9 A menedzserek megkönnyítése

Az ülések lehetnek az ötletek megosztásának, a kihívások megvitatásának és a cselekvési tervek megfogalmazásának lehetõségei, vagy akár termelékeny idõkímélõk lehetnek. Sajnos a menedzserek gyakran a legnagyobb mértékben járulnak hozzá a folyamatfunkciók kezeléséhez.

Itt találhatók ötletek a vezetőknek minden szinten, hogy erősítsék meg a találkozó előmozdító készségeit az értekezlet termelékenységének javítására.

Ahol a menedzserek rosszul találkoznak az ülésekkel

Sok vezető úgy gondolja, hogy tudják, hogyan kell „megbeszélni” egy találkozót. Meghatározzák a napirendet, megteszik a beszélgetéseket, és meghozzák a döntéseket. Bár ez könnyen és hatékonyan érezhető a vezetők számára, gyakran az emberek idővesztesége, és nem veszi figyelembe a csapat kreatív lehetőségeit. Valójában ellentétes hatása van, mivel az alkalmazottak hajlamosak visszavonni, elhalasztva az ügyvezetőt, aki a felelősséget akarja vállalni.

Sok ok van arra, hogy a menedzserek ne vegyenek többet munkatársaikba az üléseken, többek között:

• Félelem elengedni
• A hamis meggyőződés, hogy mert ők felelősek, meg kell adniuk a válaszokat
• Az alkalmazottak képességeinek vagy problémamegoldó képességeinek bizalmának hiánya
• A segítő készségek hiánya

Míg az első három elem a szegény vezetők viselkedése, az utolsó, a megkönnyítő készségek, a gyakorlatban megismerhetők és megerősíthetők.

A találkozó megkönnyítése A készségfejlesztés

Meghatározás szerint a megkönnyítő eszközök, „ A könnyebb vagy kevésbé nehézkes; segítsen előre. ”Ahhoz, hogy egy menedzser megkönnyítse a találkozót (ahelyett, hogy futná), hajlandónak kell lennie arra, hogy elengedjék a hatalmukat, és nyitottak legyenek a különböző eredményekre és megközelítésekre.

A megfelelő megbeszélés megkönnyítése magában foglalja, hogy mindenki részt vegyen a problémák azonosításában és megoldásában. A csapatok majdnem mindig jobb, kreatívabb megoldásokat fognak kifejleszteni, mint bármelyik menedzser, és nagyobb valószínűséggel támogatná a megoldások megvalósítását.

Itt találkozhatunk kilenc készséggel ahhoz, hogy megkönnyítsük az értekezletet, és mindezeket a gyakorlatban meg lehet tanulni és javítani:

1. Napirendtervezés. Egy együttműködési találkozó a napirendtervezéssel kezdődik. A részvételt meghívó témák kiválasztása, azaz a megoldandó probléma sokkal vonzóbb, mint az „információs” témák. A csoportok részvételének lehetővé tétele érdekében azonban elegendő idő áll rendelkezésre.
2. Környezeti és éghajlati környezet. Logisztikai kérdés! Ha az emberek kényelmetlenek, nem látják egymást, nem hallják, vagy éhesek, az értekezlet eredményei szenvednek. Ismerje meg, hogyan kell használni a logisztikát, hogy ösztönözze a nagy részvételt és távolítsa el az akadályokat.

1. Kérdéseket feltenni. Nagy kérdések ösztönzik a nagy vitát. A cikk, „70 Awesome Coaching Questions a GROW modell segítségével”, néhány kiemelkedő vitafórumot kínál.
2. Aktív hallgatás. Amikor egy menedzser parafrazál, ellenőrzi a megértést, és további kérdéseket tesz fel, ösztönzi a nagyobb részvételt és megtartja a vitát.
3. Ötletelés. A legtöbb ember úgy gondolja, hogy már tudják, hogyan kell elképzelni. Azonban általában nem. Túl sok beállításban az ötletbörze hatékonyságát csökkenti a gyenge folyamatmenedzsment, az erős társadalmi vagy politikai nyomás és a gyenge segítő készségek. Sokan soha nem tapasztalták meg a jól vezetett ötletgyűjtés hatalmát.

1. Konszenzusépítő készségek. A konszenzus nem jelenti azt, hogy mindenkinek meg kell egyeznie a döntéssel. Ez azt jelenti, hogy mindenkinek lehetősége nyílt megosztani perspektíváit és ötleteket javasolni. A megfelelő megkönnyítés irányítja a csoportot az ötletmegosztásról a hatékony döntés kidolgozására. A konszenzus elérése több időt vesz igénybe, de általában nagyobb erőfeszítést kap a csoporttól. Ne feledje azonban, hogy a konszenzus nem a végső cél. A legjelentősebb kérdés a problémára vonatkozó hatékony döntés. Lásd a Hat lépésből álló konszenzus döntéshozatali keretrendszert, hogy többet tudjunk arról, hogyan vezessünk egy csapatot a konszenzusos döntéshozatali folyamaton keresztül.

1. Konfliktusmegoldó. Amikor a probléma megoldásához résztvevő emberek vannak, a konfliktus elkerülhetetlen. Valójában a feladat vagy a probléma konfliktusát a csapatkutatók a hatékony döntéshozatali folyamat részeként tekintik meg. A menedzsernek meg kell tanulnia, hogyan kell a konfliktus erejét pozitív módon kihasználni.
2. Nem verbális kommunikációs készségek. Míg a kutatók a pontos százalékos arányokkal vitatkoznak, a legtöbb egyetért azzal, hogy a kommunikáció több mint 50 százaléka nem verbális. A menedzsernek képesnek kell lennie arra, hogy elolvassa a csoport hangját és testnyelvét, hogy megbecsülje az elkötelezettségüket, a tiszteletüket és az elkötelezettségüket.

1. Felvétel. Az ügyes csoportkönnyítés azt jelenti, hogy tudjuk, mikor kell fordulni egy flipchartra vagy faliújságra, hogy rögzítsük, mit mondanak az emberek. Így az emberek úgy érzik, hogy az ötleteiket hallják és értékelik, és értékes rekordként szolgálnak az akciótervezéshez és a nyomon követéshez.

Alsó vonal

Az idő értékes eszköz az életben és a munkahelyen. Törekedjen az ülések kezelésére az optimális hatékonyság és hatékonyság érdekében. A kilenc megkönnyítő készség tanulása, gyakorlása és alkalmazása a helyszínen nagyszerű kiindulópont.