10 A sikeres projektvezetők szokásai

Miért hoznak bizonyos projektmenedzserek időben, a költségvetésen és a megelégedett ügyfelekkel a projektjeiket, míg másoknak nehéz ideje? Nézzük meg a tíz szokást, amit a sikeres projektvezetők osztanak meg, hogy megtudják.

Ezek a szokások újra és újra szerepelnek a teljesítményértékelésekben és a projekt végi felülvizsgálatokban, ahol az ügyfél, a csapat vagy a szponzor visszajelzést nyújt a projektvezetőnek.

Nem kell tíz éves tapasztalattal rendelkeznie ahhoz, hogy minden alkalommal sikeresen jusson el. A szokások megváltoztatásával és a készségek felaprításával drasztikusan javíthatja a projekt sikerességét, és kevésbé stresszes időt is biztosíthat magának.

A Jobb csapat használata

A leghatékonyabb és legsikeresebb projektmenedzserek ismerik csapattagjaik képességeit. Ez azt jelenti, hogy a megfelelő munkát a megfelelő embereknek tudják elosztani.

A helytelen erőforrás használata egy feladathoz hosszabb vagy rosszul végzett munkához vezethet. Segít megismerni a veletek dolgozók erősségeit és gyengeségeit, hogy a legjobban hozzárendelhesse őket a projekt feladataihoz.

Projektprojektek kezelése

Minden projekt időről időre problémákat vetett fel. A sikeres projektvezetők nem hagyják, hogy aggódjon. Ismerik a kibocsátási menedzsment folyamatait és azt is, hogy a legjobban hogyan lehet kezelni a problémákat.

Ezt is megteheti. Ha már tudja, hogyan kell értékelni a projekt problémáját, azt fogja találni, hogy a kérdéskezelés egyszerű szokássá válik a heti rutinba való beépítésre. Tedd félre a problémamegoldást minden héten, és hamarosan rájössz, hogy könnyű feladat maradni a problémák kezelésén.

Változások kezelése

A projektek célja a dolgok megváltoztatása, de ez a fajta változás más emberekkel történik! Sokkal nehezebb kezelni a projektcsapatot célzó változásokat, megzavarva a részletes projekt menetrendet és új munkát és egy egész dokumentációs frissítést.

A sikeres projektmenedzsereknek változási menedzsmentje van. A következő lépések megkönnyítik, hogy bármilyen műveletet szokássá alakítsanak, mert strukturált és ismétlődő.

A változáskezelési folyamat így néz ki:

• Kapjon információt a változásról.
• Értékelje a változást.
• Határozza meg, hogy mennyi munka lenne a változás elvégzéséhez.
• Készítsen ajánlást arról, hogy érdemes-e továbblépni.

Miután elkészítette az ajánlást, kérje meg a szponzorát, hogy döntsön arról, hogy bele kell-e foglalnia a változást, vagy sem. Bizonyos apró változtatásokat akkor is jóváhagyhat, ha azok a hatáskörükön és a hatósági szinteken belül vannak. A sikeres projektmenedzserek tudják, hogy a változások kezelése része a munkának, és tervük van arra, hogy ezeket kezeljék, amikor és mikor keletkeznek.

Projektköltségek kezelése

Nagyon valószínű, hogy a projektje költségeket fog felmutatni, még akkor is, ha ön nem tudja teljes mértékben átvenni az erszényes húrokat. Az, hogy képesek vagyunk irányítani a pénzügyi elemeket, szokásnak kell lenniük. Ha nem közelít meg rendszeresen és rendszeresen, akkor a munka annyira hatalmas lesz, hogy lehetetlen.

A fantasztikus projektmenedzserek a számlákkal, árajánlatokkal és becslésekkel foglalkozó nyilvántartó rendszerek költségei mellett maradnak. Szerezd be a szokásod, hogy használd a költségkeret-szoftvert (még akkor is, ha ez csak egy táblázatkezelő).

A projekt költségeit addig nem tudja kezelni, amíg meg nem tervezi, hogy mit fog költeni. Olvassa el ezt a projekt-költségvetés létrehozásának módját, hogy elkezdhesse.

Csapatépítés

Előfordulhat, hogy a projektcsapat nem működik közvetlenül az Ön számára. Miért van a csapatépítés része a sikeres projektvezetők szokásainak? Ez azért van, mert szüksége van a csapatára, hogy hatékonyan működjön együtt, és a projektben résztvevő személyeknek gyorsan be kell jutniuk ahhoz a ponthoz, ahol egymással bíznak. Ezt a csapat építésével kapja meg. Vigyázz olyan helyzetekre, ahol a csapatod szétesik. Különösen elfogadhatatlan a zaklató magatartás.

A folyamatok megértése

A nagyon sikeres projektmenedzserek hatodik szokása az, hogy megértsék az ellenőrzési körükben létező folyamatokat. Ez azt jelenti, hogy tudják, milyen munkafolyamatokat kell követni. Nem pazarolnak időt arra, hogy dolgozzanak ki egy üzleti ügyet, mert tudják, hogy van egy eljárás erre, és követhetik a lépéseket.

A legsikeresebb projektmenedzserek nem dolgoznak rabszolgaként. Tudják, mikor van a helyes dolog az eljárás követése. Tudják, mikor jobb, ha kissé csípjük, hogy a feladatok mindenki számára könnyebbé váljanak. Erre példa lenne egy kis projektből származó bürokrácia megszüntetése a folyamatok megfelelő átalakításával.

Az ütemezés frissítése

A projekt menetrendjét nem szabad véletlenre hagyni. A legsikeresebb projektmenedzserek szokás szerint rendszeres időközönként ellenőrizni fogják a pontosságot és frissítik azokat.

Sok lehetőség van a projekt előrehaladásának nyomon követésére. A legfontosabb dolog az, hogy csinálod. Ha azért küzd, hogy ezt a szokást saját maga készítse el, akkor foglaljon egy rövid találkozót naplójába önmagával és a menetrenddel hetente egyszer. Minden héten ugyanabban az időben használja, és 30 percet vesz igénybe annak ellenőrzésére, hogy hol van és hol kell lennie. Végezze el a szükséges módosításokat, mondja el a csapatnak, és folytassa a projektet.

Ha a menetrendváltozásai hatással vannak a projekt végső dátumára vagy a főbb mérföldkövek szállítási időpontjára, akkor beszéljen a szponzorral. Nem változtathatná meg az alapvonalú terv alapjait anélkül, hogy hivatalos jóváhagyási folyamatot folytatna.

A projekt kockázatának kezelése

Az a dolog, hogy tudni kell, hogy mit kell felvenni a kockázati nyilvántartásba, de a szokásos felülvizsgálata és a felvetett kockázatokra való hatás más. Nem elég, ha a projekt kezdetét felhasználja a kockázatok azonosítására, majd nem gondolja őket újra. A kockázatkezelésnek részét kell képeznie a projekt szokásainak, hiszen anélkül találja meg, hogy a kockázatok problémákat váltanak ki, és problémákat okoznak az Ön számára.

Ez egy másik terület, ahol a normál folyamatok és a rendszeres résszel történő lefoglalás kockázati felülvizsgálathoz segíthet. Ezt a csoporttalálkozók részeként is felveheti. Győződjön meg róla, hogy a csapattal ellenőrizze a kockázatait, zárja be azokat, amelyek már nem fenyegetnek, és tervezzen intézkedéseket azok számára, akiket csökkenteni kíván.

Követési idő

A projektmenedzserek sokat tudnak a projekt időgazdálkodásáról, de ez általában az ütemezés és a tervezés területén van. Amiről beszélünk, az időkövetés rendszeresebb, napi rendszerességgel történik. Időtáblákról beszélünk.

A projektcsapatok gyakran nem szívesen használják az időszámlákat, ha még nem tették meg. Számos projektmenedzsment szoftvereszköz rendelkezik a termékkel kapcsolatos időkövetéssel. Ez megkönnyítheti a váltást az időkövetésre, mint csapatot.

Függetlenül attól, hogy nyomon követi-e a csapat idejét (ami ajánlott), fontos, hogy tudja, hogy a saját idejét egy nap múlja. A szokás szerint meg kell jegyezni, hogyan töltötte az idejét. Ez segít megérteni, hogy időt töltesz-e a legfontosabb prioritású projektfeladatokra. Gondolhatod, hogy te vagy, de te vagy? Az időkorlátok vagy valamilyen formátumú időrekordok segíthetnek, még akkor is, ha csak egy órai bejelentkezés egy jegyzettömbben.

Üzleti változások megvalósítása

Végül, a szokás, amely a projektmenedzserek legeredményesebbé teszi, az a képességük, hogy a projekt kimeneteit az üzleti eredményekhez hasonlítsák. Ha a felhasználók nem használják a terméket, vagy a szoftver gyorsan elavul, vagy az ügyfelek nem csodálkoznak, mint te, akkor a projekt időpocsékolás volt.

A legsikeresebb projektcsapatok gondoskodnak arról, hogy tudják, milyen üzleti eredményeket kívánnak elérni. Olyan megoldást építenek ki, amely az üzleti változásokat fenntartható módon biztosítja. Amit teljesítenek és teljes mértékben elfogadnak, amikor a projekt véget ér, az ügyfél teljes mértékben alkalmazza. Sikeres siker, hiszen a kezdetektől fogva sikerrel készült.

Az üzleti célok megértése kulcsfontosságú szempont minden olyan projektmenedzser számára, aki hatással van az ügyfelekre és az érdekelt felekre. Ha be tudja mutatni, hogy valamit értéket adott, akkor könnyen bebizonyíthatja, hogy milyen hatással van rá, és milyen értéket hoz a vállalatnak.

Győződjön meg róla, hogy megkérdezi az érdekelt feleket, hogy milyen üzleti értéket várnak, és hogyan akarják használni azt, amilyen az, hogy a projekted megvalósítja őket. Beszéljen velük arról, hogyan határozzák meg a sikert. Ezt minden projekt kezdetén megismételhető folyamatba építheti.