A Top Job Skills Office menedzsereknek szükségük van

Az irodavezetők vállalják a felelősséget annak biztosításáért, hogy a teljes iroda vagy irodaház zökkenőmentesen működjön. Ez magában foglalhat olyan feladatokat is, mint egy vagy több közigazgatási asszisztens irányítása és felügyelete. Az irodavezetők általában nem igényelnek speciális oktatást, de rengeteg releváns tapasztalatra és jól kidolgozott készségekre van szükségük mind az adminisztratív, mind a vezetői szerepekben.

Ha ezt a fajta munkát kívánja, drámaian javíthatja az esélyét a bérbeadásra, ha tudni fogja, hogy melyik készségek és tapasztalatok jelennek meg az alkalmazás és az interjú során.

A készségek listájának használata

Nézze át a keresett készségek alábbi listáját. Talán úgy találja, hogy többet birtokol, mint gondolta. Használja a releváns készségek nevét kulcsszóként az önéletrajzában és a fedőlapon, így a bérbeadó felügyelő egyértelműen láthatja, hogy mit keres.

Olvassa el figyelmesen a munkaköri leírást, így tudja, hogy a jövőbeni munkáltató számára mennyire fontos a készség. Kutassa a vállalatot úgy, hogy megértse az üzletet és minden további, releváns tapasztalatot vagy tudást, amit kínál.

Ha felkészül az interjújára, legalább egy konkrét példát mutat be arra az időre, amikor bemutatta az egyes készségeket, amelyekről megbeszélésre számíthat. Ne várja el, hogy a leendő munkáltató egyedül vegye fel a szavát a tapasztalatával kapcsolatban.

Fontos készségek

Nem minden irodai vezető pozíciója pontosan ugyanazt a készségkészletet igényli. Sokat függ attól, hogy hány irodai asszisztenst kell felügyelnie, hány ember használja az Ön által kezelt irodát, és milyen típusú szoftvereket és más rendszereket használ a munkáltatója.

Vannak olyan készségek, amelyek gyakorlatilag az összes hatékony irodavezetőnek van és nem tudnak nélkülözni. Megtekintheti a felsorolt ​​készségek listáját a munkakör és a készségtípusok szerint.

Adminisztratív készségek

Irodavezetőként több adminisztratív feladat elvégzéséért is felelős lesz. Ide tartoznak a munkavállalók bérbeadása és lőzése, teljesítményértékelések elvégzése, új alkalmazottak képzése és mások felügyelete. A hivatalos igények jóváhagyása, az általános üzleti műveletek elvégzése, valamint a papírmunka és a személyzeti nyilvántartás fenntartása szintén az Ön joghatósága alá tartozhat.

Azt is meg kell terveznie, át kell vennie a levelezést, ütemeznie és részt venni az üléseken. Lehet, hogy felkérik a konfliktusok megoldását, a munkát delegálják, és politikai és döntéshozók is lehetnek.

Elemzési készségek

A munkád egy része az lesz, hogy jobban meg tudja találni a munkát. Ha megállapíthatja, hogy az irodája nem hatékony, és megoldásokat kínál, akkor sok pénzt takaríthat meg a munkáltatóján, és megmentheti kollégáit.

Egy nagy irodavezető folyamatosan kérdezi magát, minden folyamatról, gyakorlatról és eljárásról: „ez értelme? Ez a legjobb, amit tehetünk? ”Javasoljuk, hogy az önéletrajzába vegye fel az elemző készségek listáját.

Figyelem a részletekre

Az irodavezetőként a bak megáll. Ön felelős lesz a megfelelő irodai kellékek időben történő megrendeléséért, a nyilvántartások pontos és szervezett karbantartásáért, valamint az irodában tartózkodók mindenki más igényeinek és problémáinak nyomon követéséért. Ha jól végzi a munkáját, úgy tűnik, hogy az iroda fut. Ha rosszul találja a részleteket, előfordulhat, hogy más emberek nem tudják teljes mértékben elvégezni a munkájukat.

Kommunikációs képességek

Az irodai asszisztensekhez hasonlóan gyakran az egyik első látogató is lesz, és időnként az egyetlen, akit látnak, ha az irodájában dolgozó szakemberek egyike megtörténik. Hatékony recepciósként kell eljárnia, miközben egyidejűleg más feladatait is ellátja.

Ön is lehet az elsődleges kapcsolattartó pont az emberek között, akik az irodát használják, és esetleg az irodája és mások között ugyanabban a szervezetben. Lehet, hogy konfliktusmegoldást és munkát kell delegálnia. Mindez egy csomó írásbeli és szóbeli kommunikációt eredményez, amelyeknek mindenkor pontosnak, hatékonynak, barátságosnak és professzionálisnak kell lenniük.

Számítógépes ismeretek

Fontos, hogy az irodavezetők széles körű számítógépes ismeretekkel rendelkezzenek. A sajátosságok a munkáltatótól függnek, de általában az adatok bevitelét, a táblázatokat és az általános informatikai feladatokat foglalják magukban.

A vezető irodák hatalmas felelősséggel járhatnak. Az irodavezetők általában egy szervezet csúcsán dolgoznak, kezükkel a vállalat minden területén. Ha ez a központi szerep felhívja Önt, folytassa a készségek listájának felülvizsgálatát, hogy lássa, hogy ez lehet-e karrier az Ön számára.

Pénzügyi kérdések

Feladatai közé tartozik a könyvelés, a számlázás, a költségvetés és a számvitel. Szükség lehet arra is, hogy a bérszámfejtés, a kis készpénz és a QuickBooks bejegyzéseket kezelje. A negyedéves és félévi jelentések szintén a feladatkörbe tartozhatnak. Legalábbis, ha irodája egyáltalán kezeli a pénzt, akkor végső soron a felelős azért, hogy gondoskodjon róla, hogy jól kezeli.

Vezetői képességek

Az irodai asszisztensek nagy csoportjának felügyelőjeként mindenkinek motiváltnak és összehangoltnak kell lennie. Csapatmunka történnie kell. Az Ön munkája magában foglalja a szabványt mindenki más munkájához, és gondoskodik arról, hogy ezek a szabványok teljesüljenek. A vezetés gyakran azt jelenti, hogy segítenek más embereknek a karrierjükben való növekedésben, és segítenek az embereknek az önindításban és az egymással való jó kommunikációban.

Szociális készségek

Az interperszonális készségek nagy szerepet töltenek be az irodai vezető szerepében. Szüksége lesz pozitív hozzáállásra, üdvözölni a látogatókat és részt venni a csapatmunka során.

Egyéb erősségek

Az irodavezetőknek általában sokféle készségkészletük van, amely segít hatékonyan elvégezni munkáját. Ez magában foglalja a részletekre való figyelmet, általában rugalmasságot nyújtva az Ön által nyújtott támogatással kapcsolatban, és megbízható. Az irodavezetőknek hálózatépítőknek, logikai gondolkodóknak, többfeladatos munkatársaknak és problémamegoldóknak is kell lenniük. Az időgazdálkodásnak és a szervezetnek a második szerepkörnek kell lennie az ebben a szerepben dolgozó embereknek.