Az e-mail etikettre vonatkozó szabályok a munkahelyen

Bár nem használhat e-mailt a szociálisan kommunikációhoz, mint amennyit egyszer csináltál, akkor valószínűleg még mindig profi levelezéshez használod. Ha ilyen módon kommunikál kollégáival, főnökével, ügyfeleivel és ügyfeleivel, valamint a leendő munkáltatókkal, ügyeljen arra, hogy kövesse ezeket a hat szabályt a megfelelő e-mail etiketthez.

1. Vigyázz a Mannerekre

Még olyan világban is, ahol rohanunk, hogy a lehető leggyorsabban tegyük meg a dolgokat, hogy továbblépjünk a következő feladatra, időt szánjunk arra, hogy az Ön e-mailjeiben jó utakat használjunk. Ne hagyja figyelmen kívül azt, hogy „kérlek” és „köszönöm”.

Amikor olyan embereket címezünk, akik nem ismerik jól vagy egyáltalán nem, vagy akiknek csak hivatalos kapcsolatuk van, címüket és vezetéknevüket kell címezniük, kivéve, ha másként kérték. Például mondd "Kedves Mr. Fehér" vagy "Kedves Ms. Grey". Ha válaszol egy e-mailre, és az eredeti üzenet küldője csak az első névvel írta alá, akkor biztonságosan feltételezhetjük, hogy ugyanolyan módon kell kezelni őket.

2. Nézze meg a hangot

A hangjelzés azt írja, hogy íróként egy e-mail üzenetben fejezheti ki hozzáállását. Ez befolyásolja, hogyan fogadja el. Általában azt szeretné, hogy a címzettnek tiszteletteljes, barátságos és megközelíthető legyen. Nem akarsz őrültnek vagy igényesnek hangozni. Mielőtt elkezdené elküldeni, többször ismételje meg az üzenetet.

Ha valakivel írsz, akivel korábban beszéltél, kezdj el mondani valami barátságosnak, mint "Remélem, jól vagy." Míg a hangulatjelek segíthetnek könnyebben közvetíteni a hangot, tartózkodjanak a professzionális e-mailek használatától, hacsak nem írnak valakinek, akivel nagyon informális kapcsolatban áll. Soha ne használja őket leendő munkáltatónak történő írásban.

Mindig rossz e-mail etikettnek számít az e-mailek írása, vagy annak egy része minden nagybetűvel. Úgy fog kinézni, mintha kiabálsz.

3. Legyen tömör

Az elfoglalt embereknek nincs ideje vagy hajlama arra, hogy több mint egy percet töltsön el egy egyedi e-mail olvasásával. Ha azt szeretné, hogy a címzettje gyorsan elolvassa az üzenetet, és még mindig megértse, meg kell tartania az üzenetet.

Ne hagyja azonban a vonatkozó részleteket. Győződjön meg róla, hogy az üzenet egyértelműen közvetíti az okát, hogy először írja. Senki nem takarít meg időt, ha végül oda-vissza jár, miközben megpróbálja megmagyarázni a hiányzó részleteket.

4. Kerülje a textil rövidítések használatát

Annak ellenére, hogy időt szeretne megtakarítani, a professzionális e-mailben nem szabad textil rövidítéseket használni. Ha sok szöveget írsz, ahogy sokan csinálják, lehet, hogy hozzászokhatsz egyfajta rövidítés használatához a barátaiddal való beszélgetéshez.

Például használhatja az "u", "ur" és "plz" helyett a "te", "a" és "kérem" helyett. Ezeknek a rövidítéseknek nincs helye az üzleti levelezésben, kivéve, ha a címzett olyan személy, akivel Ön alkalmi kapcsolata van.

5. Használjon professzionális e-mail címet

Az aktuális munkához kapcsolódó üzenetekhez mindig használja a munkáltató által kijelölt e-mail címet. Azonban soha nem használhatja azt olyan üzenetek küldésére, amelyek nem kapcsolódnak a munkához, például ha új keresett. Használjon személyes e-mail fiókot.

Ha nincs személyes fiókja, például az internetszolgáltató által a szolgáltatásra való feliratkozáskor megadott, ingyenes e-mail fiókot kap. A Gmail vagy egy másik szolgáltatás használatával hozzon létre egy professzionális hangot. Ne használjon semmit ostoba vagy sugalló. Az első kezdeti és utónév vagy a teljes név megfelelő választás.

6. Ne felejtsd el a helyesírást és a nyelvtani grófot

Szükséges, hogy gondosan ellenőrizze az e-mailt. Soha ne hagyja figyelmen kívül ezt a kritikus lépést, függetlenül attól, hogy mennyire elfoglalt vagy. A helyes helyesírás és a megfelelő nyelvtan a figyelemre méltó dolgok. A közönséges szavak helyes helyesírása mellett az emberek nevének helyesírását is meg szeretné adni, beleértve a címzettét és a cégének nevét is.

Ügyeljen arra, hogy túlságosan támaszkodjon a helyesírás-ellenőrzőkre. Előfordulhat, hogy helytelenül használják a szavakat. Például egy helyesírás-ellenőrző nem jelzi a „hogy” szót a mondatban: „Nekem van kérdése az Ön számára,” bár ebben az összefüggésben „kettőnek” kell lennie. Ellenőrizze a helyesírásokat, amiket nem biztos abban, hogy egy ingyenes online szótárat használ, mint például a Merriam-Webster.