A munkahelyi kommunikáció fő összetevői

A kommunikáció megosztja az információkat két vagy több személy között, az információ közvetítését. A kommunikációnak sok összetevője van, és a munkahelyi kommunikáció hatékony elmulasztása szokásos.

A hatékony kommunikációhoz a kommunikáció minden összetevője tökéletesen együttműködik a „megosztott jelentéssel”, a kommunikáció kedvenc definíciójával. Különösen fontos, ha kérdéseket tesznek fel és válaszolnak.

Összetevők a kommunikációban

A kommunikációnak öt összetevője van, a hatodik pedig a munkahely általános környezete, amelyben a kommunikáció zajlik. A kommunikáció összetevői:

• Az üzenetet elküldő személy. A feladónak egyértelműen és kellő részletességgel kell bemutatnia az üzenetet, hogy a vevő megosztja a jelentést a feladóval.
• Az üzenet kontextusa. A szövegkörnyezet az üzenet küldője által küldött üzenet. A kontextus nonverbális kommunikációt foglal magában, például gesztusokat, testbeszédet, arckifejezéseket és olyan elemeket, mint a hanghang. Az üzenet legtöbb kontextusa csak akkor érhető el, ha a vevő láthatja és hallja az üzenetküldőt. Például az e-mail és az IM hangulatjelek rossz helyettesítés, mivel a feladó a vevőtől érkező bemenet nélkül fogalmazza meg őket.

  A kontextus egy másik darabja a kommunikációs körben érintett érzelmek. Dühös-e a feladó? A vevő közömbös-e a kommunikáció tartalmával vagy a feladónak? A normális emberi érzelmek befolyásolják, hogy egy üzenet sikeresen megosztott-e.

• Az üzenetet fogadó személy. A vevőnek gondosan és intenzíven kell meghallgatnia, kérdéseket kell tennie az egyértelműségért, és át kell mondania, hogy a vevő megosztja a jelentést a feladóval. Ha a vevő bízik a feladóban, a hatékony kommunikáció esélye nő.
• A választott szállítási módszer. A szállítási módot az üzenet jelentésének közvetítésével leghatékonyabb közeg alapján kell kiválasztani. Mivel a kommunikációs módszerek a számítógépek és a mobil eszközök hajnalától kezdve annyira változatosak, a szállítási módra vonatkozó döntések összetettebbé váltak. A szállítási módnak meg kell felelnie mind a feladó, mind a vevő kommunikációs igényeinek.

  A kommunikációs módszerek közé tartozik a verbális kommunikáció, az azonnali üzenetek (IM), az e-mail, a levelek, a jelek, a plakátok, a videók, a képernyőképek, a telefonok, a jegyzetek, az űrlapok, az írásos dokumentumok stb. Ezek a módszerek tovább bővülnek, és a munkavállalók elvárásai azonnali kommunikációra mindent, amire szükségük van a munkájukkal kapcsolatban, tovább fog növekedni.

  A személyi kommunikáció fontosabbá vált, különösen a szervezeti információk esetében, amelyek megváltoztatásra szorulhatnak, munkavállalói elismerést biztosíthatnak, vagy helyszíni kérdéseket tesznek lehetővé. A személyi kommunikáció is kedvező, mert a munkavállalók hozzáférhetnek az összetevőhöz, a környezethez.

• Az üzenet tartalma. Az üzenet tartalmának világosnak kell lennie, és kellő részletességgel kell bemutatnia és le kell írnia, hogy megértse a vevőtől. Ha az üzenet tartalma rezonál és egyes szinteken összekapcsolódik a vevő már megtartott hiedelmével, akkor ez a leghatékonyabb.

Hogyan kérdezi meg a jó kérdéseket a kommunikáció

James O. Pyle és Maryann Karinch a következőket segítik a hatékony kommunikáció érdekében.

Az emberi erőforrásoktól az ügyfélszolgálatig a rossz kérdések szinte minden munkahelyet szennyeznek. A rossz kérdések gyakran hiányos vagy félrevezető válaszokat eredményeznek, és alááshatják a jelentést. Másrészről a jó kérdések a hatékonyság, a kompetencia és a kommunikáció értékes eszköze.

Hatféle jó kérdés van: közvetlen, irányító, ismétlődő, tartós, összefoglaló és nem releváns. Röviden leírni őket:

• Közvetlen: Egy egyszerű kérdése van egy alapvető lekérdezéssel.
• Ellenőrzés: Ön már tudja a választ, amikor azt kérdezi. Ez annak a módja, hogy megtudja, hogy a személy hazudik-e, nem tájékozott-e, és / vagy nem figyel.
• Ismétlés: Két különböző kérdést tesz fel, amelyek ugyanazt az információt követik.
• Kitartó: Ugyanazzal a kérdéssel is megkérdezheti, hogy a kívánt információ minden aspektusát megvizsgálja.
• Összefoglaló: Felmerül egy olyan kérdés, amely lehetővé teszi a forrás számára, hogy újra megvizsgálja a választ.

• Nem lényeges: Nem vonatkozik azokra a témákra, amelyekről tudni akarsz, de az egyik valószínűleg nem hazudik; azt szolgálja, hogy lássuk, mi az „igazság” és az ember megnyílik. A kérdőívcsere kontextusába is bekapcsolódhat.

Részletek a 6 Jó kérdés típusáról

Közvetlen

A közvetlen kérdések a legjobbak: Egy lekérdező, egy ige és egy főnév vagy névmás.

• Ki vagy te?
• Mi történt a pártban?
• Mikor érkezett meg az irodába?
• Hol vannak az autós kulcsok?
• Miért hagyta el korán a találkozót?
• Mennyit fizetett az iPadért?

Ellenőrzés

Mikor mondod: „Szándékosan nem kérdezek közvetlen kérdést?” Amikor ellenőrzi a válasz igazságosságát vagy pontosságát, akkor ellenőrzési kérdést használ, és keressük a következetességet.

Az ellenőrzési kérdések szándékos kérdések, amelyeket Ön tud a választ, így nem az információ felfedezéséről szól. Ezek a viselkedés felfedezéséről, a beszédmintákról és az igazságosság vagy a pontosság szintéről szólnak. Talán valami, amit korábban beszéltél a személyrel.

Ha tudod, hogy valaki a humán erőforrás-csapatodból elidegenedett egy alkalmazottat, mert a munkavállaló e-mailt küldött panaszkodni a személyről, akkor kérdezhetsz egy ellenőrzési kérdést, mint például: „Hogyan ment a ma Pamela teljesítményértékelésében?” Már van az információ; csak azt szeretné megtudni, hogy a HR személy hogyan válaszol a kérdésre.

Ismétlés

Két különböző módon akarsz ugyanarra az információra jutni. Például, ha megkérdezte: „Hány ember van az értékesítési csapatban?”, Az a személy, akivel beszél, válaszolhat: „22 van a mezőben.” Később, amikor vele beszél, valami másról - olyan területek, ahol a cégnek megvan a lábuk, például - kérdezheti: „Hány értékesítési régió van?”

Válaszolhat „22” -re, ami a személyzet létszámának megerősítésének egyik módja. Ez nem abszolút teszt, de értéket és hitelességet ad nekik, amit korábban mondott. Ezek két különböző kérdés, amelyek ellenőrzik a megadott információkat.

Ismétlődő kérdések használata esetén feltárhatja az eltéréseket is. Ha a forrás ebben a példában azt válaszolja, hogy 28 értékesítési régió létezik, tisztázni kellene. Lehet, hogy van egy teljesen jó oka - az értékesítőnek általában 28 kiegészítője van, de az utóbbi időben annyi forgalom volt, hogy hat rövid - de a válasz nem kétséges, hogy a szám nem egyezik személyzet és az értékesítési területek száma. Ennek a problémának további kérdése kell, hogy legyen a probléma megoldásához.

Kitartó

Bármely olyan csere esetében, amelyben egy kérdésre több válasz is adható, a folyamatos megkérdezés segítségével teljes választ kaphat. Az ismétlődő kérdésekhez hasonlóan a tartós kérdések akkor is hasznosak, ha gyanítod, hogy a személy nem igaz.

„Hol jártál a nyaralásodra Kaliforniába?” Lehet, hogy megkérdeznéd a választ, „Disneyland”. Bár lehetséges, hogy a Disneyland az egyetlen hely, logikus követni ezt a kérdést: „Hol van?”.

Az ismétlődő kérdés megkerülése és egyenesen a Disneyland-ral kapcsolatos kérdésekre való utalás azt jelenti, hogy hiányzik a lehetősége, hogy teljes képet kapjon a barátja kaliforniai utazásáról, kivéve, ha ez az információ más időpontban szivárog ki.

összefoglalás

Az összefoglaló kérdések nem a valódiság meghatározására vonatkoznak, mint amennyire a forráshoz való visszatérés, amit mondott, így lehetősége van arra, hogy gondolkodjon: „Tényleg azt mondtam, mit mondtam?

Mindenfajta autót eladunk, kétajtós hatchbacks-től a teljes méretű luxusmodellekhez. Egy fiatal pár jön a bemutatóterembe, és kéri, hogy tesztelje az egyik luxusmodellt.

- Mit fogsz használni az autó nagy részében?

- Visszatérve a munkába. Ugyanabban az épületben dolgozunk ”- mondja.

- Mi mást használ az autó?

- Hétvégi kirándulások a szüleim meglátogatására. Ilyen. - Megáll, és hozzáteszi: „száz kilométer távolságra élnek.”

- Miért gondolod, hogy a luxusautó a legjobb választás?

Egy pillantást cserélnek. Azt mondja: „Jobb, mint a többiek.”

- Mi a kedvenc színe?

"Piros."

- Szóval hadd lássam, hogy van-e ez a jog. Hallom, hogy azt mondod, hogy egy piros, teljes méretű autót szeretne a luxusosztályban. Milyen jól illeszkedik ez a leírás, amit akar? ebben az esetben.)

Egy másik pillantást cserélnek. Azt mondta: „Úgy gondoljuk, hogy a visszafogottabb szín jobb lenne.”

- Mi a helyzet a luxusmodellrel, ami azt hiszi, hogy ez a legjobb az Ön számára? (Ez is egy módja annak, hogy összegezzük és ellenőrizzük, amit hallottál. Meg akarod találni, hogy csak annyira szerelmesek-e a drága autót, hogy nem akarnak semmit másnak tekinteni, vagy ha az első válasz elrejtette a lényeges tényt.)

- Apám azt mondja, ez a legbiztonságosabb autó az úton.

Az összefoglaló kérdésre adott válasz azt mondja, hogy valójában tetszik, de nem azért, mert úgy néz ki. A sorok között olvasod. Ők csak együtt kezdik az életüket. Apja valószínűleg elküldte őket a márkakereskedőnek, hogy megvásárolja a „legbiztonságosabb autót az úton”, amit segít nekik vásárolni. Ön úgy dönt, hogy folytatja az értékesítést, tudván, hogy az előleg és a hitelkérelem valószínűleg megadja a történet többi részét.

Lehet, hogy néhány ember nem kényelmes, ha olyan összefoglaló kérdést szeretne felvenni, mint amilyen az ebbe az értékesítési találkozásba ágyazott, mert nem akarnak egyszerű gondolkodást vagy figyelmetlenséget keresni. Ha pontosan ugyanilyen módon kérdezed a kérdést, akkor először is érvényes következtetést vonhatsz le.

Ugyancsak nem akarja ugyanezt a kérdést kétszer egymás után megkérdezni, még akkor is, ha megváltoztatja a megfogalmazást. A kérdés első előfordulásától a másodikig eltolva, és kicsit megváltoztatva a kérdést, egyszerűen csak olyan emberként találkozhat, aki igazán érdekli, amit a másik személynek kell mondania.

Nem ide illő

Lehet, hogy észrevenné, hogy a kérdéseire válaszadó személy stresszesnek tűnik; egy nem releváns kérdés enyhítheti a feszültséget. Vagy talán időre van szüksége a gondolkodásra vagy a jegyzetekre való hivatkozásra, így a kérdést csak egy kis hely és idő megvásárlásához használja.

Ha olyan kérdéseket tettem fel, mint például: „Milyen projektet vállaltál el a múltban, ami nem sikerült?” És „Hogyan próbáltad megjavítani a problémát?” Könnyedén készíthetsz egy állásjelöltet úgy, mintha egy csatatér közepén lenne..

A jelölt azt mondhatná: „Megpróbáltam megoldani a problémát a részleg közös céllal való összekapcsolásával - ahogyan a fiam kis bajnoki csapatát összpontosítom, hogy összpontosítson a labdára.”

A jelöltnek szünetet adhat, ha megkérdezi: „Mennyi ideig edzett kis bajnokságot?”, Mielőtt visszatért a csavarodásról és arról, hogyan próbálta megjavítani.

Végül, kétféleképpen lehet tönkretenni azokat a kérdéseket, amelyek az összes szükséges összetevővel kezdődnek, és végül elmaradnakjó.

1. Túl sok selejtezőt vagy más szavakat és kifejezéseket adunk hozzá, amelyek elvonják a kérdést. Például: „Mi volt a reggelire az ebédlőben, ahol a vinil számláló széklet repedt és csőszalaggal van borítva?”
2. Gyakori a válasz várakozása sem. Kérdezed: „Mi a kedvenc ételeid?” A személy egy pillanatra gondol, nem pedig azonnal reagál. - A sült marhahús? Csend hatékonyan kihallgató eszköz.Nem veszíti el a felfedezést, az információkat, a vezetőket, amikor megnyitja a száját, amikor ki kell nyitnia a fülét. Emlékezzetek a „két fül, egy száj” szabályra, hogy a legtöbbet kihozzuk a kihallgatásból.

   A környezet és a kommunikáció

   A kommunikáció fenti összetevői elősegítik a közös értelmezést, amikor együtt működnek, hogy hatékonyan juttassanak el egy üzenetet. A munkahelyi környezet, amelyben ezek az összetevők megtörténnek, befolyásolja a kommunikációt és a kommunikáció fogadását.

   Amikor érvényes kérdéseket tesz fel, rapportot épít és bizalmat ad. A kérdések egy másik részét képezik a munkahelyi kommunikáció alapjainak, amelyek megosztják a jelentést

   Egy olyan munkakörnyezetben, amely hangsúlyozza a nyílt kommunikációt, a munkavállalók bevonását és a közös célokat, a kommunikáció gyakoribb és hatékonyabb. Azonban a jelentős kommunikáció elvárása magasabb sávot teremt ezekben a legjobb munkahelyeken. Tehát, még a magas morál, a munkavállalókra összpontosító munkahelyi környezetben is, a munkavállalók panaszkodnak, hogy nem tudják, mi folyik itt.

   Az egyes munkahelyek összetevői és általános környezete miatt a kommunikáció kihívást jelent. Az öregkori kérdések arról, hogy ki kell tudnia, hogy mire és mikor kell tudnia, hogy soha nem válaszolnak senkinek, hogy bárki elégedett.

   A munkavállalók panaszai a túl sok információra, nem elegendő információra, sőt az információ túlterhelésére továbbra is rezonálnak a munkahelyeken. Soha nem gyógyítja meg a kommunikáció problémáját, de elkötelezettséggel és átgondoltsággal növelheti mind az interperszonális kommunikáció, mind a munkahelyi kommunikáció hatékonyságát.

   További összefüggés a hatékony munkahelyi kommunikációval

   1. Visszajelzés érkezése kegyelemmel és méltósággal
   2. Hogyan fejlesztheted érzelmi intelligenciádat?
   3. Hogyan tartsunk nehéz beszélgetést
   4. Visszacsatolás