A találkozóvezető szerepei és feladatai

A találkozóvezető az a személy, aki felelős a részletek megtervezéséért, szervezéséért, kezeléséért és a résztvevők meghívásáért. Ők azok a munkavállalók, akik felelősek és felelősek a tényleges ülés előrehaladásáért. A találkozó előtt, alatt és után lépéseket tesznek annak érdekében, hogy a találkozó sikeresen elérje céljait.

Ki vezeti az ülést?

A találkozóvezető kulcsfontosságú az értekezletek és a csapatok sikeres lebonyolításában. A találkozóvezetőként dolgozó munkavállaló rendkívül fontos. Egyes találkozókon a vezető az osztályvezető, a csapatvezető vagy a felső vezetés által kezdeményezésre kijelölt személy. Ezeket az alkalmazottakat vezetői vagy vezetői képességeik miatt választották vezetői szerepüknek.

Más esetekben a munkavállaló természetesen megjelenhet a vezetőként. Ezek a vezetők olyan alkalmazottak, akiket a többi alkalmazott felnéz és tisztel. Más esetekben a csapat dönthet úgy, hogy a vezetői szerepet a tagok körében elforgatja. Ez lehetővé teszi, hogy a csapattagok tovább fejlesszék készségeiket, mint találkozók vezetőit, és általában sikeres találkozók létrehozását.

A találkozóvezető felelőssége

Az alábbi találkozók vezetői feladatai.

• Meghatározza azt a célt, feladatot vagy célt, amelyet el kell érni. Ez gyakran a vezető munkaköri leírása.
• Eldönti, hogy egy találkozó a legjobb módszer a cél vagy cél elérésére vagy a kívánt eredmény elérésére. Válaszoljon a kérdésre: szükség van-e egy találkozóra?
• Meghatározza, hogy ki kell segíteni a találkozó tervezésében.
• Egy csapattal vagy vezetőként dönt az ülés napirendjéről. (A folyamatban lévő találkozókon ez a feladat a jelenlegi ülés végén érhető el.)
• A megosztott szervezeti naptár segítségével leggyakrabban meghatározza a dátumot, az időt és a helyet.

• A találkozó előtti munka, például az olvasás, a pénzügyi információk, a történelem, a kapcsolódó csapatok értekezlet-jegyzőkönyve stb.
• Felhívja a résztvevőket és terjeszti a feladatokat és az előmunkát, amely lehetővé teszi a lehető legtöbb időt, hogy a résztvevők felkészüljenek a találkozóra.
• Gondoskodik arról, hogy az ülésen felvevő vagy percjegyző legyen az eljárás dokumentálása és minden kötelezettségvállalás, cselekvési tétel vagy döntés. A találkozó rendezett lebonyolításához szükséges időmérőt kijelöl.
• Használhatja a jégtörő használatát a résztvevők felmelegítésére és olyan környezet kialakítására, amelyben a találkozó résztvevői kényelmes kommunikációt folytatnak egymással és ötleteket és információkat cserélnek.

• Korán érkezik, és a találkozót vezetve tartja a feladaton, a pályán, és bevonja az összes résztvevőt, így mindenki úgy érzi, hogy jelenlétük elengedhetetlen volt az ülésen. Ez biztosítja a részvételüket a következő ülésen
• Fűszeresíti a vállalati találkozót, hogy a résztvevők ne legyenek unalmasak és unatkoznak. Akár jégtörővel, humorral, akár szórakoztató példákkal kell szolgálnia, a találkozónak nem kell nevetni.
• Biztosítja a következő lépések és műveleti elemek hozzárendelését és kezelését.
• Beszámol az ülésről, és tervezi a következő ülés napirendjét.

• Kövesse nyomon a résztvevőket a találkozók között, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az akcióelemek nyomon követhetők, és segítséget és / vagy erőforrásokat kínálnak, ha az önkéntes problémákat tapasztal.

További Leader szerepek

A találkozóvezető vállalja ezeket a feladatokat, de a kommunikációval, a jelentéstételsel és a csapattársak teljesítményével kapcsolatos szerepe is van.

A csapatnak vagy a találkozónak minden tagja köteles a tanszékét vagy funkcióját tájékoztatni az ülés vagy a folyamatban lévő csapat tevékenységéről és előrehaladásáról. Felelősséggel tartoznak továbbá azoknak a munkatársaknak, akik nem a csapatban vagy az ülésen jelentkeznek. Nem minden alkalmazott vehet részt minden ülésen.

A vezetőnek további felelőssége, hogy a felsővezetők bevonása és tájékoztatása a hatékony kommunikáció és visszajelzés révén. A csapat vagy a találkozón kívüli munkavállalók tulajdonjogának megteremtése, különösen a szervezeti vezetők, biztosítja, hogy a csapat vagy a találkozó sikeresen fejlessze, megvalósítsa és integrálja megoldásait vagy ötleteit.

Ha az értekezlet résztvevője hatástalanul teljesíti az értekezletet, a vezető felelőssége, hogy a találkozó során a hatékony találkozóvezetői technikákkal korrigálja a viselkedést, és hatékonyan segítse a megbeszélést az ülésen kívül. A találkozó résztvevőjét, aki véleményeivel monopolizálja az értekezletet, vagy kritizálja a többi tagot, meg kell javítani, mielőtt az egyén zabogatja a találkozó sikerét.

Ezek a tevékenységek mindaddig szükségesek, amíg a résztvevők meg nem érik a kényelmet és érettséget, amely lehetővé teszi számukra, hogy segítsék a vezetőt, ha önmagukban úgy tűnnek, hogy nem hatékonyak, és a diszfunkcionális tagok megszakítják az előrehaladást.

A hatékony találkozóvezető nem garantálja, hogy egy projekt vagy csapat sikeresen teljesít, de kulcsfontosságú tényező, ha a projektek, osztályok, találkozók vagy csapatok sikeresek.

Az ülés jegyzőkönyvei hatékonyan hozzájárulnak a sikeres találkozókhoz, amikor a jegyzőkönyvet megfelelően írják és időben terjesztik.