5 Különbségek a projektek és az üzleti szokások között

Egy projekten dolgozik? Vagy mit csinálsz az üzleted napi tevékenységeiben?

Amikor csapatokban beszélek emberekkel, gyakran azt mondják nekem, hogy nem biztosak benne, hogy egy projekten vagy egy szokásos módon dolgoznak-e. Mindkettő szükséges egy szervezetben, és egyformán érvényesek, de segít megérteni, hogy mit dolgozol, így jobban megértheti, hol illik a szervezetbe.

Öt fő különbség van a projekt és a szokásos üzleti tevékenység között (gyakran rövidített BAU).

Változó és azonosító üzlet

Először is különbség van a változás kezelésének módjában.

A szokásos üzleti tevékenység az üzletet végzi. Megtartják a fényeket, kiszolgálják az ügyfeleket és elérik a célokat. A BAU csapatok az első, akik tudják, hogy a meglévő folyamatok nem működnek, és már nem hasznosak. Amikor ez megtörténik, a BAU csapatok azonosítják a változás szükségességét.

A menedzser a stratégiai felülvizsgálat részeként javasolhatja, hogy milyen változtatásokat kell tenni egy egység számára a célok elérése érdekében. Vagy egy csapattag javasolhat változtatást. A spektrum másik végén lehet, hogy egy vezető ügyvezető igazgatója teljes körű üzleti ügyet állít elő ahhoz, hogy a megosztottság elérje az éves céljaikat.

Ez nem csak az üzleti folyamatok egyszerűsítése. A BAU szerepekben dolgozók is tudják, hogy a változás elengedhetetlen a szabályozási keret változásai vagy a szervezet versenyképességének részeként. A Frontline személyzete a stratégia megvalósításában dolgozik, és tudja, mit akar másként elérni.

Másrészt a projektek mindezeket a változásokat segítik. A projektek projektmenedzsment segítségével változtatnak a BAU funkcióival és azokon keresztül. Tisztázni fogjuk, hogy mi a projektmenedzsment. A projektszervezet a BAU csapatok által azonosított változások megvalósításán dolgozik. Ez akkor következik be, amikor a projekt jóváhagyási folyamaton ment keresztül, ami általában üzleti ügy és vezetői engedély.

Ez nem jelenti azt, hogy a projekt szerepében résztvevő emberek soha nem javasolhatják az üzleti gyakorlat javítását, de a munkatársak szerepében, mint a projekt szerepének részeként fogják ezt tenni.

Ez a megosztás, amelyet a „vállalkozás megváltoztatása, az üzlet futtatása” -ként is összefoglalva, a projektek végén is észrevehető. A projekt által végrehajtott változtatás egy kimenet elérése. Ez lehet egy új szoftver, egy épület, egy új szolgáltatás vagy valami más. A BAU csapata felelős azért, hogy ezt előnyben részesítse és jó hasznát hozza. Más szóval, a projekt képes arra, hogy előnyöket kapjon, és a BAU műveletek ezt a képességet használják az előnyök eléréséhez.

A kockázat csökkentése

Ahhoz, hogy a szokásos funkciók hatékonyak legyenek, a BAU csapatok arra törekednek, hogy enyhítsék a műveletekre jelentett kockázatokat. Jó dolog az, hogy az üzleti bizonytalanság a jobb szervezeti stabilitás és a megismételhető folyamatok érdekében.

A projektek egyedülálló és bizonytalan jellege miatt kockázatot igényelnek. A cég egy kicsit ugrál az ismeretlenbe, ha csak egy projektet hajt végre, mivel a változást beindítja, és valamit, ami korábban nem volt, szállít.

A projektcsapatok ezért a kockázatot a BAU csapatoktól eltérő módon közelítik meg. A projektvezetők arra törekednek, hogy mind a pozitív, mind a negatív kockázatokat kezeljék a legjobb eredmények elérése érdekében. Ez magában foglalhatja a kockázat csökkentését is, hogy megpróbálja korlátozni annak valószínűségét, hogy ez megtörténik, de magában foglalja más kockázatkezelési stratégiákat is. Nem valószínű, hogy valaha is eloltaná a projekt kockázatát, de ezt a BAU munkájának jó működési okai miatt megteheti.

Az egyik a Time-Bound, a másik folyamatban van

A projektek kezdő-, közép- és végső dátummal rendelkeznek, és egyszeri események. Ez a projekt életciklusa. Valójában a projekt legmeghatározóbb jellemzője, hogy befejeződik. A projektmenedzser és a csapat munkája ebben az időben. A végén a csapat feloszlik.

A BAU nem áll meg, és folyamatban van. Természetesen leállíthat egy funkciót, vagy leállíthat egy folyamatot, ha ez már nem szükséges a vállalkozás számára - bár ez projektként kezelhető! A BAU funkció folyamatos munkát eredményez előre nem látható vég dátum nélkül.

Tőkésítés vagy nem tőkésítés

A projekteket tőkésíthetjük, és a BAU-t gyakran nem lehet - a folyamatban lévő üzleti tevékenységekre szokásos munkakörökre támaszkodhat. Más szóval a projektek és egyéb feladatok számviteli kezelése eltérő.

A projektfinanszírozás gyakran az eszköz üzembe helyezéséhez kapcsolódik, ami azt jelenti, hogy a költségek aktiválhatók. Bizonyos esetekben, attól függően, hogy hol van a világon, és a helyi számviteli szabályzatokban, a projekt költségeit akár a sor alatt is el tudják érni.

A BAU költségeit általában opexnek (működési kiadásoknak) tekintik, és a vállalat eredménykimutatásaiban követik.

A projektfinanszírozás és az üzleti finanszírozás általában egy nagyon speciális terület, ezért mindig a legjobb, ha tanácsokat kérnek a pénzügyi szakemberektől, mielőtt eldöntenék, hogy mit kell és nem kellene a szervezetben tőkésíteni. A számviteli szabályok országonként, sőt olyan szervezeteknél is eltérőek, ahol az egyes vállalkozásoknak sajátos folyamatai és módjai vannak a dolgoknak.

Kétség esetén mindig ellenőrizze!

Keresztfunkciós és funkcionális csapatok

Végül nagy különbség van a projektcsapatok sminkében. A projektek általában olyan multidiszciplináris szakértői csoportokat foglalnak magukba, amelyek egy adott eredmény eléréséhez összegyűltek. Fontos tudni, hogy hogyan kell motiválni egy projektcsapatot, mert nem mindenki ismeri a konkrét célt a kezdetektől. Ha az embereknek nincs világos megértése arról, hogy mit dolgoznak, akkor nem a legjobb munkájukat végzik.

A projektcsapatok az egyes szerepeket betöltő emberekből állnak. Ezek nem a munkaköri címek, hanem a projekten belül különálló feladatokkal rendelkező pozíciók. A projektcsoport fő szerepei a következők:

• Projekt szponzor
• Projekt menedzser
• Vezető beszállító (a munka elvégzéséért felelős szervezet, amely lehet egy belső csapat, mint az informatikai vagy külső vállalkozó vagy szállító)
• Ügyfél (ez lehet egy belső ügyfél, mint például egy másik osztályvezető, vagy egy ügyfélszolgálati szervezetben az az ügyfél, akinek a projektet kézbesíti)
• Tárgy szakértők (a csapatba vagy a projekt időtartamára vagy annak egy részébe behozott emberek, akik szakértelmüket a projekt sikeréhez járulnak hozzá).

Tudjon meg többet a projektcsoportban betöltött szerepéről.

A BAU munkáját viszont funkcionális csapatok kezelik. Szakemberek önállóan, de csoportosulásként csoportosítva. Általában kevésbé keresztfunkcionális átfedés van más szervezeti egységekkel, mint a projektcsoportok.

Általában nagyon világos, hogy a BAU-csapatoknak hogyan kell dolgozniuk, és a célok világosak. Meghatározott célokat és jövőképet fognak látni az osztály szerepéről a vállalatban. Ilyen például egy olyan ügyfélszolgálati csapat, amely egy nagyobb ügyfélszolgálati részleg részeként működik, amely az ügyfelek termékeivel kapcsolatos hívásokat és e-maileket kezel.

Ez bonyolult, mert lehet átfedés. Például egy csapatvezető a hívóközpontban szakember a területen. A munkacsomagok kezelésére és a projekt ügyfelekkel való kapcsolatfelvételhez kapcsolódó erőforrásokkal kapcsolatos erőforrások kezelésére projektcsoportba lehet kirendelni. A projektmunkában azonban a tárgyi szakértők, nem az ügyfélszolgálati csapatvezetők szerepét veszik figyelembe. A projektcsapat tagjaként a projekt költségvetéséért felelősek lesznek, és nagy mérlegelési jogkörrel rendelkeznek arról, hogy a munkát hogyan végzik el a célok elérése érdekében.

Lehet, hogy nem rendelkeznek ezzel a BAU szerepükkel.

BAU és projektkonfliktusok

A projektmunka és a BAU munka jól ülhet egymás mellett, de sokszor feszültség áll fenn. Ez azért történik, mert a projektek megpróbálják megváltoztatni a status quo-t. A status quo jól működik, és az emberek többnyire nem szeretik a változást.

Másodszor, amikor arra kéri az embereket, hogy csatlakozzanak a projektcsapathoz, a lojalitás konfliktusában szenvedhetnek. Az első felelősségük a napi munkájukért vagy a projektért? Itt egyértelmű segítséget nyújthatnak a vezetés egyértelmű célkitűzései és a projekt iránti elkötelezettség, valamint a kommunikációs vonalak nyitása, hogy tudják, mi a prioritás.

Harmadszor, a vállalkozás vezetése mindig a prioritás. A projektcsoportok számára kihatással van a finanszírozáscsökkentés, a legfontosabb források visszavonultak a BAU szerepeire, és késleltetettek, mivel a szervezet napi működésének megtartása fókuszál.

A projektmenedzserek megrázkódhatnak ezzel, de mindig ilyen lesz, és meg kell. Nincs értelme, hogy fantasztikus projektet nyújtsunk be, ha időközben eltűnt a vállalat, és senki sem maradt meg az épített dolgok használatára!

Ezeket az iránymutatásokat szem előtt tartva könnyű látni, hogy projekteken vagy BAU-n vagy mindkettőn dolgozik.