben eldobod a projektedet, és mennyire nagy az üzlet. Amit a menedzser tudni szeretne, a következő: Mit fogsz tenni ezzel kapcsolatban?

Általában 4 dolog van, amit tehetünk a projekt kockázatának kezelésére és kezelésére. Ők:

• Elkerül
• Átutalás
• Mérsékelni (azaz csökkenteni)
• Elfogad.

Ezeket a mély merüléseket részletesen a negatív kockázat kockázatkezelési stratégiáiban tárgyaljuk.

A kockázatok némelyikének pozitív eredménye lehet. Például: fennáll annak a kockázata, hogy olyan nagy mennyiségű új terméket értékesít, amelyet összeomlott a telefonvonalak. Ez egy szép probléma lenne, de még mindig fennáll annak a kockázata, hogy meg kell terveznünk.

Számos módja van arra, hogy felkészülhessen egy pozitív kockázatra, beleértve:

• Exploit
• Részvény
• fokozza
• Elfogad.

Ezeket részletesebben tárgyaljuk a pozitív kockázatra vonatkozó kockázati válaszstratégiákról.

Meg kell határoznia, hogy melyik válaszstratégia a legjobb, ha minden kockázatot regisztrál. Például eldöntheti, hogy a gyár tető összeomlásának kockázata egyszerűen elfogadható, mivel nem valószínű, hogy ez megtörténik. Ugyanakkor az a kockázat, hogy az élelmiszer-mérgezés feleslegessé teszi a munkaerőt, az, amit aktívan fog enyhíteni az összes vendéglátó személyzet átképzésével. Ha ez korábban történt, és valójában meglehetősen valószínű, hacsak nem teszel valamit, akkor a kockázatot enyhíteni szeretnéd.

Miután a választ azonosították és megegyeztek, a kockázatkezelők kijelölhetők a kockázatkezelési cselekvési terv végrehajtására. Más szóval, szükséged van valakire, aki elszámoltatható az Ön által elfogadott feladatokért.

Ez javítja a bizalmat: A menedzsere számára azt mutatta, hogy megvizsgálta, mit kell tennie azon dolgok tekintetében, amelyek problémákat okozhatnak projektje számára, és hogy terveket tervez a projekt bizonytalanságának és kockázatának csökkentésére.

5. lépés: Végrehajtás

A kockázatkezelési tervnek most magában kell foglalnia, hogy ki lesz felelős a kockázatcsökkentő tevékenységek elvégzéséért minden egyes kockázat tekintetében. Mostanában ezeken a feladatokon kell dolgozniuk, hogy aktívan kezeljék a nyitott kockázatokat.

Ez javítja a bizalmat: Bemutatjuk, hogy Ön és a projektcsapata követheti azt, amit mondott. Az elért eredményekről és az általuk csökkentett kockázatokról való jelentéstételével bemutatja a vezetőség számára, hogy komolyan gondolja a projekt megvalósítását és megtételét a projekt problémáival szembeni jövőbiztosítása érdekében.

Miután a kockázat meghaladt - amikor már nem releváns, mert vagy már megtörtént, vagy már nem történik meg -, akkor zárhatja azt a kockázati nyilvántartásából.

A projekt kockázatkezelési tervének bevezetése lehetővé teszi, hogy elkülönüljön a többi vezetőtől. A saját főnöke bizonyítani fogja, hogy stratégiai és kreatív gondolkodással gondolkodhat arról, hogy mi okozhatja a projektet, és ami a legfontosabb - csináljon valamit. Ön lesz az a személy, aki aktívan kezeli a problémákat, mielőtt megtörténik, elsöpörte az útlezárásokat és felkészülnek bármire!

A projekt kockázatának kezelésében jónak tartottnak tartják, hogy a menedzsment egy biztonságos párnak vagy kéznek tekinthető. Nem kell rengeteg tapasztalat vagy tanúsítvány, hogy sikeresen megkezdhesse a projekt kockázatának kezelését (bár a kockázatkezelés formális képesítése létezik). Ez az egyszerű, 5 lépéses folyamat hamarosan azt jelenti, hogy a projekt kockázatkezelése beágyazódik a projekttervbe.