Hogyan írhatunk ajánlatot vagy RFP-t?

A pályázati felhívás, amelyet néha RFP-nek vagy RFQ-nak is neveznek („árajánlat kérés”), egy dokumentum, amelyet a vállalat a termék megvásárlásakor kér, és a specifikációit nyilvánosságra kívánja hozni. Ez általában akkor fordul elő, amikor több vállalat is ajánlatot tesz a munkára, és az RFP versenyképesebb árakat kínál. De ha nem készíti elő megfelelően az RFP-t, az erőfeszítései olyan időt jelenthetnek, amelyek időveszteséget jelentenek, vagy ami még rosszabb, egyáltalán nem ajánlatok. Íme, hogyan lehet létrehozni egy RFP-t a legjobb eredmények biztosítása érdekében.

Nehézség: Átlagos

A szükséges idő: Több nap

A 12 lépés

1. Csináld meg a leckét:Oszd ki, amire szükséged van, mit akarsz, és mi lehetséges, mielőtt megkezdenéd az RFP írását. Ne adjon ki egy RFP-t olyan géphez, amely óránként 1500 widgetet készíthet, ha még soha nem adta el több mint 25 havonta. Nincs értelme RFP-t kiadni egy nagy teljesítményű autónak, ha a hírnök egy olyan sebességgel juthat át a forgalomra a kerékpáron.
2. Meg kell különböztetni az igényeit és a kívánságait: Ha olyan alkalmazást szeretne vásárolni, amely a munkahelyen a központok és a kisteherautók között képeket továbbíthat, megadhatja a másodpercenként szükséges képek számát, a szükséges képek maximális méretét és a szükséges felbontást. Bár lehet, hogy ezek a képek színesek, döntse el, hogy valóban szükséges-e. Ha valóban szükség van egy bizonyos specifikusra, használjon olyan szavakat, mint a "akarat", "legyen" és "must". Ez azt jelzi, hogy ezek a követelmények. Azokat a specifikációkat, amelyek pusztán "akarnak", olyan szavakkal kell azonosítani, mint a "lehet", "lehet" és "választható".

1. Döntse el, hogy milyen lesz a győztes: Az RFP-re adott válaszok eltérnek egymástól. Minden válaszadó vállalatnak különböző erősségei és gyengeségei lesznek. Egyesek a legalacsonyabb költségekre összpontosítanak. Mások a legjobb minőségre összpontosítanak. És mások teljes funkciót kínálnak. Döntsön elölről, amit keres - a legalacsonyabb költség, a leggyorsabb szállítás, vagy a kettő kombinációja.
2. A dokumentum rendezése: Bármi, amit írtál üzleti célokra, sok gondolatnak kell lennie, és meg kell szervezni. A vázlat egy jó hely a kezdethez. Legalább a bevezető, a követelmények, a kiválasztási kritériumok, az időkorlátok és a folyamatok szakaszai szükségesek. Ezek közül a szakaszok közül sokan rendelkeznek alfejezetekkel.

1. Írja be a bevezetőt: Ez az, ahol elmagyarázhatja a potenciális ajánlattevőknek, hogy miért tesz közzé az RFP-t, és mit szeretne ezzel elérni. A bevezetés tartalmazhat egy összefoglalót a többi részből kivont kulcsfontosságú pontokról, ideértve az esedékességet is. A képátviteli rendszerre vonatkozó RFP bevezetése olyasmit olvashat, mint: „Az XYZ cég javaslatokat tesz egy rendkívül megbízható, könnyen használható rendszerre, amely képes a fő irodától a furgonok bármely pontjára küldött képek szállítására. 2007. március 5-én, hétfőn, PST 8-kor kell megkapnia. "

1. Magyarázza el a követelményeket: Ez a rész az egyik legfontosabb, és általában a legtöbb időt vesz igénybe. Meg kell adnia a továbbítandó képek méretét és tisztaságát, valamint a szükséges sebességet. Legyen konkrét, de ne mondd meg az ajánlattevőknek, hogyan akarod a munkát elvégezni, hacsak ez elengedhetetlen. Lehet, hogy meg szeretné szakítani ezt a részt az alfejezetekben. Például (a) a képméret és a minőség (b) átvitel, amely magában foglalhatja a kívánt sebességet és minden olyan követelményt, amely lehetővé teszi az átvitel biztonságát (c) a kívánt opciók, ahol a színt kívánatos lehetőségként felsorolhatja.

1. Kiválasztási feltételek: Itt találja meg az ajánlattevőknek, hogyan fogja kiválasztani a nyertes ajánlatot. Akármennyire vagy annyira kinyilváníthatja, amennyit csak akar. Jó ötlet egy olyan mondatot is magában foglalni, mint: "A nyertes ajánlattevő, ha van, kizárólag az XYZ Company ítéletével kerül kiválasztásra." Előfordulhat, hogy olyan táblázatot hoz létre, amely minden egyes ajánlatot minden kategóriában egyes pontokból ítél meg.Ezután egy csapat választhat a legjobb ajánlatot a legjobbak közül, akik az első három pontszámot kapják.
2. Idővonalak: Ez a rész a vállalatoknak arról szól, hogy milyen gyorsan kell cselekedniük, és mennyi ideig tart a folyamat. Legyen ésszerű, ha beállítja a határidőket. Ne kérjen komplex rendszerekre vonatkozó javaslatokat, majd csak néhány nappal válaszoljon az ajánlattevőknek. Ha az RFP nagy, ha a kívánt vásárlása bonyolult, vagy ha igen részletes választ igényel, több időt kell adnia az ajánlat elkészítésére. Ez az a pont is, ahol elmondhatja az ajánlattevőknek, hogy mennyi ideig fog tartani az értékelési folyamat, amikor értesítést kapnak, ha sikeresek lesznek, és milyen hamar el kell juttatnia azt, amit ígértek.

1. Folyamat: Ezzel a szekcióval magyarázhatja el, hogy a folyamat hogyan fog működni - az RFP elküldésétől a szerződés odaítéléséig és a munka kezdetétől. Ez a rész azt mondhatja: "Az ajánlatok a fenti 8. lépésben meghatározott időpontban esedékesek. Minden ajánlat felülvizsgálatra kerül, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelelnek az összes követelménynek és reagálnak rá. kívánja) és a három legjobb ajánlatot a pályázó csapat értékelni fogja a nyertes ajánlattevő és egy póttag kiválasztására. A nyertes ajánlattevővel folytatott tárgyalások várhatóan szerződéskötést eredményeznek két héten belül.

1. Döntse el, hogyan küldje el az RFP-t: A legtöbb RFP-t ki kell küldeni, de nem kell. RFP-t küldhet e-mailben, vagy közzéteheti a cég honlapján. Csak győződjön meg róla, hogy megadja azt a nevet (vagy ajánlatszámot), amelyet az ajánlattevőknek fel kell használniuk azon RFP azonosításához, amelyekre válaszolnak.
2. Döntse el, hogy ki fogja megkapni az RFP-t: Előfordulhat, hogy már azonosította azokat a szállítókat, akiktől vásárolni szeretne. Az Ön cége még elfogadható gyártók listájával is rendelkezik. Ha nem, akkor megtalálhatja a lehetséges értékesítőket a szakmai hálózaton keresztül, az online kereséssel vagy az ajánlott ajánlatokkal kapcsolatban a megbízható gyártóktól. Ne korlátozza listáját azon személyek közül, akik megkapják az RFP-t, csak a nagyvállalatoknak vagy a létrehozott gyártóknak. Találhat jobb ötleteket és még jobb árképzést a kisebb gyártóktól, akik gyakran szívesebben nyerik meg a te dolgodat.

1. Értesítse a győztest: Miután elvégezte a fenti lépéseket, itt az ideje, hogy megtegyük az ugrást, és értesítsük a nyertes RFP-t arról, hogy itt az ideje, hogy továbblépjen a projekttel.